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Praxis 24. November 2005

Steuern sparen heißt dokumentieren

Betriebsfeiern und Reisen nimmt die Finanz besonders gern ins Visier – detaillierte Aufzeichnungen zahlen sich aus

„Zwischen Steuerpflichtigen und Finanz tobt ein ewig währender Kampf um die Absetzmöglichkeit von bestimmten Betriebsausgaben, die einen Hauch von Privatcharakter aufweisen“, erinnert Mag. Rudolf Siart, Steuerberater in Wien.

An sich ist die Trennung zwischen betrieblich und privat klar geregelt. Alle Ausgaben, die ihren Ursprung in der Privatsphäre haben und deren Zweck darauf gerichtet ist, können keinesfalls als Betriebsausgaben angesetzt werden. So kommt es immer wieder zu fiskalischen Meinungsverschiedenheiten, beispielsweise bei Firmenfeiern. Jubiläen oder Tage der offenen Tür können laut Siart dann als Betriebsausgabe abzugsfähig sein, wenn eine entsprechende Produkt- und Leistungsinformation über das Unternehmen vermittelt wird und sich diese Firmenwerbung an potenzielle Kunden und Zielpersonen richtet.
In diesem Zusammenhang empfiehlt sich das Aufbewahren einer PowerPoint-Präsentation, die bei der Feier in einer Endlosschleife abgespielt wurde. „Ein Ausdruck dieser Präsentation stellt für die Finanz eine aussagekräftige Dokumentation der gegebenen Leistungsinformation für steuerliche Zwecke dar“, so Siart. Sobald ein Personenbezug offensichtlich sei, liege eine nicht abzugsfähige Repräsentation vor. Der runde Geburtstag des Chefs habe also in der Buchhaltung nichts verloren.
Urlaubs- oder Wochenendreisen sind aus steuerlicher Sicht selbstverständlich der Privatsphäre zuzurechnen. Nach allgemeinen Grundsätzen können aber die Kosten für jene Aus- und Fortbildungsmaßnahmen als Betriebsausgaben behandelt werden, die im Zusammenhang mit der vom Steuerpflichtigen ausgeübten Tätigkeit stehen.

Absetzbare Reisekosten

Absetzbar sind dann die unmittelbaren Kosten wie Teilnahme-gebühren und Kursunterlagen, die Fahrt- bzw. Flugkosten sowie die Verpflegung vor Ort durch Hotelrechnung zuzüglich pauschal 26,40 Euro pro Tag für den „Verpflegungsmehraufwand“. Von großer Bedeutung ist bei diesen Ak-tivitäten laut Siart jedenfalls eine lückenlose und exakte Dokumentation der Aufwendungen. Ein Arzt sollte vor einer derar-tigen Veranstaltung immer abklären, inwieweit das Informationsangebot Inhalte aufweist, die im jeweiligen Fach unmittelbar verwertbar sind oder zumindest grundsätzliches kaufmännisches oder bürotechnisches Wissen vermitteln. Damit stünde einer betrieblichen Geltendmachung der Kosten nichts mehr im Weg. Auch darüber sollten möglichst detaillierte Aufzeichnungen vorliegen, damit die Reise einem „Fremdvergleich“ standhält. „Das bedeutet auch“, so Siart, „dass ein in derselben Branche Angestellter die Nutzung dieses Informationsangebotes gegenüber seinem Arbeitgeber vertreten könnte.“

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