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Praxis 29. September 2008

Ein aufgeräumter Lebensbereich bewirkt einen aufgeräumten Geist

Kreatives Chaos hört sich gut an. Ob allerdings der Durchschnittsmensch damit gut beraten ist, ist mehr als fraglich.

Den Weg zum effizienten Schreibtisch erklärt Jürgen Kurz, Topreferent und Autor des Buches „Für immer aufgeräumt“, im Gespräch mit der Ärzte Woche.

Was bringt ein aufgeräumter Schreibtisch?
KURZ: Ein aufgeräumter Schreibtisch vermittelt zunächst das Gefühl, dass man die Dinge hier im Griff hat – und das nicht nur einem selbst, sondern auch anderen! Wenn etwa Patienten zum Arzt kommen, dann sind sie krank und unsicher. Sie wollen Hilfe und die Sicherheit, dass alles wieder gut werden wird. Wenn nun der Schreibtisch des Arztes ordentlich ist und die Akten strukturiert sind, dann vermittelt das bereits ein ers­tes Gefühl der Sicherheit. Sie haben den Eindruck: Der hat den Überblick!
Und nun stellen Sie sich für einen Augenblick das Gegenteil vor: Sie werden operiert und nach der ersten Beruhigungsspritze in den OP-Saal geschoben. Ihr Kopf fällt zur Seite und Sie sehen, wie Skalpell, Tupfer, Schere und weitere Instrumente wild durcheinander liegen. Da haben Sie eigentlich nur einen Wunsch: Schnell raus hier!
Deshalb ist es gerade bei Ärzten und anderen vertrauensvollen Berufen überaus wichtig, dass der Tisch frei ist!

Wie entwickle ich für meine konkrete Situation, meinen persönlichen Arbeitsplatz mit all den Post-it’s mit Patientenwünschen, Diagnosedokumenten, Unterlagen vom letzten Vertreterbesuch, Rückruflisten, aktuellen Fachzeitschriften, Unterschriftenmappe etc. ein Aufräumsystem?
KURZ: Die Kunst bei einem Auf­räumsystem ist, dass man allen Dingen eine Heimat geben muss. Wenn das gelingt, dann ist es in weiterer Folge möglich, auch dauerhaft Ordnung und Sauberkeit zu erhalten. Wir alle kennen das von der Besteckschublade aus unserer Küche: Messer, Gabel und Löffel sind durch einen Besteckkasten wunderbar getrennt und immer ordentlich. Zugriffzeiten und Aufräumzeiten sind kürzer. Deshalb bleibt diese Ordnung auch erhalten. Im Gegensatz dazu gibt es oft auch noch eine Schublade für Soßenschöpfer, Schneebesen, Kochlöffel und so weiter – also eine Situation, die eher dem von Ihnen beschriebenen Schreibtischbild ähnelt.
Konkret: Es bringt nichts, Dinge irgendwo zu verstauen und zu hoffen, dass sich irgendetwas bessert. Wenn wir aufräumen, dann müssen wir es mit System tun.

Können Sie ein konkretes Beispiel nennen?
KURZ: Ja, gerne (lacht), eines aus meiner und Ihrer Praxis: Ärzte betreiben außerordentlich viel Weiterbildung. Das bringt es mit sich, dass sie eine wiederkehrende Fachartikelflut bewältigen müssen. Doch anstatt die Zeitschriften auf dem Schreibtisch zu lagern, rate ich ihnen, im Schrank oder Regal ein Fach zu definieren, wo noch zu lesende Fachzeitschriften gestapelt werden. Wenn dann Texte etwa am Wochenende oder bei Bahnfahrten gelesen werden, nimmt der Stoß ab. Zweifellos hat so ein Zeitschriftenstapel trotzdem die Tendenz zu wachsen. Deshalb sollte das Ablagefach nach oben begrenzt sein. Somit kann der Stoß nicht mehr als beispielsweise 30 Zentimeter erreichen. Sobald der Stapel diese Höhe erreicht hat, muss man sich klar machen, dass es nicht möglich ist, all diese Informationen zu lesen – selbst wenn man das gerne würde. Hier empfehle ich, unten aus dem Stapel etwa zehn Zentimeter herauszugreifen und wegzuwerfen – nicht weil die Information nicht wichtig ist, sondern weil es eine Illusion ist zu glauben, dass man das alles jemals schaffen wird.
Wenn Sie solch einen Stapel definiert haben, wird es in Zukunft auch keine Frage mehr sein, was Sie mit den Fachartikeln und -zeitschriften machen, die Sie bekommen.

Sind Standardisierungen aber nicht typisch für Großbetriebe? Eine Arztpraxis ist in der Regel ein kleiner Dienstleistungsbetrieb mit im Durchschnitt zwei bis drei Assistenten?
KURZ: Von Albert Einstein stammt der zutreffende Spruch „Das Genie beherrscht das Chaos“. Das heißt, dass jeder, der alleine arbeitet, nicht unbedingt standardisieren muss, sofern er sein persönliches Chaos beherrscht. Ich selbst habe die Aussage Einsteins daher modifiziert und sage: „Das Genie beherrscht sein Chaos“. Das heißt, sobald eine zweite Person auf die gleichen Unterlagen zugreifen muss, ist Standardisierung notwendig. Wichtig ist dabei, dass man den Begriff „Standardisierung“ nicht als etwas Formelles versteht, sondern als eine Vereinbarung von einfachsten Spielregeln, welche die Zusammenarbeit erleichtern.
Insofern braucht eine kleine Arztpraxis mit zwei oder drei Assistenten sicherlich nicht so viele Spielregeln wie ein großes Unternehmen. Aber auch in diesem Bereich ist es sinnvoll, Richtlinien zu vereinbaren. Das beginnt bei der Ablage von bestimmten Unterlagen und geht bis zu genormten Arbeitsabläufen, etwa Standardschreiben bei diversen Patientenwünschen.

Was sind häufige Gründe, dass man trotz guter Vorsätze eine Bruchlandung erleidet und der Schreibtisch wieder in seinen Urzustand zurückfindet?
KURZ: Aus meiner Erfahrung gibt es zwei Hauptursachen warum Kaizen-Projekte (Anm.: Kaizen stammt aus dem Japanischen und bedeutet so viel „Prozess ständiger Verbesserungen“) scheitern: Zunächst will man am Anfang oft zu viel. Viele meinen, sie müssten wie Tiger starten, um dann aber als Bettvorleger zu landen. Ich empfehle Kunden daher, in kleinen Schritten vorzugehen, diese aber konsequent und nachhaltig durchzuziehen.
Der zweite wichtige Grund, warum selbst die Hochmotivierten abstürzen, ist, dass sie ihren Mitarbeitern ein System überstülpen. Jedoch um erfolgreich zu sein, müssen Betroffene zu Beteiligten gemacht werden. Hier gilt fast ausnahmslos: „No involvement, no commitment“ („Keine Beteiligung, kein Engagement“). Denn nur so bleiben die Verbesserungen dauerhaft erhalten.

Scheiderbauer, Ärzte Woche 39/2008

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