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Praxis 17. August 2005

Gute Planung ist der halbe Erfolg

Wer noch 2005 zu seinem Erfolgsjahr machen will, braucht einen Jahreszielplan. Dieser ist für die Ordination und für die Mitarbeiter mit Abstand die wichtigste Orientierungshilfe und Motivationsquelle für die tägliche Arbeit.

Sind Ärzte Unternehmer? „Falls ja, würden sie wissen, dass Unternehmenserfolg Planung braucht“, so Harald Kuttner, Unternehmensberater in Wien. „Der Zielplan für eine Ordination zieht sich wie ein roter Faden durch das Jahr. An ihm müssen sich alle Aktivitäten orientieren.“ Im Gegensatz zu den längerfristigen Visionen beschreibt der Jahreszielplan die machbare Realität in messbaren Größen. Außerdem sollte er konkrete Unternehmensziele enthalten, aus denen sich klare Handlungsvorgaben ergeben.

Keine Ziele ohne Visionen

„Diese Jahresziele müssen natürlich aus den längerfristigen Zielen der Ordination beziehungsweise des Arztes abgeleitet werden – vorausgesetzt, man hat welche und bewegt sich nicht wie ein Hamster ohne Ausweg im Rad der Kasse“, meint Kuttner. Beim Erarbeiten des Jahreszielplanes sollte die Vision einfließen, wo sich die Ordination in fünf oder sieben Jahren befinden soll. Dies setzt zunächst eine Situations-analyse voraus. Kuttner: „Man sollte prüfen, wo die Ordination aktuell steht und welche Stärken, Schwächen und Chancen vorhanden sind.“ Dabei seien auch die Mitarbeiter gefragt. Diese wissen am besten, wo es nicht so richtig läuft. „So erfährt der Arzt direkt, wenn die Dienstleistungsqualität nicht stimmt, wenn sich Patienten beschweren, wenn Arbeitsabläufe besser aufeinander abgestimmt sein müssten oder wenn bestimmte Aufgaben bestimmte Qualifizierungsmaßnahmen erfordern“, präzisiert der Unternehmensberater. Diese Erfahrungen und Anregungen sind bei der Entwicklung des Jahreszielplans Gold wert. Die Ziele können vielfältig gesteckt werden: Will man mehr Umsatz oder Gewinn machen? Will man seine Marktposition stärken? Will man sich in Sachen Angebot oder Dienstleistungsqualität weiter entwickeln?

Schwammige Aussagen sind fehl am Platz

Doch Überlegungen allein sind nichts wert, wenn nicht projektiert und kontrolliert wird. So sollte für jedes der Jahresziele auch beschrieben werden, welcher Nutzen daraus für welche Zielgruppe oder sich selbst resultiert. „Schriftlichkeit“ ist laut Kuttner oberstes Gebot: „Man sollte einen detaillierten Jahreszielplan aufstellen, der alle einzelnen Ziele, die Verantwortlichen und Termine enthält.“ Schwammige Aussagen und schillernde Absichtserklärungen sind fehl am Platz. „Klare, nachvollziehbare Ziele sollten formuliert werden, von deren Sinn und Notwendigkeit auch die Mitarbeiter überzeugt sind“, regt Kuttner an. An konkreten, nachvollziehbaren Zielen könne man sich und sein Handeln ein Jahr lang messen. Dann habe jeder in der Ordination eine klare Orientierung, wo es langgehe.

Auf Störungen vorbereitet sein

Teil der Planung sollte auch der Weg zu den Zielen sein. „Beschreiben Sie, wer und was be-nötigt wird, um jedes einzelne Ziel zu erreichen“, empfiehlt Kuttner. „Auf mögliche Störungen und Hindernisse sollte man vorbereitet sein.“ Der Arzt muss nicht alle Details des Jahreszielplanes selbst erarbeiten. „Legen Sie Verantwortlichkeiten für einzelne Punkte fest und überlassen Sie den Zuständigen dann auch die Detailplanung“, rät Kuttner. „Richtig angewendet, schafft eine Jahreszielplanung jedenfalls neue Erfolgspotenziale für die Ordination bei gleichzeitiger Steigerung der Mitarbeitermotivation.“

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