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Praxis 13. November 2006

Frühjahrsputz in der Praxis

Beugt sich Ihr Schreibtisch unter der Last der Papierberge? Raufen sich Ihre Helferinnen die Haare, wenn sie dem Patienten "mal ganz schnell" eine spezielle Fachinformation heraussuchen sollen?
Dann brauchen Sie dringend ein transparentes Ordnungssystem. Das spart nämlich nicht nur Stress, sondern vor allem viel Zeit und damit Geld.
Zehn Stunden "Action" am Tag - das ist für viele von Ihnen normaler Praxisalltag. Doch dieses Engagement hat seinen Preis, denn - seien Sie ehrlich - Ihre Verwaltungsarbeit wächst Ihnen langsam über den Kopf.
Doch das können Sie ändern, wenn Sie sich einmal einen halben oder ganzen Tag Zeit nehmen, alle Räume gründlich inspizieren und dabei das Innerste nach außen kehren. 
Öffnen Sie Schränke, ziehen Sie Schubladen auf, decken Sie Kramecken auf und stellen Sie Einrichtungslösungen schonungslos in Frage. Sie werden sich wundern, wo Sie überall fündig werden, wie viele Möglichkeiten sich bieten, Platz zu gewinnen oder zu sparen.
Wohlgemerkt, wir wollen Ihnen nicht unterstellen, schlampig zu sein. Ihre Patienten, die zu Ihnen kommen, werden sicherlich eine saubere Praxis wahrnehmen, die ihren Vorstellungen entspricht.
Aber ist wirklich noch alles, was Sie "versteckt" haben, für den Betrieb noch notwendig?
Schauen Sie sich in Ihrem Behandlungszimmer einmal um, das ja oft zugleich auch Ihr Büro ist: Wenn der Blick ein wenig "objektiviert" wird, fallen Ihnen sicher Dinge und Schriftstücke auf, die nicht wirklich zur Aufrechterhaltung des Betriebes notwendig sind.

Papierstapel in jeder Praxis

Papierstapel, die wertvolle Fläche des Schreib- und Druckertisches bedecken: Bei Ihrem aufreibenden Arbeitstag schaffen Sie es nämlich gerade mal, die tägliche Post jeden Tag kurz zu sichten und die wichtigsten Schriftstücke herauszufischen.
Der Rest, "alles was ich mal in Ruhe lesen will", wandert wieder auf den Stapel: Korrespondenz, Fachliteratur, Kammer-Rundschreiben, Werbung. Und im schmalen Flur neben dem Behandlungszimmer beugt sich ein zu klein gewordenes Regal unter der Last von Ordnern und noch mehr Papier.
Für eine solche Platzverschwendung ist Ihre Praxis aber vielleicht viel zu klein. Gehen Sie durch und decken Sie einmal gnadenlos nach und nach jeden Ihnen ins Auge fallenden Missstand auf.

Jahresinspektion notwendig

Nach Ihrer kritischen Inspektion - frei von Sentimentalitäten - heißt es jetzt erst mal, Platz zu schaffen. Also alles raus aus den Regalen und Schubladen, damit der Inhalt später neu geordnet werden kann.
Bücher, Ordner, Papiere werden sich bald auf dem Boden türmen - oft sieht es so aus, als ob ein Blitz eingeschlagen hätte. Doch es ist ein reinigendes Gewitter, denn es taucht eine ganze Reihe von Dingen auf, die Sie gar nicht mehr brauchen.
Vielleicht ein kompletter Jahrgang einer Zeitschrift für Arzthelferinnen von 1995. Ab in den Müll! Ebenso die Windows 3.1.-Programmdisketten; einstmals teuer gekauft, heute überflüssig, da Sie längst mit einem neuen System arbeiten; also weg damit.
Nach und nach wird sich der Papiercontainer füllen. Was jetzt noch auf dem Boden liegt, muss nun neu eingeordnet werden, aber diesmal mit "Köpfchen".

Wichtige Hilfsmittel

Die wichtigsten Hilfsmittel: Aktenordner, Stehsammler aus Pappe, Pappboxen, Trennblätter für die Ordner, aufklebbare Ordnerrücken. Wie sollen beispielsweise die bisher in einer großen Kiste gesammelten Patienteninformationen sortiert werden, um das lästige Wühlen zu vermeiden?
Alle Handouts können alphabetisch nach Indikationsgebiet in Pappstehsammlern sortiert werden. Kommt ein neues Indikationsgebiet dazu, kann die Reihe jederzeit erweitert werden. Jetzt wissen auch die Helferinnen Bescheid, wenn sie gezielt nach einer Information suchen, sie brauchen Sie nicht mehr zu fragen.

Das A-P-D-System

Den Papierstapeln auf dem Schreibtisch gehen Sie mit dem A-P-D-System an den Kragen. Dabei ist Ihre Aufgabe bei der täglichen Sichtung Ihrer Post: Sie sortieren alle Schreiben vor, je nachdem, ob es sich um eine Terminsache, um ein administratives (A), ein "projektbezogenes" (P) Schreiben oder um Fachliteratur, also Dokumentationen (D), handelt.
Die Ablage, also das Wegsortieren aller Dokumente, übernehmen dann die Helferinnen, wenn sie Zeit haben. Denn das muss keinesfalls sofort sein. Wenn alle das System beherrschen, genügt es, die Ablage einmal pro Woche auf Vordermann zu bringen.

Bürologistik

Sinn und Zweck des Ausmistens Ihrer Praxis ist es, einerseits Schwachstellen bei der bisherigen Organisation aufzudecken und auszumerzen. Andererseits ist es das Ziel, transparente Abläufe, die auch alle Mitarbeiter durchschauen, Teamfähigkeit und Kostenminimierung zu schaffen. Untersuchungen haben nämlich ergeben, dass auch Ärzte durchschnittlich bis zu 30 Prozent ihrer Arbeitszeit für Verwaltungsaufgaben aufwenden, wobei hier die Zeit eingerechnet ist, die für das Suchen nach einem Vorgang oder den langen Weg zum Aktenschrank benötigt wird. Diese Zeit lässt sich mit einem entsprechenden Bürologistik-Konzept auf bis zu 10 Prozent drücken.
Zeit, die Sie für Ihre Patienten aufwänden können oder für Ihr Privatleben, das sowieso meist zu kurz kommt.

Dr. Jürgen Brunotte
01/8778727  

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