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Praxis 18. Mai 2006

Die steuerlich perfekte Ärzte-Reise

Sommerzeit ist Reisezeit. Zwischen Juli und September schließen die meisten Ordinationen zum verdienten Sommerurlaub. Die Frage der steuerlichen Absetzbarkeit von Reisen wird von Ärzten immer wieder an deren Steuerberater herangetragen. Genaue Dokumentation ist eine der maßgeblichen Anforderungen.

Bei einem zwei- bis dreiwöchigen Urlaub fallen meist recht hohe Fahrt-, Nächtigungs- und Verpflegungskosten an, welche die Steuerbelastung ganz ordentlich reduzieren würden. Doch eines sei vorausgeschickt: Alle privaten Urlaubsreisen, die meist mit dem Partner und/oder den Kindern unternommen werden, fallen leider unter ein steuerliches Abzugsverbot. Nur Reisen, die dem ärztlichen Beruf zugute kommen, sind unter ganz bestimmten Vorraussetzungen steuerlich „verwertbar“. „Hier müssen allerdings eine Menge grundlegender Bedingungen beachtet werden“, gibt Dr. Gottfried Scholler, auf Ärzte spezialisierter Steuerberater in Wien, zu bedenken.

Berufliche Veranlassung ist Auslegungssache

Eine Grundregel besagt nämlich, dass eine Reise dann steuerlich absetzbar ist, wenn eine berufliche Veranlassung dafür besteht. In diesem Fall sind neben den Teilnahmegebühren für den Kongress oder das Seminar auch die Fahrtkosten (Flug, Bahn, PKW), die Nächtigungen (Hotel oder Pauschale bei Privatnächtigungen) und die Tagesdiäten des jeweiligen Landes absetzbar. „Streitpunkt mit dem Finanzamt ist jedoch immer wieder die Auslegung, wann eine Reise beruflich veranlasst ist“, so Scholler. Als Entscheidungskriterium wird hier gerne auf das Programm der Veranstaltung sowie auf das gesamte Reiseprogramm abgestellt, das spezifisch auf den Arzt zugeschnitten sein muss. Weiters muss eine einigermaßen konkrete Verwertung in seinem Beruf möglich sein. Für allgemeine Teile der Reise, etwa das Freizeitprogramm, darf nur soviel Platz gelassen werden, wie auch im alltäglichen Leben neben der Arbeitszeit Freizeit­aktivitäten möglich sind.

Handschriftliche Mitschriften in jedem Fall aufbewahren

Scholler nennt als Anhaltspunkt einen Arbeitstag mit acht Stunden bei einer Fünf-Tage-Woche. Allerdings kann im Einzelfall ein nachweislich kürzerer Arbeitstag durch gute Argumentation auch die notwendige Dauer des täglichen Kongress- oder Seminarbesuches reduzieren. Um den beruflichen Charakter der Reise im Notfall gegenüber der Finanz dokumentieren zu können, empfiehlt es sich auf alle Fälle, eine möglichst lückenlose Sammlung von Kurs- oder Kongressprogrammen, am besten mit Teilnahmebestätigungen, „mitgehen“ zu lassen. „Handschriftliche Mitschriften sind immer eine gute Argumentationshilfe und sollten daher griffbereit aufbewahrt werden“, rät Scholler. „Der Wochenskipass vom Arlberg oder das Greenfee für den Golfplatz stellen hingegen für die Finanz oft ein Indiz für eine pri-vate Veranlassung dar und können unter Umständen alle Möglichkeiten einer steuerlichen Geltendmachung zerstören.“ Es kommt auch immer wieder vor, dass die Finanz den Inhalt von Veranstaltungen genauestens durchleuchtet und die berufliche Notwendigkeit für den jeweiligen Arzt hinterfragt bzw. anzweifelt. Diskussionen können daher unter Umständen bei relativ allgemein gehaltenen Seminaren, beispielsweise zu wirtschaftlichen Themen, auftreten. Sprachkurse werden in den meisten Fällen leider keine steuerliche Anerkennung finden.

(Reise-)Partner als steuerlicher Hemmschuh

Eine „Gefährdung“ für die steuerliche Absetzbarkeit stellt die Mitnahme des Partners dar, weil die Finanz in solchen Fällen zuerst einmal von der privaten Veranlassung einer Reise ausgeht. Sollte der Partner allerdings als Ordinationshilfe mitarbeiten, könnte durch Auswahl einer beruflichen Reise, die auch Fortbildungsmöglichkeiten für Ordinationshilfen beinhaltet, die Absetzbarkeit ermöglicht werden. Die „perfekte steuerliche Reise“ ist laut Scholler die eines Ärztepaares, die für beide Partner „Fortbildungsmöglichkeiten“ beinhaltet. Diese leider nur selten vorkommende Konstellation eröffnet im Anlassfall allerdings interessante Aspekte. Vor- oder Nachreisezeiten sind bei einer beruflichen Tour laut Scholler leider ein übliches Problem. Wenn etwa nach einem siebentägigen Ärztekongress in New York eine Woche Tauchurlaub in der Karibik angehängt wird, ist selbstverständlich die Gebühr für den Kongress absetzbar, nicht aber die Flug- oder die Nächtigungskosten.

Steuerliches Aufteilungsverbot

Diese Kosten können dann auch nicht teilweise verwertet werden, da es in diesem Fall ein steuerliches Aufteilungsverbot gibt. Das bedeutet, dass der Flug von Österreich nach New York nicht absetzbar ist. Daher sollten solche kombinierten Reisen entweder vermieden werden bzw. ist auf eine steuerliche Absetzbarkeit zu verzichten. Leider zeigt sich, dass unter den erwähnten Gesichtspunkten nicht allzu viele Reisen in den Genuss einer nachträglichen steuerlichen Finanzierung fallen. Allerdings sollte durch eine gute Planung und Dokumentation zumindest versucht werden, „echte“ berufliche Reisen zu Kongressen und Seminaren nicht zu gefährden.

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