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Praxis 21. November 2005

Ein „Cockpit“ zeigt den Praxiserfolg

Ein Wiener Internist hat gemeinsam mit einem Experten ein EDV-Programm entwickelt, das Abläufe in der Ordination erfasst und tagesaktuell auswertet. Großes Augenmerk wurde darauf gelegt, dass die im Bildschirm-Cockpit präsentierten Analysen jederzeit eine kurzfristige Kurskorrektur ermöglichen.

Ärzte behandeln und betreuen ihre Patienten bestmöglich. Dazu sind medizinisches Wissen, Können und Erfahrung notwendig. „Genauso ist aber erforderlich, dass das Unternehmen Ordination wirtschaftlich floriert, denn ohne die Ordination gibt es auch keine Behandlung der Patienten“, sagt Betriebswirt und Systemanalytiker Gunter Vogt von der Dr. Miro Urlicic GmbH. Außerdem muss der Arzt auch über die notwendige Freizeit zur persönlichen Erholung verfügen. Der Schlüssel zur Lösung ist für Vogt effizientes Controlling. Damit kann rein intuitives Verhalten in der wirtschaftlichen Führung einer Ordination vermieden werden. Der Einsatz verschiedener Instrumente und Methoden ermöglicht zielorientierte Entscheidungen.
Damit kommt Betriebswirtschaft ins Spiel. Diese beschäftigt sich, vereinfacht gesagt, mit Erträgen, Kosten und Zeit. „Keine dieser drei Komponenten ist schicksalhaft“, so Vogt. Durch das Wirken des Arztes und den Einsatz der Mitarbeiter werden Erträge erwirtschaftet, aber auch Kosten und Zeit verbraucht. Die Betriebswirtschaft beschäftigt sich mit diesen drei Faktoren und stellt Methoden und Werkzeuge zur Verfügung, um sie zu planen und zu steuern und damit zu beeinflussen.
Streng genommen, beschäftigt sich jeder Arzt schon lange mit betriebswirtschaftlichen Themen und wird diesbezüglich auch vom Steuerberater, der Hausbank oder Versicherungsspezialisten beraten. In den seltensten Fällen fließen diese Überlegungen aber in den Ordinationsbetrieb ein. Um den wirtschaftlichen Zustand der Ordination beurteilen zu können, werden nur wenige Kennzahlen benötigt. Das sind laut Vogt die Anzahl der Patienten pro Zeiteinheit (Quartal), der Ertrag pro Patient (Was erhalte ich pro Krankenschein oder wie hoch ist die Privatrechnung?) und die Kosten der Ordination pro Zeiteinheit: „Diese Kennzahlen werden allerdings möglichst tagesaktuell benötigt. Die Subtraktion der laufenden Kosten von den laufenden Erträgen ergibt den aktuellen Gewinn.“
Um effizient steuern zu können, benötigt man ein Ziel, das durch Planung beschrieben wird. Rechtzeitig innerhalb einer laufenden Periode, z.B. das Kalenderjahr, wird deshalb beschrieben, wie sich diese Werte am Ende der Folgeperiode darstellen sollen. Anhand des in der Planung ausgewiesenen Gewinns können Entscheidungen über die Höhe der möglichen Investitionen und der Privatentnahmen getroffen werden. Durch Vergleich der Plan-Kennzahlen mit den aktuellen Werten wird Gleichklang oder Abweichung festgestellt. Nun gilt es, den Grund der Abweichung zu ermitteln und mit geeigneten Maßnahmen gegenzusteuern.

Controlling erfolgt permanent im Hintergrund

Was so einfach klingt, ist in der Praxis oft kompliziert. Dieses Problem hat ein Wiener Internist erkannt und zusammen mit Vogt ein EDV-Programm entwickelt, das ein Controlling problemlos ermöglicht. „Ganz großes Augenmerk wurde bei der Entwicklung darauf gelegt, dass die Ermittlung von Daten und Informationen ohne manuelle Eingaben quasi im Hintergrund erfolgt“, so Vogt.

Das Programm baut auf der Erkenntnis auf, dass ein Patient beim Besuch der Ordination betriebswirtschaftliche Spuren hinterlässt: er nutzt Ressourcen wie Arbeitszeit, medizinisches Gerät, Betriebsmittel oder Infrastruktur und generiert dabei Erträge (Kassenleistungen und Privatliquida­tionen). Diese Spuren werden im EDV-Programm automatisch registriert, mit vorgegebenen Planwerten verglichen und Abweichungen dargestellt. In Kombination mit ausgefeilten Prognose-Systemen lassen sich mehrere Aspekte analysieren: Welchen Aufwand und Ertrag hat die Ordination heute? Wie werden sich Aufwand und Ertrag in Zukunft darstellen? Welche Faktoren beeinflussen Aufwand und Ertrag und wie können diese Faktoren verändert werden?

Darstellung mittels „Cockpit“

Natürlich stecken komplexe Zusammenhänge hinter diesen Aussagen. Daher musste eine Darstellungsmöglichkeit gefunden werden, die klar ersichtlich ist. Das Ergebnis wird als „Cockpit“ bezeichnet. So wie ein Flugzeug dem Piloten ständig aktuelle Informationen über Position, Richtung und Geschwindigkeit gibt, macht es auch „Cockpit“ für die Ordination. „Da das System in den Arbeitsablauf der Ordination eingebettet ist und mit dem Verwaltungssystem kommuniziert, entstehen die Grunddaten praktisch automatisch, ohne Eingabeaufwand durch die Mitarbeiter“, erklärt Vogt. Grundsätzlich kann kein Ziel ohne eine entsprechende Planung definiert und erreicht werden. Ausgehend von dieser Prämisse wurden dem System Planungs-elemente mitgegeben, so dass der Ordinationsinhaber ermitteln und festlegen kann, wohin die Reise in Zukunft gehen soll. „Im Cockpit hat man diese Planlinien stets vor Augen“, betont Vogt, „sieht auch, weshalb der momentane Kurs vom Ziel abweicht und was verändert werden muss, um wieder auf die Planlinie zu kommen.“ Das Programm ist für alle Ordinationsgrößen geeignet. Für große, investitionsintensive Praxen sowie Praxisgemeinschaften ist es jedoch laut Vogt nahezu unverzichtbar. Voraussetzung für den Betrieb ist, die Ordination als Bestellordination mit Terminvereinbarung zu führen bzw. der Wille, ein derar-tiges System einzuführen. Damit gerüstet, wird es dem Arzt leichter möglich sein, die Ordination auch in der zunehmend rauer werdenden See der gesundheits- und kassenpolitischen Gegebenheiten sicher und auf das Ziel gerichtet zu steuern.

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