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Praxis 25. November 2005

Fortbildungseifrige Ärzte sollten Reisetagebuch führen

Bei Seminaren, Kongressen und Tagungen besteht eine schmale Grenze zwischen privater und betrieblicher Veranlassung. Gute Steuerberater empfehlen deshalb eine „übergenaue“ Dokumentation der getätigten Bildungsmaßnahmen.

Grundsätzlich sollte ein Kursprogramm zumindest so dicht angelegt sein, dass eine ganztägige Aus- oder Fortbildung glaubhaft gemacht werden kann. Das Able-gen einer Seminar- oder Tagungsbestätigung bei den Buchhaltungsunterlagen ist eine unabdingbare Voraussetzung für die betriebliche Geltendmachung aller mit einer Seminarreise verbundenen Kosten. Wird für eine Informationsveranstaltung eine Pauschalrechnung (für Flug, Hotel, Veranstaltung, Verpflegung) bezahlt, dann sollte überschlagsmäßig ein Check durchgeführt werden, inwieweit bei einer Aufgliederung in die einzelnen Rechnungspunkte die Richtsätze der Finanzverwaltung eingehalten werden. Siart empfiehlt, auf jeden Fall immer alle Rechnungen und Seminarunterlagen bei den Buchhaltungsunterlagen aufzubewahren. Alle Aufzeichnungen sollten auch sehr genau geführt und dokumentiert werden, ein „Reisetagebuch“ kann in diesem Zusammenhang sehr hilfreich sein.

Mitreisende Familienmitglieder sind Privatvergnügen

Im Zusammenhang mit einer Seminarreise anfallende Kosten, die nachweislich nicht betrieblich veranlasst sind, können laut Siart auch nicht betrieblich geltend gemacht werden: „Werden beispielsweise nach Beendigung eines Seminars einige Tage am Seminarort ‚angehängt’, dann stehen für diesen Zeitraum weder die gängigen Pauschalen zu, noch können tatsächliche Verpflegungs- und Nächtigungskosten für das Unternehmen eines Arztes verwertet werden.“ Selbstverständlich fallen auch die Reisekosten für mitreisende Familienmitglieder voll in den privaten Bereich eines Arztes. Sollen auch die Kosten für Fa-milienmitglieder betrieblich verwertet werden, sind einige Punkte zu beachten. Die Familienmitglieder müssen einen bestimmten Bezug zwischen Seminarinhalt und in der Ordination ausgeübter Tätigkeit nachweisen können. Strenger „Fremdvergleich“ bei angestellten Angehörigen Hier geht die Finanzverwaltung sehr streng vor und legt immer einen „Fremdvergleich“ an. Dabei wird geprüft, ob ein anderer im Unternehmen angestellter Mitarbeiter ebenfalls in den Genuss eines solchen Seminars gekommen wäre. Darüber hinaus kommt laut Siart eine betriebliche Nutzung der Seminarkosten nur dann in Betracht, wenn das betreffende Familienmitglied im Rahmen eines Gesamtkonzepts in die Ordination des Arztes eingebunden ist. Das bedeutet, dass die betreffende Person entweder selbst Unternehmer ist und im Rahmen von Werkverträgen für die Ordination tätig wird oder im Betrieb eines Arztes angestellt ist. Speziell bei einem bestehenden Dienstverhältnis eröffnen sich zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten: Betrieblich absetzbare Ausbildungskosten von Arbeitnehmern oder Dienstreisen, die vom Arbeitgeber bezahlt werden, aber auch die Nutzung steuerlicher Absetzposten wie beispielsweise ein Bildungsfreibetrag. Man sollte durchaus auch an die Möglichkeit denken, einschlägige Studiengebühren seines in der eigenen Ordination angestellten Kindes als Betriebsausgabe zu berücksichtigen.

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