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Praxis 25. November 2005

Täglicher Kassasturz macht Sinn

Bankomatkassen haben in Ordinationen bisher keine große Verbreitung gefunden. Wo noch Bargeld fließt, wittert das Finanzamt Schlupflöcher, auf die bei Steuerprüfungen besonderes Augenmerk gelegt wird.

„Sämtliche Unternehmer haben die vereinnahmten Entgelte für die von ihnen ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen fortlaufend, unter Angabe des Tages derart aufzuzeichnen, dass zu ersehen ist, wie sich die Entgelte auf steuerpflichtige Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf steuerfreie Umsätze verteilen“, zitiert Mag. Hans-Georg Goertz von der auf Ärzte spezialisierten Wiener Steuerberatungskanzlei Dr. Scholler & Partner das Umsatzsteuergesetz. Unter diesem Aspekt wird speziell die ärztliche Hausapotheke gerne von der Finanz beleuchtet, zumal hier im Vergleich zu Allgemeinmedizinern ohne Hausapotheke oder anderen Fachgruppen wirklich relevante Größenordnungen zu erwarten sind.

Lückenlose Dokumentation

Während bei unbaren Einnahmen den gesetzlichen Erfordernissen dadurch entsprochen wird, dass sämtliche Bankauszüge mit den dazu-gehörigen Originalbelegen lückenlos aufbewahrt werden, ist bei den Bareinnahmen auf besondere Sorgfalt bei der Dokumentation – sowohl bei deren Ermittlung als auch bei deren Aufzeichnung – zu achten. Honorare für ärztliche Leistungen sind unecht umsatzsteuerbefreit. Somit muss der Arzt von diesen Einnahmen keine Mehrwertsteuer an das Finanzamt abführen, hat aber auch kein Recht auf Vorsteuerabzug. Goertz empfiehlt, jede ärztliche Leistung, mit Ausnahme der Impfhonorare, einzeln in einem Bareinnahmenheft zu erfassen.
Bei den Hausapotheken-Umsätzen ist zwischen den Rezept-gebühren und den Barverkäufen zu unterscheiden. Die Rezeptgebühren beim Hausapotheke führenden Arzt unterliegen infolge der fast überwiegend angewandten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und der damit obligaten Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten dem Normalsteuersatz von 20 Prozent.
Bei den sonstigen Barverkäufen ist zu unterscheiden, ob es sich um Medikamente oder Verbandsmaterial handelt, während Nahrungsmittel oder Nahrungsergänzungsmittel dem ermäßigten Steuersatz von zehn Prozent unterliegen. Diese Bareinnahmen können in einem Heft mit mehreren Betragspalten geführt werden. „Darin sollten die Einnahmen täglich eingetragen werden“, empfiehlt Goertz.
Die Rezeptgebühren bedürfen einer Sonderbehandlung. Entsprechend der monatlichen Taxierung sollte der „Sollwert“ verbucht werden, weil dadurch eine Erfassung sämtlicher Rezeptgebühren gewährleistet ist. „Auch die bei Hausbesuchen eingehobenen Beträge werden so am ehesten nicht vergessen.“ Eventuelle Zahlungsausfälle können mit einem Pauschalbetrag berichtigt werden.
Für die buchhalterische Erfassung der Tagessummen der Bareinnahmen für den Medikamentenverkauf gibt es grundsätzlich einige von der Finanzverwaltung akzeptierte Möglichkeiten. Eine Erfassung mittels Registrierkasse wäre möglich, ist aber für den Hausapothekenbereich zu aufwändig und daher nicht verbreitet.

Hilfsaufzeichnungen sieben Jahre aufbewahren

Eine gängige Möglichkeit ist laut Goertz der Kassasturz. Dabei werden die Zahlungen eines Tages genau ermittelt. Zur besseren Dokumentation gegenüber den Finanzbehörden empfiehlt Goertz, auf einem eigenen Blatt Papier eine genaue Liste anzufertigen, aus der ersichtlich ist, dass die Zählung der Münzen und Noten exakt erfolgt ist. Eine Trennung auf die verschiedenen Umsatzsteuersätze ist obligatorisch. „Hierbei ist ausdrücklich zu berücksichtigen, dass auch Hilfsaufzeichnungen genauso wie sämtliche Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufzubewahren sind“, betont Goertz. Als dritte Möglichkeit ergibt sich die Ermittlung der Bareinnahmen mittels genauer Aufzeichnung sämtlicher abgegebener Medikamente entweder auf einem eigenen Zettel, einem eigenen Heft oder mittels der vorhandenen Praxis-EDV. In diesem Fall müssten jedoch auch die sich aufgrund der Hilfsaufzeichnungen ergebenden Beträge mit den tatsächlich vereinnahmten Summen verprobt werden, weil sich unter Umständen Differenzen zu Ungunsten des Hausapothekers ergeben. Ein Grund dafür kann sein, dass Medikamente beispielsweise aus so-zialen Überlegungen ohne Bezahlung abgegeben werden bzw. manche Patienten ohne Bargeld die Ordinationen aufsuchen. „Das steht dem Arzt natürlich frei“, so Goertz, „jedoch sollte man sicherstellen, dass das nicht auch noch versteuert werden muss.“

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