Onboarding ist Teamsache

Wer gute und zufriedene Mitarbeitende in der Arztpraxis möchte, muss Neulinge im Ordinationsteam entsprechend gründlich einarbeiten. Dabei ist das gesamte Team gefordert. Wir geben Tipps für einen strukturierten Einstieg neuer Mitarbeitender.

Das Risiko, dass neue Mitarbeitende eine Arztpraxis bereits in den ersten Monaten wieder verlassen, ist vergleichsweise hoch. Umso wichtiger ist eine strukturierte Willkommenskultur. Doch worauf sollte man beim Onboarding neuer Medizinischer Fachangestellter, aber auch neuer Ärzte achten; die neuen Kollegen an Bord zu holen? Hier hilft eine strukturierte Vorgehensweise.

Vorsicht beim „nebenbei Anlernen“

Viel zu oft gehe man in Arztpraxen davon aus: „Die Neue“ habe doch einschlägige Berufserfahrung, dann wird sie das schon können. Nur: Zum Onboarding gehört deutlich mehr, als auf die Schnelle zu zeigen, wo sich das medizinische Zubehör befindet. Nur mit Struktur lassen sich ein reibungsloser Übergangs- und Wissenstransfer, aber auch der Schutz sensibler Patientendaten und Praxisinformationen gewährleisten und rechtliche sowie organisatorische Risiken minimieren.

Nicht zuletzt trägt ein professionelles Onboarding – übrigens ebenso wie das strukturierte Offboarding – zudem wesentlich zur positiven Stimmung innerhalb des Praxisteams bei.

Das gehört ins Onboarding

Für einen geglückten Einstieg ins Team bedarf es mehrerer Maßnahmen.

Verantwortlichkeit: Im Praxisteam muss klar benannt sein, wer für die Einarbeitung der neuen Fachkraft verantwortlich ist. Diese Person trifft dann entsprechende Vorbereitungen für den ersten Arbeitstag, kümmert sich um eine strukturierte Startphase und sollte gleichzeitig Vertrauensperson sein, um den Einstieg zu erleichtern. Bei konkreten Fragen ansprechen darf eine neue Arbeitskraft später aber selbstverständlich sämtliche Teammitglieder.

Vorbereitungen: Das Onboarding beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern nach der Vertragsunterschrift, im betriebswirtschaftlichen Jargon ist die Rede von einer Preboarding-Phase.

Die verantwortliche Person sollte sich schon im Vorfeld informieren, welche Qualifikationen der oder die „Neue“ mitbringt oder etwa auch für wie viele Stunde pro Woche und für welchen Fachbereich das neue Teammitglied eingestellt wurde. Die Kontaktaufnahme per E-Mail sorgt für eine frühzeitige Bindung an das Team; neuen Mitarbeitenden hilft es, rechtzeitig zu wissen, welche Kleidung sie am ersten Arbeitstag tragen, welche Dokumente sowie Informationen sie dabei haben sollten und bei wem sie sich zum Start melden können.

Der erste Arbeitstag: Am ersten Arbeitstag muss die Praxiskleidung vorbereitet sein. Es müssen Kompetenzen abgeklärt werden. Darf der neue Mitarbeitende etwa den Tresor bedienen? Muss diese Person in die Bedienung der Alarmanlage eingewiesen werden? Bekommt sie einen Praxisschlüssel? Auch rechtliche Dinge wie Schweigepflicht, Datenschutz oder der Hygieneplan sind durchzugehen und abzuklären.

Carepaket zum Einstieg

Eine nette Geste ist es beispielsweise, neue Mitarbeitende stets mit einem kleinen Willkommenspaket in Empfang zu nehmen, etwa mit einem Notizheft sowie Kugelschreiber, einer Kleinigkeit zum Naschen und einem Getränk. Dieses sollten nicht nur neue Assistenzkräfte bekommen, auch ein neuer Arzt oder eine neue Ärztin sollte möglichst herzlich empfangen werden.

Praxisabläufe erklären

Es braucht eine Einweisung in Zuständigkeiten innerhalb des Kollegenteams sowie in die Arbeitsabläufe der Praxis, Informationen, wo sich welches Zubehör befindet, und – je nach Vorkenntnissen – eine Einarbeitung ins Computersystem.

Optimal ist, wenn dies an einem separaten Tag geschieht – im Idealfall zu Zeiten ohne Praxisbetrieb oder zumindest mit weniger Sprechstunden und Patientenaufkommen. Eingeführt werden muss außerdem in die einheitliche Kommunikation der Praxis: Wie wird etwa im Zuge der Terminvergabe mit Patientinnen und Patienten kommuniziert?

Integration

Um von Beginn an eine Integration ins Praxisteam zu ermöglichen, sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um sich gegenseitig zu „beschnuppern“. Alle Mitarbeitenden sollten ihren Arbeitsbereich kurz vorstellen. Gleichzeitig sollte das Team informiert werden, für welche Arbeiten die neue Fachkraft vorgesehen ist sowie in welche Bereiche sie eingearbeitet werden sollte und wer sich darum jeweils kümmert.

Nicht selten ist dies eine Herausforderung, weil der Kollege oder die Kollegin, die zuvor zuständig war, bereits gekündigt hat und sich aktuell eine Ersatzkraft kümmert. Um den Einstieg für alle Beteiligten möglichst stressfrei zu gestalten, könnte man den Neuling schon vor dem ersten Arbeitstag zu einem Teamevent einladen und auf diese Art ganz zwanglos frühzeitig ins Team integrieren.

Einarbeiten mit System

An den ersten Tagen kann es sich – je nach Einarbeitungsplan – anbieten, dass neue Mitarbeitende erst einmal im künftigen Zuständigkeitsgebiet „mitlaufen“, um in interne Strukturen eingearbeitet zu werden. Wirklich gutes Einarbeiten bedeutet jedoch, dies mit System zu tun. Eventuell muss man hier auch Praxisinhaber mit einbinden und die dafür nötige Zeit einfordern. Auch interne oder externe Schulungen können hilfreich sein. Eine Möglichkeit für ein strukturiertes Vorgehen bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder ist die Verwendung von Checklisten, die nicht nur den Neuzugängen helfen, sondern auch dem bestehenden Team gerade bei selteneren Arbeitsvorgängen wie etwa dem Spülen des Ports: Welche Unterlagen, Instrumente und Materialien braucht der Arzt? In welcher Reihenfolge werden sie steril angereicht? Hilfreich können Checklisten zudem gerade auch im Umgang mit Geräten sein: Wie stelle ich z.B. vom Blutdruckmessgerät eine Verbindung zum PC her, um Daten zu überspielen?

Auch im Labor sowie im Notfallmanagement sind Checklisten empfehlenswert. Darin sollten Fragen beantwortet werden wie: Wo steht der Notfallkoffer, wie ist er aufgebaut?

Feedback schafft Vertrauen

Neue Arbeitskräfte schauen mit unvoreingenommenem Blick auf Arbeitsabläufe und die Arbeitsatmosphäre in der Ordination. Ihr Feedback kann bereichernd für das gesamte Team sein und neue Ideen generieren – eine große Chance für das Qualitätsmanagement einer Arztpraxis. Ein offenes Ohr für diesen neuen Input sollte daher eine Selbstverständlichkeit sein. Ein „das haben wir schon immer so gemacht“, ist dagegen wenig hilfreich, zumal konstruktives Feedback und Gegenfeedback zu einer wertschätzenden, vertrauensvollen Unternehmenskultur beitragen.

Und last but not least ist auf die Außenkommunikation zu achten. Denn nicht nur für das Praxisteam, sondern auch für die Patientinnen und Patienten bedeuten neue Ordinationsmitarbeitende eine Umgewöhnung. Bei neuen Teamkollegen sind Namensschildchen wichtig und ein informativer Aushang bzw. „Steckbrief“ neuer Kollegen kann helfen, anfängliche Berührungsängste abzubauen und das Vertrauen der Patienten in neue Teammitglieder von Beginn an zu stärken.