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Praxis 3. September 2008

Zahlen der Finanzbuchhaltung sind nicht das Orakel von Delphi

Finanzbuchhaltung und Steuern sind eine Materie, die Mediziner – wie selbstständige Unternehmer – gewöhnlich nicht wirklich interessiert, obwohl sie ständig damit zu tun haben. Noch weniger wissen Ärztinnen und Ärzte oft mit den Ergebnissen etwas anzufangen. Meist begnügen sie sich damit zu erfahren, was unter dem Strich herauskommt, also wie viel tatsächlich übrig bleibt und wie viel für Steuern und Abgaben gezahlt werden muss.

Eine der wesentlichen Aufgaben einer zweckmäßigen Finanzrechnung besteht darin, festzustellen, wie viel Geld im abgelaufenen Jahr verdient wurde und wie viel davon für den Lebensunterhalt, die Zukunftssicherung, für Freizeit und Urlaub veranlagt bzw. ausgegeben werden kann.
Entscheidend für die Qualität einer Finanzbuchhaltung sind aber die Auswertungen, also die Zahlenübersichten und Kennziffern, die sie liefert. Einige dieser Werte geben Aufschluss über Fehler in der Vergangenheit, zeigen positive Trends oder weisen auf Fehlentwicklungen hin.
Die Interpretation der Jahresergebnisse sollten die Ärzte nicht nur ihren Steuerberatern überlassen, so wichtig auch die ordnungsgemäße Abwicklung der steuerlichen Belange sein mögen. Für die positive Entwicklung des eigenen Unternehmens „Arztpraxis“ ist für sie wichtig zu wissen, welche Bedeutung die wichtigsten Kennziffern haben und welche sinnvollen Konsequenzen gezogen werden müssten. Dass die Kenntnis darüber für sehr viele Ärzte wichtig ist, beweisen auch die häufig gestellten Fragen zu Finanzen und Geld (siehe Häufig gestellte Fragen).

Einnahmen und ihre Verteilung

Der wichtigste Punkt sind selbstverständlich die Einnahmen. Doch es genügt nicht zu wissen, wie hoch diese insgesamt sind, wichtig ist auch die Verteilung der Einnahmen. In Grafik Verteilung der Einnahmen haben wir ein Beispiel dargestellt. Die Zahlen alleine geben keinen Aufschluss über ihre Bedeutung. Ein erzielter Umsatz ist noch kein Gewinn. Er ist zunächst nur ein Betrag des Gesamtergebnisses des Unternehmens „Arzt“. Mit der Zuordnung des Aufwands, den der Arzt leisten musste, um diesen Umsatz zu erreichen, wird der Betrag erst bewertbar. In der genannten Grafik wurde beispielsweise mit der WGKK ein Umsatzanteil von 46,7 Prozent erzielt. Hat der Arzt jedoch zwei Drittel seiner Gesamtzeit für die Behandlung von Patienten dieser Krankenkasse aufgewendet, so ist das Aufwand/Umsatz-Ergebnis dieser Umsatzgruppe wesentlich schlechter als für die anderen Umsatzbeiträge.
Welche Konsequenzen kann der Arzt aus diesem Ergebnis ziehen? Besteht für ihn die Möglichkeit, die Zusammenarbeit mit anderen Kassen zu intensivieren, um für den gleichen Zeitaufwand höhere Umsatzbeiträge zu lukrieren, oder besteht für ihn die Möglichkeit, mit anderen Ärzten zu kooperieren, die ihm Patienten dieser Krankenkasse übernehmen können? Gibt es andere Möglichkeiten, das Aufwand/Umsatzverhältnis der Einnahmen zu verbessern?
Eine andere Alternative wäre, den eigenen Zeitaufwand zu reduzieren, um mehr Zeit für Ausbildung oder Erholung zu haben.
Im genannten Beispiel sind die Vertretungskosten mit elf Prozent ausgewiesen. Man könnte hier Überlegungen anstellen, ob die Kosten nicht doch zu hoch sind oder ob für den Arzt weiterer Spielraum besteht, sich öfter vertreten zu lassen.

Ausgaben, Kosten und Kostenverteilung

Ein grundlegendes Faktum für Unternehmer und alle Wirtschaftstreibenden lautet: Geld, das man nicht ausgibt, ist verdientes Geld. Eine qualifizierte Finanzbuchhaltung muss die Kostenverteilung und Kostenstruktur ohne großen zusätzlichen Aufwand einschließen. Die Grafik Wo und wann entstehen die Kosten? zeigt eine Darstellung der betrieblichen Kosten. Wichtig dabei ist der direkte Zugriff auf die jeweiligen Konten, um die Ursache der einzelnen Kosten erkennen zu können. Dabei muss berücksichtigt werden, dass die Finanzbuchhaltung zwischen betrieblich bedingten Kosten/Ausgaben und sonstigen Ausgaben unterscheiden kann und für beide Ausgabenblöcke Detailauswertungen anbietet. Anhand dieser Detailauswertungen kann der Arzt – individuell bezogen auf seine Arztpraxis – Maßnahmen zur Kostendämpfung oder Kostenzuwachs-Begrenzung ergreifen. Die Ergebnisse sollten für jedes abgeschlossene Finanzjahr verglichen werden können, um die Effekte der eingeleiteten Maßnahmen überprüfen zu können.

Betrieblich bedingte Kosten – sonstige Ausgaben

„Betrieblich bedingte Kosten“ dienen dazu, den Betriebsbereich der Arztpraxis aufrecht zu halten. Sie sind vom Grundsatz generell immer aufzuwenden, z.B. für Räume, Betreibung medizinischer Geräte und Instrumente, Gehaltskosten für Mitarbeiter der betrieblichen Praxis usw.
Bei „Sonstigen Ausgaben“ sollte immer hinterfragt werden: „Was passiert, wenn wir diese Ausgaben künftig vollständig wegfallen lassen oder welche Nachteile entstehen für mich als Arzt?“ Sehr häufig ist die Antwort verblüffend einfach. Oft lassen sich diese Ausgaben ersatzlos streichen oder stark reduzieren, ohne dass für den Betrieb Nachteile zu erwarten sind.

Zusammenfassung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Jede seriöse Finanzbuchhaltung ermittelt die Einnahmen und Ausgaben als zusammenfassendes Ergebnis (Ergebnisse der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung). Sie sind die Grundlage für die steuerlichen Erklärungen. Ein wichtiger Bestandteil ist die Darstellung der einzelnen Posten in einer betriebswirtschaftlichen Auswertung, in der Beträge und Prozent-Anteile Jahr für Jahr verglichen werden können. Erst der Jahresvergleich gibt Aussagen über die wirtschaftliche Entwicklung der Arztpraxis und ermöglicht konkrete Maßnahmen, um Fehlentwicklungen gegenzusteuern.

Deckungsbeitragsrechnung

Für den wirtschaftlichen Erfolg einer Arztpraxis ist die Erstellung einer Deckungsbeitragsrechnung unerlässlich. In dieser Rechnung werden die Einnahmen und Ausgaben auf eine bestimmte Weise zugeordnet, sodass der Arzt zunächst seinen betrieblichen Erfolg als erstes Teilergebnis ablesen kann (Deckungsbeitrag I) und zusätzlich das Gesamtergebnis seiner wirtschaftlichen Tätigkeit (Deckungsbeitrag II). In der Grafik Deckungsbeitrag I und II ist ein Beispiel so einer Beitragsrechnung dargestellt.
Bei der Beschaffung eines Finanzbuchhaltungsprogramms sollte der Arzt darauf bestehen, dass dieses Programm die Kosten und Leistungen als Deckungsbeitragsrechnung darstellen und er deren Ergebnisse auch tagesaktuell aufrufen kann. Beauftragt der Arzt einen Steuerberater mit der Finanzbuchhaltung, sollte er ebenfalls darauf bestehen, die Ergebnisse als Deckungsbeitragsrechnung zur Verfügung gestellt zu bekommen.

Lutz Bürgel ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung Bürgel & Partner BDU, mit Sitz in Wien und Berlin, mit Schwerpunkt der betriebwirtschaftlichen Beratung kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) aller Branchen, unter anderem auch im Gesundheitswesen (www.buergel-partner.eu; ).

 Verteilung der Einnahmen

 FAQ

 Grafik 1

 Grafik 2

Lutz Bürgel, Ärzte Woche 35/2008

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