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Praxis 15. November 2006

Honorarnoten lege artis ausstellen

„Hartnäckig hält sich das Gerücht, auch Ärzte seien dazu verpflichtet, Honorarnoten mit fortlaufenden Nummern zu versehen und immer eine Zweitschrift auszudrucken“, so Horst Jünger, Steuerberater der MEDTAX-Gruppe in Innsbruck. Was Sache ist, hat die Finanz allerdings eindeutig geregelt.

Bei den Vorschriften für Rechnungslegung werden zwei Gruppen unterschieden. „Rechnungen an Privatpersonen sind nicht an die strengen Rechnungsmerkmale gebunden. Dies wurde vom Finanzministerium schon erlass-mäßig bestätigt“, so Jünger. Die fortlaufende Nummerierung von Honorarnoten an Privatpersonen ist somit nicht notwendig. Rechnungen an Versicherungen, Vereine, Gerichte und sonstige juristische Personen sowie an Unternehmen sind dagegen mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. Das ist kurz und knapp der aktuelle Stand der Diskussion. Jünger hat außerdem festgestellt, dass viele Ärzte immer noch eine Zweitschrift jeder Honorarnote ausdrucken und ablegen. Dabei kommen nicht sofort bezahlte Rechnungen häufig zuerst in einen Ordner „Unbezahlte Rechnungen“. Nach Zahlungseingang folgt als nächster Arbeitsschritt und durchaus übliche Vorgangsweise das manuelle Umsortieren in den Ordner „Bezahlte Rechnungen“.

Unnötige Fleißaufgabe

Das ist laut Jünger bei händischen Buchhaltungssystemen zwar die altbewährte Vorgangsweise, im EDV-Zeitalter aber sowohl aus steuerrechtlicher wie auch aus organisatorischer Sicht eine unnötige Fleißaufgabe. Zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht genügt es laut Jünger, dafür zu sorgen, dass sämtliche Honorarnoten mittels ordnungs-gemäßer EDV jederzeit aufgerufen und im Falle einer Betriebsprüfung dem Finanzbeamten zugänglich gemacht werden können: „Dies muss für die letzten sieben Jahre gewährleistet sein.“ Auch zur Kontrolle und Ein-treibung von Zahlungen ist das händische Herumwühlen in alten Honorarnoten vor dem Hintergrund automatisierbarer Mahnläufe aus seiner Sicht nicht mehr wirklich zielführend. Damit sind dicke, mit Honorarnoten übervolle Ordner endgültig Schnee von gestern. Jünger empfiehlt, zur Sicherheit jedenfalls noch mit dem Softwarebetreuer Rücksprache zu halten.

Eigenen Rechnungskreis in der EDV einrichten

„Ärzte, die andere Informationen dazu haben, sollten sich nicht verunsichern lassen“, betont der Steuerberater. „Honorarnoten an Privatpatienten müssen definitiv nicht nummeriert werden.“ Für alle anderen Rechnungen sollte am besten ein eigener Rechnungskreis eingerichtet und fortlaufende Nummern zur eindeutigen Identifizierung jeder Rechnung ver-geben werden. Wichtig ist, dass in der Buchhaltung Patientenzahlungen einerseits und alle restlichen Einahmen andererseits getrennt erfasst werden. Weiters empfiehlt Jünger, von der händischen auf eine EDV-basierte Aufbewahrung von Honorarnoten umzusteigen: „Der Anblick der frisch aufgeräumten Aktenschränke wird so manches ordnungsliebende Auge erfreuen.“

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