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Praxis 23. November 2005

Regelmäßiges Controlling tut auch Arztpraxen gut

Ordinationen sind durchaus ganz besondere Betriebe. Eine Besonderheit ist die starke Verknüpfung der betrieb-lichen mit den privaten Finanzen.

Ein guter Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung ist in großen Ordinationen, in denen jährlich Millionenbeträge umgesetzt und auch wieder ausgegeben werden, unabdingbar. Unabhängig von der Größenordnung macht es aber grundsätzlich Sinn, ein einfaches Controlling-Instrument zu etablieren. Damit lässt sich meist ohne großen Aufwand regelmäßig überblicken, ob die Entwicklung auch mit der Planung übereinstimmt.

Jahresabschluss als Basis

Ausgangsbasis für derartige Maßnahmen sind die steuerlichen Unterlagen, also der letzte Jahresabschluss sowie, wenn möglich, die Auswertungen der laufenden Buchhaltung. Aus dem alten Jahresabschluss lässt sich eine Planung für das laufende Jahr erarbeiten, Neueinstellungen, Investitionen oder andere das Ergebnis beeinflussende Ereignisse können darin eingebunden werden. Daraus ergibt sich eine Summe an Einnahmen und Ausgaben bzw. ein steuerlicher Gewinn mit allen Konsequenzen wie Nettoeinkommen und Einkommensteuerlast. Ausgestattet mit diesen Planwerten ist es eine leichte Übung, monatliche Geldflüsse zwischen den verschiedenen Konten herzustellen und den Kontostand daraufhin zu überwachen, ob sich die Planung auch einstellt. Wer so arbeitet, braucht die laufende Buchhaltung nicht zur Kontrolle.

Gefahr Finanzloch

Ein Beispiel: Mit einem Jahresumsatz von 200.000 Euro und jährlichen Kosten von 100.000 Euro kommt ein Arzt bei 15.000 Euro Abschreibung/Kredittilgung auf eine Steuerlast von 35.000 Euro und ein Nettoeinkommen von 50.000 Euro pro Jahr. So müssen lediglich noch die Geldflüsse eingestellt werden. Mit etwa 4.200 Euro monatlich ist dieser Arzt privat limitiert. Wenn er sich nicht wie ein Gehaltsempfänger an diese Vorgabe halten kann, produziert er irgendwo ein Finanzloch. Speziell bei größeren Investitionen, wie privatem Hausbau, ist eine Planung samt Kontrolle wichtig. Dies gilt aber auch abseits des betrieblichen Bereichs, z.B. bei der Rückführung von Betriebskrediten. Die steuerliche Situation hat dafür gesorgt, dass betriebliche Kredite zumeist endfällig und mit längerer Laufzeit abgeschlossen werden, als die angeschafften Wirtschaftsgüter an Nutzungsdauer hergeben. Das muss nicht unbedingt schlecht sein, gehört aber zumindest einmal jährlich überwacht und hinterfragt: Stimmen die seinerzeit prognostizierten Ablaufleistungen mit der aktuellen Entwicklung am Tilgungsträger überein? Falls nicht, wie kann man gegensteuern? Viele Ärzte sind jedenfalls auch damit überfordert, horrende Schulden zu haben, die im Laufe der Jahre nicht weniger werden. Andererseits ist der „typische Versicherungsordner“ eines Arztes auch für Fachleute schwer zu erkunden, da sich im Laufe der Jahre viele Polizzen und Anpassungen angesammelt haben, die in aller Regel auch aus verschiedenen Quellen stammen. Unbedingt anzuraten ist daher eine jährliche Analyse aller Polizzen, um die Situation in der Gesamtheit zu betrachten. Nicht zuletzt sollte auch der gesamte Bereich der privaten Ansparung in die Analyse miteinbezogen werden, da für jeden einmal unbarmherzig die Zeit der Versorgungslücke im Ruhestand kommen wird.

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