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Praxis 6. September 2007

Das Einmaleins der Datensicherung

Der Crash einer Festplatte ist in jedem Fall eine besondere Krisensituation. Wer nicht regelmäßig vorsorgt, seine Daten mit einem geeigneten Backup sichert und vor Verlusten schützt, geht ein zu großes Risiko ein. Sich ein wenig IT-Fachwissen anzueignen, lohnt für jeden niedergelassenen Mediziner.

Gerald Schmidt, Leiter des Bereichs Netzwerk-, Security- und Telekommunikation der Medizinischen Universität Innsbruck, über die Chancen und Fallen der Datensicherung in der Medizin.

Viele Zahnärzte verwenden heute Softwarelösungen, die automatisch und regelmäßig Sicherungskopien der Praxisdaten machen. Warum gehen dennoch immer wieder Daten verloren?
Schmidt: Wir sind zu technikgläubig geworden. Die meisten Benützer überprüfen zum Beispiel nie, ob alle Daten auch tatsächlich wie gewünscht gesichert wurden – und ob sich die Daten auch wieder zurückspielen lassen. Ich habe schon Bandsicherungen erlebt, die über Jahre fein säuberlich gemacht, beschriftet und aufbewahrt wurden, sich im Ernstfall aber als wertlos erwiesen: Das Laufwerk war unbemerkt defekt geworden! Bis heute kann mir kein noch so voll automatisiertes Backup-Programm das händische Überprüfen der Sicherungskopien abnehmen.

Was sollte ich als Arzt noch beachten, wenn ich mit digitalen Systemen arbeite?
Schmidt: Jeder Eingriff in das System sollte fein säuberlich dokumentiert werden. Wenn ich zum Beispiel eine neue Software kaufe, die PCs miteinander vernetzen lasse oder auch nur einen einzigen PC in Betrieb nehme, sollte ich immer darauf schauen, dass die wesentlichen Daten fein säuberlich dokumentiert werden, das heißt, bei einer Sicherungssoftware sollte man genau festhalten, welche Daten gesichert werden, wen ich bei Datenverlust unter welcher Nummer erreichen kann, wer die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung macht und wie die entsprechenden Zugangspasswörter lauten. Dies gilt vor allem, wenn Sie Firmen damit beauftragen. – In der Praxis will ich nicht warten müssen, bis der Verantwortliche wieder aus dem Urlaub zurückkommt.

Welche Speichermedien sind Ihrer Erfahrung nach die sichersten?
Schmidt: Hundertprozentige Sicherheit bietet meiner Erfahrung nach noch kein digitales Medium! Alle klassischen Medien haben ihre Stärken und Schwächen. DVDs oder CD-Rs sind sehr einfach zu bedienen, brauchen wenig Platz, sind billig und halten relativ lange. Allerdings sind sie sehr empfindlich gegenüber UV-Bestrahlung und haben, gemessen an anderen Medien, nur begrenzte Kapazität. Festplatten dagegen bieten bereits enorm viel Speicherplatz zu sehr günstigen Preisen, enthalten aber mechanische Teile, die mit der Zeit verschleißen können. Außerdem reagieren Festplatten sehr empfindlich auf mechanische Erschütterungen. Ein Sturz vom Tisch reicht oft schon aus, dass die Festplatte nachhaltig beschädigt ist.
Magnetbänder haben eine sehr hohe Speicherkapazität und werden sehr häufig für Datensicherung und Langzeitarchivierung verwendet. Allerdings ist die Anschaffung entsprechender Bandlaufwerke und Bänder vergleichsweise teuer, und die Bänder sind gegen magnetische Strahlung nicht resistent. Darüber hinaus sollten die auf den Bändern archivierten Daten zirka alle drei Jahre umkopiert und die Bandlaufwerke regelmäßig gewartet – sprich: gereinigt werden.

Wie ist es mit Patientenfotos: Sind sie auf der Speicherkarte sicher?
Schmidt: Nein, wenn Sie eine Flash-, SD (Security Digital)- oder andere gängige Speicherkarte in digitalen Kameras meinen. Sie eignen sich nicht als Medium zur Datensicherung beziehungsweise zur Aufbewahrung von Patientenfotos. Diese Karten sind für die Datenspeicherung gedacht und nicht zur Datensicherung. Zudem haben sie aufgrund ihrer Funktionsweise auch nur begrenzte Kapazitäten in den so genannten Lese/Schreibzyklen, das heißt, sie können nur begrenzt oft gelöscht und wieder beschrieben werden. Dies gilt übrigens auch für USB-Sticks, die ähnlich funktionieren. Dazu kommt noch, dass diese Karten als Datenspeicher relativ teuer sind: Für eine
SD-Karte mit einem Gigabyte zahle ich derzeit zwischen 10,- und 20,- Euro, während mir bei einer normalen Festplatte das Gigabyte zirka 0,30 bis 0,50 Cent kostet.

Wie oft kann ich eine Festplatte überschreiben?
Schmidt: Festplatten sind für häufige Lese- und Schreibzugriffe ausgelegt. Hier gibt es eigentlich keine nennenswerten Einschränkungen.

Wie sieht es mit der Langzeitspeicherung aus?
Schmidt: Bei der Langzeitarchivierung gibt es mehrere Schwierigkeiten. Ein Beispiel aus meiner Erfahrung: Bei einem Umzug fiel mir eine Diskette in die Hand. Auf dieser waren Texte gespeichert, die ich Anfang der 90er-Jahre geschrieben hatte. Ich musste feststellen, dass mein Laptop kein Floppylaufwerk besaß. Kaum hatte ich dieses Problem mit Hilfe eines anderen PCs umgangen, stand ich schon vor dem nächsten: Die Texte waren im „Wordstar“ geschrieben. Kein installiertes Programm konnte mit diesem Dateiformat etwas anfangen. Ich musste dazu auf einen Editor unter dem Betriebssystem Linux zurückgreifen, um letzten Endes festzustellen, dass der Verlust der gespeicherten Daten verschmerzbar gewesen wäre. Deshalb sollte gerade ein Arzt, der ja zur Datenarchivierung verpflichtet ist, unbedingt auf Folgendes achten: Das Speichermedium sollte zehn Jahre lang halten, das Dateiformat sollte in zehn Jahren auch noch bekannt und ohne großen Aufwand lesbar sein. Hier sollte man Dateiformate mit ISO-Standard verwenden. Die Daten sollten unveränderbar archiviert und so aufbewahrt werden, dass kein Unbefugter Zugang hat.

Worauf ist bei Standgeräten wie Servern, Desktops und Bildschirmen zu achten?
Schmidt: Das ist ein wichtiger Punkt, denn in vielen Arztpraxen wurde erst nach deren Errichtung EDV-Equipment eingebracht. Für Server und Arbeitsstationen wurde kein Platz vorgesehen. Dabei gibt es speziell bei der Aufstellung von Servern einiges zu beachten:
Der Rechner sollte unbedingt mit einem Überspannungsschutz ausgestattet werden. Dafür gibt es eigene Mehrfachstecker mit integriertem Überspannungsschutz. Server sollte man über eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) versorgen: Bei einem Stromausfall stürzt dann das System nicht plötzlich ab. Der Server läuft über einen Akku weiter und kann entsprechend sicher heruntergefahren werden. Stromausfälle sind oft Ursache für Datenverlust. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Temperatur: Vor allem Festplatten können bei hohen Temperaturen durch Materialausdehnung Schaden erleiden. CPUs (Central Processor Units) schalten bei zu hohen Temperaturen einfach ab oder funktionieren nicht mehr richtig. Ein plötzlicher Systemabsturz kann die Folge sein. Man sollte also für ausreichende Belüftung sorgen.
Selbst in kleineren Praxen ist es empfehlenswert, die Serversysteme vor unbefugtem Zugang zu schützen. Es ist schon vorgekommen, dass ein am Gang stehender Server am Abend von der Putzfrau einfach ausgesteckt wurde, weil sie die Steckdose für den Staubsauger brauchte. Wenn man die Möglichkeit hat, sollte man den Server gar in einen eigenen Raum stellen, der verschließbar ist und eine entsprechende Belüftung bietet.

Kündigt sich eine Materialermüdung langsam an oder tritt ein Defekt ganz plötzlich auf?
Schmidt: Das kommt wieder auf die Art des Defektes an: Selbst DVDs können von einem auf den anderen Tag kaputtgehen; Festplatten entweder – oder. Man sollte jedenfalls seine Systeme in regelmäßigen Abständen auf Fehler am Datenträger überprüfen. Dafür bringen die meisten Betriebssysteme schon eigene Tools mit, die dies regelmäßig für einen erledigen und warnen, wenn zum Beispiel fehlerhafte Sektoren auftreten.

 Fakten

Dr. A. V. Scheiderbauer, Ärzte Woche 36/2007

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