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Praxis 17. August 2005

Personalkosten im Zaum halten

Eine durchschnittliche Allgemeinpraxis ohne Hausapotheke gibt etwa 20 Prozent des Umsatzes für Personal aus, Fachärzte üblicherweise etwas weniger. Auffällige Abweichungen sollten nicht auf die leichte Schulter genommen werden.

Die angenommenen 20 Prozent Personalkosten entsprechen fast schon der Größenordnung des Nettoeinkommens des Ordinationsinhabers. Vielen Ärzten ist aber nicht bewusst, wie sich diese Kostenposition zusammensetzt. Bleiben wir bei einem Durchschnittsarzt mit 200.000 Euro Jahresumsatz und 40.000 Euro Personalkosten. Wenn man berücksichtigt, dass etwa 30 Prozent vom Gehalt an Lohnnebenkosten anfallen und die Gehälter samt Nebenkosten 14 Mal pro Jahr zu bezahlen sind, ergibt sich ein Kostenfaktor von 18,2 eines einzigen Bruttogehalts pro Mitarbeiter und Jahr. In unserem Beispiel werden also nicht 40.000 Euro an Gehältern ausgezahlt, sondern nur knapp 30.000 Euro. Die monatlichen Gehaltszahlungen belaufen sich auf 2.200 Euro, beispielsweise für zwei Mitarbeiterinnen mit je 1.100 Euro.

Verfälschte Werte durch Mit-arbeit naher Angehöriger

Zunächst sollte die Relation zwischen Personalkosten und Umsatz in der Ordination ermittelt werden. Die 20 Prozent sind ein Richtwert für Allgemeinmediziner ohne Hausapotheke, gut organisierte Ärzte schaffen auch Werte von 15 Prozent. Wenn der Anteil über 25 Prozent klettert, sind die Ursachen zu erfragen. Möglicherweise liegt in solchen Fällen ein Problem vor. Fachärzte haben üblicherweise eine geringfügig höhere Personalintensität, bei Hausapothekern muss man den damit erzielten Umsatz heraus rechnen, um vergleichbare Werte ermitteln zu können. Doch wo liegen die typischen Ursachen für zu hohe Werte beim Personaleinsatz? Der Klassiker für verfälschte Werte im Bereich Personalkosten sind Anstellungsverhältnisse naher Angehöriger. So ist es in schätzungsweise einem Viertel aller Ordinationen in Österreich üblich, den Lebenspartner zu beschäftigen. Das Gehalt wird aber oft irgendwie bemessen und hat mit der Arbeitsleistung manchmal nichts zu tun.

Finanzamt hinterfragt jetzt die Kennzahlen

Die Spielarten sind vielfältig: Von der Arztgattin, die eigentlich nicht mitarbeitet, aber trotzdem ein Gehalt bezieht, bis zur Partnerin, die Vollzeit mitarbeitet, aber nur vergleichsweise gering verdient. Letzteres optimiert natürlich die Kennzahl Personalintensität, und Ersteres lässt sie grob in den negativen Bereich ausschlagen. Aber Vorsicht: In solchen Fällen kann sich auch die Finanz dafür interessieren. Seit heuer gibt es ja die Möglichkeit, solche Kennzahlen zu vergleichen und zu hinterfragen. Das gilt auch für Verwandte, die nur pro forma in den Ordinationen beschäftigt werden.

Strukturen überprüfen

Ein Abweichen von der Norm kann auch strukturelle Gründe haben: schlechte Organisation, mangelhaftes Bestellsystem oder schwerfällige Strukturen. Wer seine Ordination immer auf Volllastbetrieb eingestellt hat, muss auch volle Personalkosten zahlen, wenn wenig los ist. Wie oft sieht man das komplette Ordinationsteam unausgelastet in solchen Zeiten in der Ordination sitzen?

Sparfaktor Lohnnebenkosten

Wer auch das in seiner Ordination überprüft hat, kann sich Gedanken machen, wie sich ohne Stundenreduktion oder Entlassungen noch weitere Kosten sparen lassen. Hier führt der Weg oft über die Lohnnebenkosten. Eine Möglichkeit, den Mitarbeitern gleich viel zukommen zu lassen und trotzdem bei den Lohnnebenkosten zu sparen, ist die betriebliche Altersvorsorge als Lohnbestandteil. Die Grenze für diese Möglichkeit liegt normalerweise bei zehn Prozent des Jahreseinkommens des Mitarbeiters. Eine andere Möglichkeit ist die „kleine Lebensversicherung“. Bis zu 300 Euro pro Jahr kann der Arzt für Angestellte in eine Lebensversicherung einzahlen und diesen Betrag steuerlich absetzen, ohne dass die Mitarbeiter dafür Steuern zahlen müssen. Eine sehr unkonventionelle Möglichkeit gibt es bei Sachbezügen, beispielsweise Firmenautos. Hier kann das Einsparpotenzial enorm sein, Verträge sollten aber unbedingt in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erstellt werden.

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