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Praxis 10. Oktober 2006

Gemeinsam sind sie starke Kunden

"Der Gedanke ist einfach und so nahe liegend, trotzdem gibt es kaum Ärztegruppen, die sich an eine Einkaufsgemeinschaft für Praxis-EDV herantrauen", sagt Dr. Andreas Feiks von der Fachgruppe der Wiener Gynäkologen als Initiator dieser Aktion.

Unerfahrene sind zögerlich 

Hauptgrund dafür ist sicher die Unerfahrenheit von EDV-Neueinsteigern im Zusammenhang mit Softwareanbietern. "Es gibt mehrere Dutzend davon, und die Informationen über deren Programmpakete seitens Kasse oder Kammer sind mehr als dürftig", so Feiks. So war der Ärztegruppe schnell klar, dass ein gut informierter Partner gefunden werden musste. Ein Wiener Unternehmensberater wurde beauftragt, im Namen der Gruppe die Ausschreibung zu machen, bei der Auswahl behilflich zu sein und schließlich auch die Preisverhandlungen zu führen.
Das Auswahlprocedere war gut durchstrukturiert. Ausgehend von der Hauptverbandsliste wurden alle für die Fachgruppe in Frage kommenden Firmen eingeladen, sich unter Preisgabe verschiedener Informationen an der Ausschreibung zu beteiligen. Der nächste Auswahlschritt wurde der Gruppe überlassen. "Wir können zwar unsere persönliche Meinung über Softwareanbieter und deren Programme einfließen lassen, aber das hat keinen Sinn. Nur die Gruppe kann ermitteln, welches der sicherlich mehr als zehn guten Programme das Richtige für sie ist", kommentiert Unternehmensberater Harald Kuttner.

Die Prioritäten der einzelnen Ärzte wurden mittels Fragebogen ermittelt. Jeder Arzt musste seine Meinung in Bezug auf Wichtigkeit von Preis, Anwenderzahl, Marktpräsenz, Datensicherheit und dergleichen kundtun. Mit diesen Informationen konnte der Kreis der Anbieter auf fünf eingeschränkt werden.
Diese fünf Anbieter wurden einzeln zu einer Präsentation vor allen beteiligten Ärzten eingeladen, parallel dazu lief eine Anwenderbefragung. Diese war schwierig durchzuführen, da einige Firmen offenbar aus Gründen des Datenschutzes nur Referenzlisten (ausgewählte Anwender) anstatt Anwenderlisten (ALLE Anwender!) zur Verfügung stellten. Somit war die Erfahrung des Unternehmensberaters gefragt. Mit etwas Mühe waren auch einige Anwender zu ermitteln, die nicht auf den Referenzlisten standen.

Position des Stärkeren

Da die Ärzte für die Beratungsdienstleistung eine finanzielle Vorleistung getroffen hatten, konnte von der Position des Stärkeren aus verhandelt werden. "Die interessierten Firmen haben offensichtlich gespürt, dass sie es mit einer ernst zu nehmenden Gruppe zu tun haben und entsprechend angeboten", so Feiks.
In einer Abschlusssitzung wurden alle Informationen über Programme, Hersteller, Preise und Ergebnisse der Anwenderbefragung zusammengetragen und miteinander verglichen. Nach weniger als zwei Stunden war man schließlich bereit, sich auf einen Anbieter zu einigen, um auch die Synergien optimal nutzen zu können.
"Durch dieses Procedere haben wir sichergestellt, dass die Ärztegruppe aus dem Kreise der seriösen Anbieter genau das Programmpaket bekommt, welches individuell genau für diese Gruppe passt", resümiert Kuttner. "Dass wir auch große Preisvorteile erzielt haben, ist ein schöner Nebeneffekt."

Der Unternehmensberater sieht seine Aufgabe bei diesem Punkt noch nicht als erledigt an. Es muss der Softwarefirma durchaus noch auf die Finger geschaut werden, ob die vereinbarten Konditionen wie Preise und Lieferzeiten auch eingehalten werden. "Gerade in dieser Phase lassen sich leider viele Ärzte immer wieder über den Tisch ziehen; das gilt nicht nur für den EDV-Bereich, sondern auch für andere Branchen", so Kuttner.
Wie anfangs erwähnt - der Gedanke ist so einfach. Man muss nur eine geeignete Konstellation im Kreise weniger Ärzte finden, dann kann so ein zweifelsohne wichtiges Anliegen auch in die Tat umgesetzt werden.   null

Michael Dihlmann, Ärzte Woche 15/2002

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