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Praxis 18. Oktober 2006

Die „Richtigen“ fürs Praxisteam

Die richtigen Mitarbeiter zu haben, ist für Unternehmen oft entscheidend. Sie sind ein wichtiger Wettbewerbsfaktor, auch für Arztpraxen. Wer diesen Faktor zu seinen Gunsten nutzen will, muss schon bei der Auswahl der Mitarbeiter daran denken.

„Ärzte sind Experten der Medizin, sonst würden sie keine Ordination gründen. Diese entsprechend führen zu können, gehört aber nicht zum Ausbildungsprofil eines Arztes“, so Viktoria Hausegger, Marketingspezialistin in Wien. Für eine erfolgreiche Ordination sind die Angestellten allerdings ein maßgeblicher Faktor und somit alle Anliegen rund um das Personal für einen Arzt von großer Bedeutung. Wenn also wieder einmal oder zum Praxisstart Mitarbeiterbedarf besteht, ist kluges Agieren angezeigt. Eine strukturierte Vorgehensweise verhindert beispielsweise, dass der Arzt in einer Flut von Bewerbungsunterlagen untergeht oder den Überblick verliert. Zunächst gilt es festzulegen, welche Mitarbeiter man wofür braucht und wie man die entsprechenden Fähigkeiten eines Bewerbers richtig einschätzt. „Die Exaktheit des erstellten Anforderungsprofils hat großen Einfluss auf die Qualität des eigentlichen Auswahlprozesses“, so Hausegger. Deshalb sollte genügend Zeit in die Stellenbeschreibung investiert werden. „Diese scheinbar verlorene Zeit wird im weiteren Ablauf wieder mehrfach eingespart“, beruhigt Hausegger. Und nicht nur diese Zeitersparnis wird ein Vorteil für den Arzt sein, es wird auch weniger Ärger und Abstimmungsprobleme mit KollegInnen geben. Aufgrund der Arbeitsmarktsituation melden sich heutzutage für manche Stellen unzählige Bewerber. Umso mehr Bedeutung kommt der richtigen Vorgehensweise für die kompetente und zuverlässige Personalauswahl zu. Hausegger vergleicht mit Investitionen im Sachgüterbereich: „Herkömmlichen Investitionen gehen in der Regel aufwändige Vergleiche und Auswahlverfahren sowie Besprechungen mit unterschiedlichen Spezialisten voraus. Bei der Neueinstellung eines Mitarbeiters hingegen entscheiden oft nur der Blick in die Augen des Bewerbers und das Bauchgefühl.“ Zahlreiche Studien belegen, dass das Vertrauen in die eigene Menschenkenntnis, das Gespür für „den Richtigen“, die jahrelange Erfahrung oder der gute Riecher von der Verlässlichkeit dem „Lesen im Kaffeesatz“ recht nahe kommen. „Nicht zu unterschätzen ist die Tatsache“, so Hausegger, „dass sich heute ein immer größerer Teil der Bewerber in Seminaren systematisch für das Bewerbungsgespräch fit macht. Damit ist so mancher Aspirant dem Arzt überlegen.“

Klares Anforderungsprofil statt Standardphrasen

Die Kernpunkte einer Stellen-beschreibung lassen sich mit ein paar Fragen konkretisieren: Welche Fähigkeiten, welche Erfahrungen, welche persönlichen Eigenschaften, welche Persönlichkeit braucht der ideale Kandidat, um die zu besetzende Funktion in der Ordination optimal auszufüllen und der eigenen Ordinationsphilosophie zu entsprechen? In Stellenanzeigen dominieren standardisierte Phrasen von „Teamfähigkeit“ über „Belastbarkeit“ bis zu „überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft“. Was sich hinter diesen Begriffen verbirgt, ist dem Veröffentlicher oft genauso unklar wie dem Adressaten. Hausegger: „Kommt es dann zum Vorstellungsgespräch, stellt sich die Frage nach der Möglichkeit, die Behauptungen des Bewerbers zu verifizieren.“ Eine präzise, realitätsbezogene Stellenbeschreibung vermittelt dem Interessenten, was konkret zu seinen Aufgaben gehört und welche Erwartungen an ihn gestellt werden. Zugleich dient sie als Basis für ein verhaltensorientiertes Anforderungsprofil. So steigt die Chance einer Selektion schon im ersten Schritt der zu setzenden Aktivitäten. Nach Auswertung und Analyse der Bewerbungsunterlagen sollte die erste Spreu vom Weizen getrennt sein, um Vorstellungsgespräche zu vereinbaren. Was vielen Arbeitgebern nicht wichtig erscheint, gehört für Hausegger zum Standard. „Mit Absage- und Evidenzschreiben Bewerbern in angemessenem Zeitraum Bescheid zu geben, gehört nicht nur zum guten Ton. Sich einfach nicht zu melden, geht zu Lasten der Vertrauenswürdigkeit eines Arztes und kann auch seinem Image schaden.“

Gute Vorbereitung auf Bewerbungsgespräche

Gängigste Auswahlmethode ist das persönliche Einstellungsgespräch. Dabei muss oft innerhalb einer halben Stunde klar sein, ob ein Bewerber einen Arbeitsplatz mit einer Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen gut ausfüllen würde. „Ist der Arzt nicht gut vorbereitet, bringt ein nettes Gespräch gar nichts“, gibt Haus-egger zu bedenken. „Oft wird eine Flut unstrukturierter Bewerber-informationen gesammelt, die nicht wirklich zur Entscheidungsfindung beitragen können.“Das Anforderungsprofil fokussiert auf Kriterien wie „Teamfähigkeit“ oder „selbständiges Handeln“ anhand konkreter Verhaltensweisen. Ziel der Sondierungsphase eines Bewerbergesprächs sollte sein, Klarheit darüber zu erlangen, inwieweit der Bewerber solche Verhaltensweisen in den entscheidenden Arbeitssituationen an den Tag legt. Mittel zum Zweck sind gute Fragestellungen und Fragetechniken. Hausegger empfiehlt, während eines Interviews Notizen zu machen: „Diese sind Voraussetzung für eine effektive und möglichst objektive Auswertung. Unsere Erinnerung neigt dazu, mit zunehmender zeitlicher Distanz die Realität zu verzerren und Inhalte zu vermischen.“ Bei der Auswahl von Mitarbeitern sollte aber der subjektive Eindruck die sachliche Realität nicht überlagern.

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