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Praxis 14. Juni 2007

Sommerzeit ist Reisezeit

Ausgaben für betrieblich veranlasste Studien- und Fortbildungsreisen können unter Umständen steuermindernd geltend gemacht werden. Dafür müssen allerdings einige Voraussetzungen zwingend erfüllt sein.

„Für die betriebliche Absetzbarkeit von Studien- oder Fortbildungsreisen müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein“, so Horst Jünger, MEDTAX-Steuerberater aus Innsbruck. So muss etwa die Planung und Durchführung der Reise im Rahmen einer lehrgangsmäßigen Organisation oder in einer Weise erfolgen, die weitaus überwiegende betriebliche Bedingtheit erkennen lässt. „Ferner muss die Reise die Möglichkeit bieten, Kenntnisse zu erwerben, die eine einigermaßen konkrete berufliche oder betriebliche Verwertung zulassen“, so Jünger.
Das Reiseprogramm und die Durchführung müssen nahezu ausschließlich auf interessierte Teilnehmer im Tätigkeitsbereich des Steuerpflichtigen abgestellt sein, sodass sie auf „branchenfremde“ Teilnehmer keine Anziehungskraft ausüben. Allgemein interessierende Programmpunkte (Privatzeit) dürfen auch nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen, als während einer regelmäßigen betrieblichen Betätigung als Freizeit verwendet wird.

Privatzeit außer Ansatz

„Dabei ist von einer Normalarbeitszeit von acht Stunden täglich auszugehen.“ Die acht Stunden gelten laut Jünger auch dann, wenn die individuelle Arbeitszeit zuhause davon abweichen würde. „Privatzeiten an den Wochenenden bleiben außer Ansatz, da diese auch während der Berufsausübung zuhause zur Verfügung stehen.“
Der Steuerpflichtige hat dies selbstverständlich anhand des Reiseprogramms nachzuweisen oder zumindest glaubhaft zu machen. Ein Ausgleich von Minderzeiten einzelner Tage kann durch Mehrzeiten anderer Tage kompensiert werden. „So ist eine zweiwöchige Reise beispielsweise dann absetzbar, wenn nach dem Reiseprogramm eine Arbeitszeit von mindestens 80 Stunden zu Stande kommt.“
Jünger rät, das Veranstaltungsprogramm sowie die korrespondierende Teilnahmebestätigung am besten gleich zu den Buchhaltungsunterlagen zu geben. „Damit stellt man sicher, dass die nötigen Beweismittel bei einer allfälligen Betriebsprüfung auch noch Jahre später vorhanden sind.“ Manchmal umfassen die in Kongressprogrammen aufscheinenden „Arbeitszeiten“ weniger als acht Stunden. „Mit handschriftlichen Vermerken im Programm über stattgefundene Arbeitssitzungen, Tischvorführungen oder Demonstrationen außerhalb des offiziellen Programms kann so mancher Prüfer doch noch versöhnlich gestimmt werden.“
Treten allgemeine Programmpunkte gegenüber den ausschließlich betrieblich veranlassten Tätigkeiten gemessen am zeitlichen Ausmaß nicht in den Hintergrund, so liegt ein Mischprogramm vor. „Dies führt dazu, dass die gesamte Reise der Privatsphäre zugeordnet wird. In diesem Fall sind nicht einmal jene Reisekosten absetzbar, die anteilig auf einen ausschließlich beruflichen Zwecken gewidmeten Reiseabschnitt entfallen“, weiß Dr. Karl Braunschmid, MEDTAX-Steuerberater aus Linz.
Wird ein privater Urlaub vorangestellt oder angehängt, so wird die gesamte Reise in den privaten Lebensbereich verwiesen. Lediglich ein vernachlässigbarer Freizeittag ist für die Qualifikation als betriebliche Reise unschädlich. „Die Gebühren für die Teilnahme an Berufsveranstaltungen wie Kongressen oder Seminaren bleiben selbstverständlich auch bei Vorliegen eines Mischprogramms als Betriebsausgabe bestehen“, so Braunschmid. Er empfiehlt daher auch, Programme mit deutlichen Hinweisen auf Mischprogramme abzulehnen. „Vielleicht sind die Veranstalter ja lernfähig.“
Bei Mitnahme von Angehörigen auf eine eindeutig betrieblich veranlasste Reise sind die anteiligen Kosten für die Mitreisenden auszuscheiden. Dies gilt auch dann, wenn der Mitreisende im Betrieb des Steuerpflichtigen beschäftigt ist. „Es sei denn, der Steuerpflichtige hätte unter den gleichen Bedingungen und mit demselben Aufwand auch einen familienfremden Arbeitnehmer auf die Reise mitgenommen.“ Bei Studienreisen geht die Finanz jedoch mitunter so weit, dass die Begleitung der Familie als Indiz für Privatreisen gewertet wird. Dies führt im schlimmsten Fall dazu, dass die steuerliche Anerkennung zur Gänze verwehrt wird.

Schnee im Winter

Die reinen Kurskosten sind jedenfalls dann abzugsfähig, wenn berufsbezogene Sprachkenntnisse (Fachvokabular) vermittelt werden oder erworbene allgemeine Sprachkenntnisse für den Beruf notwendig sind. Nach Auffassung von Braunschmid und Jünger ist dies bei einem Arzt in einer stark von fremdsprachigen Touristen frequentierten Region der Fall.
Ausgaben im Zusammenhang mit Kongressen werden von der Finanzverwaltung mit umso mehr Argwohn betrachtet, je weiter der Kongressort entfernt ist und je attraktiver der Kongressort ist (Schnee im Winter und südlich im Sommer). „Diese Einschränkungen sind zwar nicht im Gesetz gedeckt, die Überwindung der Finanz, die dabei entstandenen Ausgaben als steuermindernd anzuerkennen, steigt aber mit zunehmender Entfernung und Attraktivität des Kongressortes nahezu exponentiell“, weiß Braunschmid. Die Finanz neigt dabei zur Annahme, dass attraktive Tagungsorte nicht mehr wegen des Kongresses, sondern nur mehr aus ins Gewicht fallenden privaten Beweggründen gebucht werden.
Dann wird auch die Teilnahme an einzelnen Veranstaltungen zunehmend in Zweifel gezogen, „also unterstellt, dass anstatt in den Kongresssaal zu gehen etwa im Alpinort die Piste aufgesucht wird.“ Von dieser Unterstellung lässt sich die Finanz nur mit „piekfeinen“ Teilnahmebestätigungen abbringen. Sofern daher ein Kongress zur entsprechenden Jahreszeit in einer „Touristenhochburg“ stattfindet, ist es für den Arzt jedenfalls empfehlenswert, an einer ausreichenden Anzahl von Fachvorträgen teilzunehmen und sich dies zeitnahe bestätigen zu lassen.

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