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Ticktack: Mit einem durchdachten Zeitmanagement kann die knapp bemessene Zeit in einer Arztpraxis optimal genutzt werden.
 
Praxis 7. Februar 2017

Gesunde Härte im Umgang mit Zeitfressern

Expertenbericht. Der Chef einer Arztpraxis muss streng sein, sonst kommt er ins Schleudern. Anrufe zwischendurch und ständiges Pendeln zwischen Behandlungsraum und Empfang muss man abstellen, sonst leidet am Ende das Privatleben.

Der Tag sollte 34 Stunden, die Woche zehn Tage, das Monat 40 Tage haben: Stets bleibt zu wenig Zeit für zu viele Aufgaben. In einer Arztpraxis macht sich dieser Umstand bemerkbar, wenn das Zeitmanagement vernachlässigt wird oder von vornherein ignoriert wurde. Die Folge: unzufriedene Patienten, unglückliche Mitarbeiter, Chaos und Hektik in der Praxis – und der Arzt selbst kann sich bei seiner Arbeit nicht mehr auf das Wesentliche konzentrieren – von einer guten Balance zwischen Beruf- und Privatleben ganz zu schweigen.

Zeitmanagement gehört zur Grundausbildung

Das Kernproblem: In vielen anderen Berufen gehört richtiges Zeitmanagement mit seinen Unterdisziplinen Analysieren, Planen, Delegieren und Organisieren zur Grundausbildung, wird dann auch im Job selbst von Beginn an vermittelt oder nach und nach erlernt. Viele Ärzte hingegen müssen erst auf denkbar unangenehme Art und Weise erfahren, wie wichtig ein gutes Abschneiden in diesem Fach sein kann.

Ein Beispiel: Wenn spätabends noch über lästigen Belegen gebrütet wird oder das Privatleben wegen liegengebliebener Aufgaben mehr und mehr schmerzliche Einschnitte erfährt, ist es höchste Zeit, sich ein paar Gedanken über das Zeitmanagement zu machen. Dr. German Quernheim ist Experte für die Organisation von Arztpraxen. Der deutsche Pflegewissenschaftler hat mehrere Ratgeber zu diesem Thema verfasst (unter anderem „Arbeitgeber Patient: Kundenorientierung in Gesundheitsberufen“, Springer 2010, „Wartesituationen professionell managen“, Hogrefe 2017).

Es geht schon mit einem Minus los

Er sieht das Verplanen der gesamten Behandlungszeit als ursächliches Problem. „Manche Praxisinhaber starten in der Regel zu Beginn schon mit Minus-Minuten, weil Sie zu spät zum Behandlungsbeginn erscheinen“, sagt Quernheim. Das persönliche Zeitmanagement der Ärzte selbst sei nicht immer optimal. Einer der Gründe dafür ist das Setzen von falschen Prioritäten. Beispielsweise werde oft für Pharmareferenten oder private Gespräche mehr Raum zugestanden als geplant – die Folge sind längere Wartezeiten für alle.

Die bittere Wahrheit ist, dass ohne eine gewisse Strenge gegenüber sich selbst und gegenüber anderen kein gutes Zeitmanagement möglich ist. Wenn Patienten zu mehr oder weniger interessanten Erzählungen ihrer letzten Urlaube ansetzen, bleiben wertvolle Minuten liegen.

Disziplin ist das Um und Auf

Aber auch gegenüber sich selbst brauchen Ärzte Disziplin – die wichtigste Eigenschaft überhaupt, damit Arbeitsstunden gut eingeteilt werden. Ein straffer Ablauf wird torpediert, wenn nicht öfters „Nein“ gesagt wird, zum Beispiel zu den berüchtigten Zwischendurch-Anrufen.

Ebenfalls wichtig ist eine Analyse der bisherigen Abläufe in der Praxis, denn diese kann helfen, Problempunkte aufzuzeigen: Detaillierte Zeitprotokolle, die über einen bestimmten Zeitraum geführt werden, geben eine Übersicht über tatsächliche Behandlungsdauer, Wartezeiten und Zeitaufwand für sonstige Tätigkeiten. Anhand solcher Protokolle wird das Ausmaß oftmals erst ersichtlich.

Weitere Tipps fürs Zeitmanagement

- Personalmanagement. Das ist jene Disziplin im Unternehmen, die besonders eng mit Zeitmanagement verknüpft ist. Mitarbeiter, die genau instruiert werden und Aufgaben eigenständig übernehmen können, sind das Um und Auf in einer funktionierenden Praxis; richtiges Delegieren gehört bekanntlich zu den wichtigsten Eigenschaften einer guten Führungskraft. In diesem Zusammenhang sind regelmäßige, kurze Besprechungen ebenso unverzichtbar wie offene Kommunikation. Ein straffes Meeting – etwa morgens vor der Öffnung der Praxis – kostet vielleicht zehn Minuten, kann aber im Laufe einer Woche eine größere Zeitersparnis bringen.

- Automatisierung. In der Industrie ist es ein großes Schlagwort, in der Arztpraxis spielen Roboter, zumindest derzeit, hingegen noch keine Rolle. Sehr wohl kann aber eine gewisse Automation der Abläufe helfen: Wer übernimmt wann welche Aufgaben, wie wird mit diesem und jenem Patienten umgegangen (Akutpatienten, längere Gespräche, Vorsorge)?

- Realistische Planung. Oftmals werden beispielsweise Pausen bei der Tagesplanung nicht berücksichtigt, die allerdings unverzichtbar sind. Damit entsteht später ein Rückstau, der sich nicht mehr aufholen lässt.

- Freiräume für Akutpatienten einplanen. Laut Quernheim gilt es als Offenbarungseid, wenn Patienten Sätze hören wie „Das wird aber dauern, weil wir Sie einschieben müssen!“. Das entstehe dann, wenn Ambulanzen oder Praxen keine ausreichenden Freiräume einplanen oder die Sprechstunden nach hinten offen sind und Patienten nicht abgewiesen werden können.

- Unnötige Wege vermeiden. „Wo ist denn jetzt wieder das Formular zur Gesundheitsvorsorge?“ Wenn Ärzte ständig zwischen Behandlungsraum und Empfang pendeln müssen, kostet das enorm viel Zeit, in der deutschen Literatur ist vom „Tresen-Tourismus“ die Rede. Besser wäre es, wenn angesichts der vorhandenen Informationen bereits vorher alles bereitgestellt wird – womit wir wieder bei den Themen Kommunikation und Delegieren wären. Selbstständig agierende Mitarbeiter werden die nötigen Unterlagen von vornherein organisieren.

Die Technik nutzen

Moderne IT kann helfen. Mit Programmen zur Terminvergabe und –planung kann die Arbeit in der Praxis erleichtert werden. Es gibt auch Systeme, mit deren Hilfe die Patienten nicht in der Praxis warten, sondern kurz vorher verständigt werden, wenn sie drankommen. Damit verstopfen sie nicht die Praxis und sind entspannter. Quernheim sagt: „Unzufriedene Patienten posten ihre Erfahrungen zunehmend im Internet, desolates Wartemanagement spricht sich schnell herum.“ Es droht ein Rückgang der Umsatzzahlen. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, Beschwerden von Patienten ernst zu nehmen und daraus zu lernen. Es dürfte nur ein schwacher Trost oder eine dürftige Ausrede sein, dass es in anderen Praxen oftmals nicht weniger chaotisch zugeht als in der eigenen. Zeitmanagement ist definitiv ein wichtiger Faktor, auch für den Arzt selbst macht sich ein striktes Vorgehen bezahlt – zum Beispiel in Form von, zumindest ein wenig, mehr Freizeit und weniger Stress in der Praxis. Die wichtigste Erkenntnis bei jedem Schritt in Richtung verbessertes Zeitmanagement lautet nämlich: Ein Tag hat eben nur zwölf Stunden, eine Woche selbst bei allergrößter Anstrengung stets nur sieben Tage. Höchste Zeit, das Beste draus zu machen.

Höchste Zeit für ein Buch

Ein Buch über die eigenen Aktivitäten führen– das ist für die amerikanische Zeitmanagement-Expertin Elizabeth Grace Saunders eine der wichtigsten Voraussetzungen für einen besseren Umgang mit der Arbeitszeit. Wer also über einige Wochen oder zumindest Tage seinen Tagesablauf notiert, bekommt Aufschluss über sein Verhalten und seine Fehler.

Auch Apps zur Zeiterfassung wie etwa „Time Track“ können helfen.


Robert Prazak

, Ärzte Woche 6/2017

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