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Apotheken haben durchschnittlich einen Überstand von einem Prozent ihres Umsatzes.
 
Praxis 26. Jänner 2015

Aufgeräumt & gut sortiert

Warenwirtschaftssysteme erleichtern den Überblick und sparen Kosten

Eine alte Kaufmannsweisheit, die auch für die Apotheke zutrifft, besagt: Im Einkauf steckt das Geld. Doch neben einem optimalen Beschaffungsprozess (Großhandel versus Direktbestellung) sorgt die richtige Lagerhaltung dafür, dass die Ware – und damit bares Geld – nicht ungenutzt in der Apotheke liegen bleibt. Moderne Warenwirtschaftssysteme (WWS) bieten hier gute Möglichkeiten, die Prozesse in der Apotheke zu analysieren und regelmäßig das Sortiment zu aktualisieren, indem z. B. die aus Wareneingang und Verkauf gewonnenen Daten kombiniert werden.

Warenein- und -ausgang sorgfältig erfassen

Wichtigste Voraussetzung, um den Wareneinsatz und alle daran anknüpfenden Kennzahlen auswerten zu können, ist allerdings das sorgfältige Erfassen aller Daten. Von der Pflege dieser Stammdaten (Konditionen, Verbuchung der Mengen etc.) in der EDV hängt es ab, wie verlässlich und aussagekräftig die ausgewerteten Daten sind, denn für Handelsspanne, Rohertrag pro Packung oder Lagerumschlag – unterteilt nach rezeptpflichtig (Rx), Sicht- und Freiwahl – ist stets der Netto-Netto-Einkaufspreis (NNEK) die Basis. Optimal ist die automatische Pflege des NNEK nach Eingabe der Großhandel (GH)-Konditionen. Das gleiche gilt für den Verkauf: Herangezogen werden muss der tatsächlich erzielte Verkaufspreis (VP) nach Abzug von Kundenrabatt oder Aktionspreis. Die monatliche Auswertung des Wareneinsatzes ist hilfreich, um auffällige Schwankungen und Änderungen leichter zu erkennen. Denn Jahresmittel, Inventurwert am Jahresende und monatlicher Spitzenwert können weit auseinanderliegen und so den Blick verfälschen.

Eine straffe Warenlagerführung, die die Balance zwischen guter Lieferfähigkeit und hoher Geschwindigkeit des Warenlagerumschlags wahrt, ist das Ziel einer betriebswirtschaftlich effizienten Apothekenführung. Allerdings erschweren die regelmäßigen Umstellungen bei den Rabattverträgen immer wieder diesen guten Vorsatz und erhöhen das Risiko, das Lager langsam aber sicher aufzublähen. Wer jedoch seine EDV richtig nutzt, die inzwischen auch hierbei entsprechende Unterstützung bietet, kommt den Idealvorstellungen ziemlich nahe.

Die Vorteile einer Lageroptimierung liegen an sich klar auf der Hand. Neben einer geringeren Kapitalbindung, niedrigeren Verwaltungs-/Prozesskosten, weniger Lagerwertverlusten und weniger Botengängen fallen eine bessere Lieferfähigkeit und ein gewinnoptimiertes Sortiment positiv in die Waagschale. Unter dem Strich stehen damit mehr Kundenzufriedenheit und ein höherer Rohertrag, denn die Erwartung der Kunden ist hoch, dass sie in den Apotheken vor allem die vom Arzt verordneten Medikamente auch gleich erhalten. Eine gute Lieferfähigkeit ist also eine wichtige Imagefrage.

Übervolle Lager

Schätzungen gehen allerdings davon aus, dass Apotheken durchschnittlich einen Überbestand in Höhe von einem Prozent ihres Umsatzes haben. Die Gründe sind vielfältig: Umstellung von Rabattpartnern, Wegzug/Tod von Patienten, Produkte sind nicht mehr in der Werbung etc.

EDV-Unterstützung

Die meisten Anbieter von Apotheken-EDV bieten daher schon seit längerem entsprechende Module für das Warenwirtschaftssystem zur Analyse und Optimierung von Lagerbestand und Lieferfähigkeit, entweder mit Termin- und Erinnerungsfunktion oder sogar automatisch, wenn die entsprechenden Kriterien eingepflegt werden. Damit lassen sich dann im gesamten Sortiment – sofern die Module auch regelmäßig genutzt werden und Backoffice und Verkaufspersonal Hand in Hand arbeiten – jene Produkte herausfiltern, die beispielsweise einen sehr langsamen Umschlag haben oder von denen es zu viele auf Lager gibt. Auch Verluste durch verfallene oder aufgrund zu kurzer Laufzeit nicht mehr retournierbare Präparate lassen sich so reduzieren.

Wichtige Kennzahlen

Prinzipiell werden zur Lagersteuerung, mit einer für eine gute Lieferfähigkeit ausreichenden Lagerbreite, drei Verfahren herangezogen: die Lagerumschlagsgeschwindigkeit, die Nutzenkennziffer oder eine Klassifikation der Waren nach der ABC-Regel. Je nach EDV-Anbieter werden auch diese Methoden unterschiedlich eingesetzt.

LUG: Um die Lagerumschlagsgeschwindigkeit (LUG) zu ermitteln, wird in der Regel der Gesamtbezug im Jahr geteilt durch den durchschnittlichen Lagerbestand, bzw. der Wareneinsatz geteilt durch den durchschnittlichen Lagerbestand zu Einkaufspreisen. Für einen strukturierten Vergleich ist wichtig, dass nach Rx, OTC und Freiwahl unterschieden werden kann. Als Benchmark für den OTC-Bereich einer typischen Apotheke gilt hier zum Beispiel eine LUG größer acht, für den Rx-Bereich reichen oft drei bis fünf.

NKZ: Mit der Nutzenkennziffer (NKZ) lässt sich die Wirtschaftlichkeit eines Artikels im Vergleich zu einem anderen Produkt gut erfassen und somit die Sortimentsgestaltung prüfen. Dazu wird der prozentuale Aufschlag mit der LUG multipliziert und durch 100 geteilt. Die höhere Zahl zeigt das wirtschaftlich „potentere“ Produkt an.

ABC: Bei der ABC-Auswertung wiederum erfolgt eine individuelle wertmäßige Klassifikation der Lagerartikel (A = wichtig für den Umsatzerfolg/hoher Umschlag, B = weniger wichtig, C = unwichtig). Angestrebt wird meist ein Lagerumsatzanteil von 75/20/5 oder 80/15/5 Prozent. Zeigt sich bei der Lageranalyse, dass ein Großteil der Lagerartikel für den kleinsten Umsatzanteil sorgt, gibt es möglicherweise zu viele „Langsamdreher“.

Rabattchaos

Wechselnde Rabattverträge stellen Apotheken vor ein besonderes Problem der Lagergestaltung. Denn gerade bei diesen rezeptpflichtigen Artikeln soll mit einer guten Lieferfähigkeit für Kundenservice gesorgt werden. Daher gilt es, hier immer den Überblick über demnächst auslaufende und neue Verträge zu behalten und rechtzeitig das Warenlager entsprechend zu bereinigen, bzw. mit den wichtigen, häufig verordneten, Wirkstoffen und entsprechenden Rabattpräparaten zu füllen. Denn niemand möchte auf Restbeständen sitzen bleiben, für die es keinen Rabattpartner mehr gibt; andererseits schmälern zu viele Retouren schnell die Konditionen beim Großhandel.

Wichtige Fragen: Zu klären ist also bei Rabattumstellungen vor allem: Welcher Artikel ist oder wird bald ein Ladenhüter sein und sollte ausgelistet werden? Welche Artikel verkaufen sich weiterhin gut und können evtl. mit geringerer Stückzahl im Lager bleiben? Auch auf dieses Problem haben EDV-Anbieter inzwischen mit entsprechenden Lösungen reagiert, sodass der Überblick leichter behalten wird.

Fazit

Wirtschaftlich optimiertes Handeln wird für Apotheken bei der Lagerhaltung immer wichtiger. Die Kenntnis wichtiger Kennzahlen und der konsequente Einsatz von EDV-basierten Möglichkeiten erleichtert eine straffe Führung sowohl des gesamten Warenlagers als auch mit speziellem Blick auf Rabattvertragsarzneimittel, damit nicht auf eine gute Lieferfähigkeit verzichtet werden muss.

Springer-gup.de/Ruth Ney

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