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Praxis 8. Oktober 2008

So entkommen Sie der Zeitnot!

Ja, die Zeit ist kostbar – vielleicht weil sie im Fluge vergeht. Und alles Seltene hat auch einen hohen Wert. Daher sind Experten, die uns erklären, wie man sich besser organisiert, heute gefragte Männer.

Im Gespräch mit der Ärzte Woche gibt Prof. Dr. Lothar Seiwert, Zeitmangementexperte, gefragter Redner und Bestsellerautor, praktische Tipps für stressgeplagte Ärzte, wie sie ihre Zeit wieder in den Griff bekommen.

Was ist das tatsächliche Problem mit der Zeit heute?
Seiwert: Das Problem der Dringlichkeit. Wir sitzen heute in der „Zeitfalle der Dringlichkeit“: Alle brauchen alles dringend! Und wer am lautesten schreit, wird zuerst bedient. Doch meist hat nicht der Lauteste das wichtigste Anliegen! Das muss man sich auch als Arzt bewusst machen. Kürzlich haben in einem Seminar Unfallchirurgen erzählt, dass dies gerade bei ihnen voll und ganz zutreffe: Wenn es beispielsweise eine Massenkarambolage auf der Autobahn gebe, schreien jene Verletzten am lautesten, die am vitalsten seien. Meist handle es sich bei diesen jedoch „nur“ um Fleischwunden. Denn viel bedrohlicher sei in der Regel die Situation jener, die ganz ruhig daliegen. Deshalb gilt für alle, die ein Problem mit der Zeit haben: Das Wichtigste ist selten dringend und das Dringendste ist selten wichtig. Nur wenn Dringlichkeit und Wichtigkeit zusammenfallen, dann habe ich wirklich ein Problem, eine Krise oder wenn sie so wollen – einen Notfall!

Heute scheinen mehr Menschen als je zuvor ununterbrochen in Zeitnot zu geraten. Warum?
Seiwert: Wir beobachten drei Phänomene, die heute zusammenfallen: Alles wird immer schneller, alles wird immer mehr und alles wird immer komplexer!
Nehmen wir z. B. die Antwortzeit auf eine E-Mail: Früher war der Absender völlig zufrieden, wenn er innerhalb von 24 Stunden eine Antwort bekam. Heute wird er aber bereits nach einer halben Stunde unruhig, wenn er noch nichts vom Empfänger gehört hat und telefoniert gleich nach.
Ebenso ist es mit der Fülle: Es bleibt heute nicht bei den zwei oder drei Mails. Nein, bis zu 300 und mehr Mails bekommen manche Berater jeden Tag. In der Medizin ist es die ständig zunehmende Zahl der Reglementierungen, die kontinuierlich ansteigende Papierarbeit, die erledigt werden muss, bevor Behandlungsbewilligungen erteilt werden usw.
Mit der Komplexität verhält es sich ähnlich. Nur ein Beispiel: Die Bedienungsanleitungen der neuen medizinisch-technischen Geräte sind derart komplex, dass kein Arzt diese alleine bewältigen will; wahrscheinlich gar nicht kann. Bei jedem neuen Gerät benötigt man Schulungsstunden oder gar -nachmittage. Ich habe mir beispielsweise als Mac-Fan – natürlich auch für mein Ego (schmunzelt) – das iPhone der zweiten Generation gekauft. Seit zwei Wochen liegt es nun schon unangetastet in der Ecke, weil ich einfach keine Zeit habe, mich durch die Programmieranleitung durchzuschlagen. Ich warte deshalb einfach ab, bis mein PC-Techniker es mir im Zuge eines Updates meines PCs mitprogrammiert. Eigentlich hätte ich nur ein schickes Gerät zum Telefonieren gebraucht.

Warum schaffen viele trotz all dieser Erkenntnisse nicht, mit ihrer Zeit bewusst hauszuhalten?
Seiwert: Weil viele von uns nicht Nein sagen können. Der größte Antreiber ist die Angst, etwas verpassen zu können. Wir reden zwar immer von einem Zeitproblem, doch genau genommen, ist es kein Zeitproblem, sondern ein Einstellungsproblem oder auch ein Prioriätenproblem.

Wie entkomme ich dieser Falle?
Seiwert: Im Grunde gibt es ein einfaches Prinzip: Je größer der Zeitdruck, umso mehr muss ich mich auf das Wesentliche konzentrieren!
In meinen Vorträgen zeige ich das gerne anhand des folgenden Beispiels auf: Ich stelle einen 1l Krug vollgefüllt mit Wasser und zwei leere 0,2 l Gläser auf den Tisch. Dann bitte ich die Teilnehmer, sich zu überlegen, wie sie den Inhalt des Kruges auf die Gläser verteilen könnten, ohne zuvor die physikalischen Eigenschaften des Wassers verändert zu haben. Nach einer kurzen Pause löse ich das Rätsel auf: Es geht nicht!
Wenn ich das Wasser als Metapher für die Arbeit sehe, die ich an einem Tag erledigen sollte – und die Gläser für den Vormittag und den Nachmittag, bemerke ich schnell, dass ich mindestens noch ein Glas für den Abend bräuchte. Also hole ich noch ein Glas. Doch kaum beginne ich das Wasser bzw. die Arbeit auf die nunmehr drei Gläser Vormittag, Nachmittag und Abend aufzuteilen, stelle ich fest, dass ich es nicht aufzuteilen vermag. Ich überlege, ob ich nicht irgendwelche Ausweichmöglichkeiten habe – Samstag und Sonntag vielleicht?
Von vielen Ärzten weiß ich leider, dass sie am Wochenende die Abrechnungen, Diagnosen, Rechnungen und so weiter schreiben. Das Fass hat keinen Boden! Ich entkomme dieser Falle nur, wenn ich mich an den Arzt und Dichter Angelus Silesius halte. Von ihm stammt der Rat: „Mensch werde wesentlich!“

Wie filtere ich aus der Fülle des Praxisalltags das Wesentliche heraus? Irgendwie ist doch alles wichtig.
Seiwert: Ja, aber alles zu seiner Zeit! Ein Tipp: Stellen Sie sich jeden Abend die Frage, ob Sie heute ihren Praxiszielen und auch ihren persönlichen Zielen näher gekommen sind. Anhand der Antworten finden Sie dann schnell heraus, was ihnen wichtig gewesen wäre zu erreichen, in der Hektik des Alltags aber untergegangen ist. Und stellen Sie sich diese Frage konsequent jeden Tag aufs Neue – und Sie werden schnell entdecken, was für Sie wesentlich ist und was unwesentlich. Planen Sie zudem ausreichend Pufferzeiten in ihren Tagesplan ein. Nichts löst mehr Stress aus, als wenn man mehrmals hintereinander aus dem Zeitplan fällt. Nicht ohne Grund gibt es seit ein paar Jahren schon die Stresskrankheit namens „Hurry Sickness“.

Was, wenn diese Rechnung wirtschaftlich nicht aufgeht und mir, etwa als Arzt mit Kassenpraxis, Patienten wegfallen?
Seiwert: Zum einen hat keiner – weder der Kassen- noch der Privatpatient, noch Sie als Arzt – etwas davon, wenn Sie zusammenbrechen. Zum anderen nehmen die Effektivität oder Performance um ein Vielfaches zu, wenn man wirklich Prioritäten setzt und sich dann auf diese wirklich wichtigen und richtigen Dinge konzentriert. Einfach ausprobieren!

Was ist, wenn ein Arzt zu Ihnen kommt und erklärt, dass alles, was Sie sagen, vielversprechend klingt, doch er beim besten Willen keine Zeit habe, sich mit Timemanagement auseinanderzusetzen oder Ihr neuestes Buch „Noch mehr Zeit für das Wesentliche“ zu lesen?
Seiwert: Ich würde ihm die Parabel mit der Säge erzählen: Ein Mann geht im Wald spazieren. Dort sieht er einen Arbeiter, der gerade dabei ist, einen Baum durchzusägen. Er sägt unaufhörlich, und Schweißperlen bedecken bereits sein ganzes Gesicht. Nachdem ihm der Mann eine Zeit lang zugesehen hat, sagt er: „Ich weiß einen Trick, wie Sie ihre Arbeit einfacher und viel schneller erledigen könnten. Schauen Sie sich ihre Säge an. Sie ist ganz stumpf. Wenn Sie diese schärfen würden, wären Sie viel schneller.“ Daraufhin schüttelt der Arbeiter den Kopf und sagt: „Tut mir leid, ich habe keine Zeit. Ich muss sägen!“ Und übrigens – wer absolut keine Zeit zum Lesen hat, für den gibt es das Buch auch zum Hören.

 Kasten

Scheiderbauer, Ärzte Woche 40/2008

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