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Praxis 10. Mai 2007

Datenschutz verhindert Zugriff vom Finanzamt

Die Ärzte unterliegen einer gesetzlichen und berufsrechtlich geregelten Verschwiegenheitspflicht, deren Verletzung mit Strafe bedroht ist und die selbstverständlich auch gegenüber allen Verwaltungsbehörden und Gerichten mit wenigen gesetzlich genau geregelten Ausnahmen gilt. Eine Durchbrechung der Verschwiegenheitspflicht ist nur nach ausdrücklicher Entbindung durch den Patienten gestattet.

„Die Verschwiegenheitspflicht erstreckt sich auch auf die Mitarbeiter und umfasst alle in beruflicher Eigenschaft bekannt gewordenen Tatsachen“, sagt Mag. Wolfgang Leonhart, MEDTAX-Steuerberater aus Wien. „Der Verschwiegenheit unterliegende Umstände und Daten fließen freilich bei Ärzten regelmäßig in die steuerlichen Aufzeichnungen ein.“ Somit in Unterlagen, die regelmäßig im Falle einer Überprüfung durch die Finanzbehörde vorzulegen sind. „Dies führt dazu, dass der Arzt zur Führung bestimmter Aufzeichnungen aufgrund entsprechender steuerlicher Bestimmungen verpflichtet ist, andererseits kann er die Vorlage derartiger Unterlagen nicht ohne Weiteres mit dem Hinweis verweigern, er begehe diesfalls eine Verletzung der Verschwiegenheitspflicht“, so Leonhart. Der Verwaltungsgerichtshof hat zu dieser Problematik eine eindeutige Rechtssprechung entwickelt: „Die Verschwiegenheitspflicht ist eine Besonderheit, deren Management dem Freiberufler obliegt und die nicht zu einer Behinderung oder Erschwerung bei der Abgabenerhebung führen darf.“ Das bedeutet, dass es dem Steuerpflichtigen frei steht, seine steuerlichen Aufzeichnungen so zu führen, dass die unter die Verschwiegenheitspflicht fallenden Umstände daraus nicht hervorgehen oder dass er diese Umstände vor Übergabe der Unterlagen unkenntlich macht. „Somit ist der Freiberufler verpflichtet, durch erhöhte Mitwirkungspflicht im Rahmen einer Betriebsprüfung die entstandenen Informationsdefizite der Finanz im Rahmen des Zumutbaren auszugleichen.“

Kein Einblick in Kartei

In manchen Fällen werden von Ärzten im Falle einer Betriebsprüfung der Einfachheit halber sowohl Einnahmenaufzeichnungen als auch Honorarnoten im Originalzustand vorgelegt. „Eine Alternative ist die Anonymisierung der Daten durch den Arzt. Am einfachsten ist dies, wenn auf sämtlichen steuerlich relevanten Unterlagen der Inhalt der ärztlichen Leistung sowie die Diagnose ausgeblendet werden. Ein Original der Honorarnote sollte jedoch für eigene Zwecke aufbewahrt werden.“ Eine Anonymisierung des Patientennamens wird durch die EDV erleichtert, da auf den Honorarnotendurchschriften sowie im Einnahmenbuch einfach die Patientennummer, die dem Arzt jedenfalls eine eindeutige Zuordnung ermöglicht, angebracht wird. Die auf Banküberweisungsbelegen erscheinenden Patientennamen müssen dann allerdings gleichfalls unkenntlich gemacht und durch die Patientennummer ersetzt werden. Grundsätzlich ist die Finanzverwaltung nicht berechtigt, in die Patientenkartei Einblick zu nehmen. „Dies war auch in der Vergangenheit bei Betriebsprüfungen so gut wie nie ein relevantes Thema“, so Leonhart. Mittlerweile verfügt der Großteil der Arztpraxen allerdings über eine EDV-Kartei sowie eine automatisierte Abrechnung und Honorarnotenerstellung. „Die Finanzverwaltung ihrerseits ist aufgrund einschlägiger Bestimmungen berechtigt, in sämtliche betriebliche Abrechnungs- und Aufzeichnungssysteme Einsicht zu nehmen oder die steuerliche Ordnungsmäßigkeit dieser Systeme zu überprüfen.“ Die in der Bundesabgabenordnung normierte Verpflichtung, EDV-Daten auf Datenträgern für Prüfungszwecke zur Verfügung zu stellen, gilt somit nicht ausschließlich für die Buchhaltungsdaten im eigenen Sinn, die häufig auf einem externen System, etwa beim Steuerberater, erstellt werden. „Das Interesse der Finanzverwaltung erstreckt sich naturgemäß auch auf Kalkulationsdaten, Kostenvoranschläge, Auftragsverwaltung, Materialverwaltung oder Mahnevidenz.

Vorsicht Datenvernetzung

Im ärztlichen Bereich ist hier zweifellos eine Konfliktsituation vorprogrammiert, da bei Ordinationsverwaltungs- und Abrechnungsprogrammen stets eine Vernetzung ärztlicher und finanzieller Daten erfolgt. „Ein Ausblenden der sensiblen Daten ist in diesen Programmen vielfach nicht vorgesehen oder technisch möglich. Es ist eine Erfahrung aus vielen in unserer Kanzlei abgewickelten Betriebsprüfungen, dass im Zuge derartiger Prüfungen die Ordinations-EDV möglichst wenig „ins Spiel“ gebracht werden sollte.“

Keine Freigabe von Namen

Die Prüfungsabteilungen der Finanzämter sind vollständig mit tragbarer EDV ausgestattet. Ärzte mit Buchhaltung über EDV sind verpflichtet, den Prüfern EDV-Daten zugänglich zu machen. Dies umfasst nicht nur die eigentliche Buchhaltung, sondern auch alle Programmabläufe, durch die Daten via EDV an die Buchhaltung übergeben werden wie zum Beispiel Honorarverrechnungs-Programme. Wenn die Buchhaltung beim Steuerberater geführt wird, ist das Problem erledigt, denn dieser ist für die Datenübergabe bestens gerüstet. In welchem Datenformat die Übergabe der Buchhaltungsdaten erfolgen muss, ist per Erlaß penibel geregelt. So ist der Unternehmer laut Behörde nicht verpflichtet, die von ihm eingesetzte Hard- und Software während der gesetzlichen siebenjährigen Aufbewahrungsdauer zu horten, um den archivierten Datenträger für den Steuerprüfer auch dann noch lesbar machen zu können, wenn das betriebliche EDV-System längst erneuert ist. Direkter Zugriff auf die Datenbestände des Unternehmens durch den Steuerprüfer ist laut Ministerium ebenfalls nicht möglich. „An einem praktischen Beispiel erläutert: Die Namen der Patienten eines Arztes darf er nach wie vor weder auf Papier noch als Datei verlangen.“

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