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Praxis 17. August 2005

Wo sind denn die Belege?

Das erste Quartal 2005 ist vorbei. Wer seine Buchhaltung nicht laufend auf Vordermann bringt, könnte jetzt mit der fieberhaften Suche nach Belegen eine Menge Zeit verlieren.

In mancher Ordination ist Ordnung Nebensache. Das rächt sich beispielsweise dann, wenn wieder Belege zum Steuerberater sollen. Hektisch werden die Schubladen entleert und schließlich alle ergatterten Unterlagen weitergeleitet – in der Hoffnung, auch wirklich alle gefunden zu haben. Geordnet oder nicht spielt keine wesentliche Rolle, glauben oft auch Ärzte, der Steuerberater wisse ja am besten Bescheid, wie man mit Belegen umgeht. Laut Mag. Manfred Kenda von der Steuerberatungskanzlei „Die Steuerberater“ in Klagenfurt kann das teuer werden: „Werden vom Steuerberater Stundensätze zur Abrechnung gebracht, muss natürlich ein Mehraufwand seitens der Kanzlei verrechnet werden.“ Außerdem bestehe eine geringere Gefahr, dass Belege einfach vergessen oder verloren werden, wenn die Aufbewahrung mit einfachen Mitteln konsequent durchgeführt wird. „Damit wird es auch für den Arzt einfacher und weniger zeitaufwändig, er macht nicht nur dem Steuerberater das Leben leichter“, so Kenda. Die „Tricks“ für ideale Belegablage sind leicht erklärt. Man unterscheidet grundsätzlich zwei Belegkreise, Barbelege und Bankbelege. Alle baren Einkaufsbelege werden am besten nach Datum aufsteigend in einem eigenen Ordner täglich abgelegt. Als Einnahmen-Ausgaben-Rechner ist man nicht verpflichtet, ein Kassabuch zu führen. Aus Kontrollzwecken ist es jedoch manchmal ratsam, Aufzeichnungen über die Entnahmen und Einzahlungen der Handkassa zu führen. Werden Privathonorare ausgestellt, so sind diese laufend zu erfassen. Das kann sehr einfach in einem Schulheft unter Angabe von Datum, Namen und Honorar erfolgen. Kopien der Honorarnoten sollten laut Kenda auf alle Fälle vorhanden sein. Am Monatsende braucht man nur die Bareinzahlungen zusammenzuzählen und in einem Betrag zu verbuchen. Sind die bar bezahlten Honorare im verwendeten Ordinations-EDV-Programm ersichtlich, müssen diese mit der Buchhaltung übereinstimmen. „Es handelt sich dabei um so genannte ‚Grundaufzeichnungen’, die im Falle einer Betriebs-prüfung auch elektronisch vorgelegt werden müssen“, so Kenda.

Bankauszüge möglichst lückenlos aufbewahren

Bankauszüge sollten lückenlos aufbewahrt werden. Nur so ist gewährleistet, dass in einer Ordination mit entsprechendem Volumen eine ordnungsgemäße Buchführung vorhanden ist und es im Rahmen einer Betriebsprüfung zu keinen Komplikationen kommt. Die Ablage der Bankbelege erfolgt aufsteigend. Dabei ist es wichtig, dass jeder Position auf dem Bankauszug eine Bedeutung zugeordnet werden kann. Gibt es Positionen, für die kein Beleg vorhanden ist, sollten handschriftliche Anmerkungen angebracht werden, die den jeweiligen Betrag erklären.„Werden für die Bezahlung von Honorarnoten Erlagscheine ausgegeben, so kann mit einfachen Mitteln ein effizientes Mahnwesen eingerichtet werden“, regt Kenda an. Man benötigt dafür einen Ordner mit zwei Rubriken. Wird einem Patienten eine Honorarnote ausgehändigt, so kommt die dazugehörige Kopie in die Rubrik „offene Rechnungen“ unter dem jeweiligen Buchstaben. Bei Zahlungseingang am Konto wird die entsprechende Rechnung dem Ordner entnommen, die Bankauszugsnummer darauf vermerkt und in die Rubrik „bezahlte Rechnungen“ eingereiht.

Zahlungserinnerung in Betracht ziehen

Mit dieser Methode stellt man ziemlich schnell fest, welche Rechnungen länger nicht bezahlt wurden. Es bleiben ja nur die noch nicht bezahlten Honorare in der entsprechenden Rubrik „offene Rechnungen“. Wird ein Betrag längere Zeit nicht bezahlt, spricht nichts gegen eine Zahlungserinnerung. Wenn alle Belege auf die vorgeschlagene Art und Weise geordnet sind, kann alles verbucht werden. Selbstbucher werden sich damit sehr leicht tun. Wer derart geordnete Belege dem Steuerberater übergibt, wird sicher in kürzester Zeit und ohne Rückfragen über den letzten Stand der Ordination aus wirtschaftlicher Sicht informiert werden können.

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