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Praxis 1. Februar 2007

Alle Bareinnahmen unabänderbar verbuchen

Vor allem Ärzte mit Barverkauf und damit in erster Linie Hausapotheker sind davon betroffen: Seit Jahresbeginn ist das Betrugsbekämpfungsgesetz in Kraft, das unter anderem verschärfte Bedingungen für die Erfassung von Bareinnahmen in Ordinationen vorsieht.

„Im Wesentlichen wird mit diesem Gesetz jeder Arzt verpflichtet, alle Bareinnahmen tagesaktuell und unabänderbar zu verbuchen und im Bedarfsfall nachzuweisen“, erklärt Wolfgang Gruber, Geschäftsführer des Ärztesoftwareherstellers Gruber ÄDV. Dem Arzt sei hierbei freigestellt, ob er geeignete Aufzeichnungen von Hand führt, eine Registrierkasse benutzt oder seine Ärztesoftware mit einbezieht. „Voraussetzung dafür ist jedoch ein geeignetes Tool, eine Aufzeichnung etwa mit MS-Excel wäre nicht genügend“, so Gruber.

EDV-Tool hält Prüfung stand

Jedenfalls herrscht große Verunsicherung in der Ärzteschaft, weil das Gesetz einerseits noch nicht flächendeckend bekannt und andererseits die Interpretation vieler Steuerberater nicht eindeutig ist. Für Gruber hat das wenig Relevanz: „Wenn ein Arzt der Meinung ist, dass er das auf eine sichere Art und Weise mit EDV tun will, dann kann er bei uns dieses Tool erwerben.“ Die Anforderungen wurden gemeinsam mit Steuerberatern der MEDTAX-Gruppe entwickelt, die sich auf die steuerlichen Angelegenheiten niedergelassener Ärzte spezialisiert haben.
Die mit diesem Tool zu generierende Liste sollte jeder Finanzamtsprüfung stand halten. Gruber wollte damit auch möglichen Vorwürfen seitens der Finanz vorbeugen, dass Ärztesoftware einem eventuellen Betrug Vorschub leiste.
Der EDV-Fachmann hat aufgrund der Firmenentwicklung umfangreiche Erfahrung mit Hausapotheken und weiß daher auch, dass die derzeitige Prüfpraxis der Finanzämter wenig Gnade mit dieser Ärztegruppe kennt: „In den letzten Monaten waren viele Statistiken für Kunden zu erstellen, die nicht so ohne weiteres aus einer Ärztesoftware herauszuarbeiten sind. Alleine schon die monatlich unterschiedliche Taxierung der Medikamente macht das sehr schwierig.“

Schärfere Prüfpraxis bei Hausapotheken zu erwarten

Die größten Pharmalieferanten wurden bereits geprüft, daher weiß man bei der Finanz auch genau Bescheid, welcher Hausapotheker welche Medikamente bezogen hat. Unisono mit den MEDTAX-Steuerberatern liegt deshalb die Vermutung nahe, dass manche Dinge in Zukunft nicht mehr so leger gehandhabt werden wie bisher. Und naturgemäß stehen die Barein-nahmen an erster Stelle auf der Prüfliste der Finanzämter.
Mit einem EDV-Registrierkassenmodul werden die Aufzeichnungsprobleme jedenfalls entschärft. „Der Arzt“, so Gruber, „hat bisher auch vom Programm berechnet bekommen, wie viel er von einem Patienten zu kassieren hat.“

EDV-Buchung: Änderungen möglich, aber nachvollziehbar

Der wesentliche Unterschied bei EDV-Verbuchung: Mit dem Modul wird nun der tatsächlich kassierte Betrag unauslöschlich festgehalten. Wie bei einer herkömmlichen Registrierkasse sind hierbei Stornobuchungen möglich, diese werden aber nicht gelöscht, sondern verbleiben nachvollziehbar. „Das System ist vergleichbar mit dem Schreiben mit Kugelschreiber“, erklärt Gruber. „Im Gegensatz zum Bleistift bleibt beim Kugelschreiber zwangsläufig nach dem Durchstreichen die Originalbuchung ersichtlich.“
Interessant ist in diesem Zusammenhang die Tatsache, dass der Schutz von Patientendaten üblicherweise höher anzusetzen ist als das Recht der Finanz, ungehindert in die Daten einzusehen. Wenn also die Unterlagen formell in Ordnung sind, hat das Finanzamt auch geringere Möglichkeiten, in die Ordinationsdaten Einsicht zu nehmen. Gruber: „Wenn im Rahmen von normalen Finanzamtsprüfungen in Sachen Baraufzeichnung ordentlich gearbeitet wurde, muss der Prüfer grundsätzlich auch davon ausgehen, dass der Inhalt in Ordnung ist.“

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