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Praxis 17. August 2005

Buchhaltung in eigener Hand

Wie viel wollen Sie für Ihren Steuerberater ausgeben? Die Antwort auf diese Frage hängt unter anderem davon ab, welche personellen und technischen Voraussetzungen Sie in Ihrer Ordination dafür haben. Unsere Experten skizzieren Vor- und Nachteile.

Ärzte sind zur Einnahmen-/Ausgabenrechnung, einer stark vereinfachten Form der Buchführung, berechtigt. Fast jeder Arzt lässt seine Gewinnermittlung auf diese Art anfertigen. Durch die Einfachheit ist auch die Möglichkeit gegeben, ohne großartige Vorkenntnisse einen Teil der Arbeit des Steuerberaters ordinationsintern erledigen zu lassen. Dabei stellt sich lediglich die Frage nach dem Sinn, die eine oder andere Tätigkeit nicht an Fachleute zu deligieren, sondern betriebsintern durchführen zu lassen. Wir haben wieder einmal unsere Expertenrunde gebeten, zu dieser Frage Stellung zu nehmen.

Fritz Bauer
Unternehmensberater, Trofaiach
Tel. 03847/59-00-0
office@bauer-consulting.at

Wir stellen bei selbstbuchenden Ärzten nicht nur eingesparte Kosten fest, sondern im Laufe der Zeit auch einen immer besseren Überblick des Arztes über die Ordinationsfinanzen. Von Steuerberatern wird oft empfohlen, die Buchhaltung auf alle Fälle dort machen zu lassen, natürlich mit zahlreichen Argumenten ausgestattet. Der Grund ist klar: Wer ist schon seines Geldes Feind?
Wer seine Buchhaltung selbst macht, muss zuvor mit dem Steuerberater einiges klären. So muss für jede Arbeit der genaue Zuständigkeitsbereich abgesprochen werden. Es kommt nur allzu häufig vor, dass trotz selbst gemachter Buchhaltung alle Belege nochmals in das Programm des Steuerberaters eingegeben werden. In diesen Fällen wird sich die Summe der Steuerberaterkosten natürlich nicht minimieren. Das verwendete Programm muss den Anforderungen der Finanz genügen. Dafür ist keine teure und hochspezialisierte Lösung notwendig, wie sie in Steuerberatungskanzleien verwendet wird. Dabei ist auch vollkommen unbedeutend, ob die beiden Programme eine geeignete elektronische Schnittstelle haben. Beim Steuerberater kann man problemlos mit Ausdrucken aus dem Programm des Arztes weiterarbeiten.

Mag. Hans-Georg Goertz
Steuerberatungskanzlei
Dr. Scholler & Partner, Wien
Tel. 01/599-22; goertz@scholler.at

Sehr oft stellt sich am Anfang einer Zusammenarbeit von Arzt und Steuerberater die Frage, ob der Arzt Aufgabenteile des Steuerberaters übernehmen kann, um die Kosten zu reduzieren. Grundsätzlich kann bei kleineren Wahlarztpraxen das Selbstbuchen durchaus Sinn machen, wenn die Schnittstelle zum Steuerberater optimiert wird. Die beiden sollten genau vereinbaren, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt die Buchhaltung für den Jahresabschluss zu übergeben ist.

Bei größeren Wahlarzt- oder Kassenarztpraxen erscheint das Selbstbuchen problematisch, da durch den größeren Umfang andere technische Vorraussetzungen, die auch bessere Kontrollen und Auswertungen der Buchhaltung ermöglichen, gefordert sind. Kann eine kleinere Ordination noch als Spesenverteiler oder in einem einfachen Einnahmen-Ausgaben-Programm übersichtlich verarbeitet werden, erscheint bei größeren Ordinationen kein Weg an einem „professionelleren“ Buchhaltungsprogramm vorbeizuführen. Diese Investition kann jedoch erst nach einigen Jahren wettgemacht werden.

Es kommt auch öfters vor, dass auf der einen Seite zwar die Kosten der Buchhaltung eingespart werden, auf der anderen Seite aber wesentlich mehr Zeit und damit höhere Kosten bei der Erstellung des Jahresabschlusses anfallen. Das wirkliche Einsparpotenzial bei den Kosten für den Steuerberater liegt in der Vorbereitung der Belege. Werden diese vom Arzt vollständig und nach System übermittelt, lassen sich die Kosten der Buchhaltung auf ein Mindestmaß reduzieren. Kostenerhöhungen treten nämlich vor allem dann auf, wenn fehlende Unterlagen mehrmals angefordert werden müssen, Belege unklar und Nachbearbeitungen erforderlich sind.

Horst Jünger
Steuerberater, Innsbruck
Tel. 0512/59-859-0; info@juenger.at

Vielfach wird beim Thema „Selbst buchen oder nicht?“ primär die Kostenfrage aufgeworfen. Die Antwort darauf kann nur lauten: Die Buchhaltung außer Haus ist sicher um einiges billiger. In den meisten Fällen wird nämlich ein Steuerbüro die Monatsbuchhaltung um den Betrag eines durchschnittlichen Arztstundenhonorars erledigen. Es erscheint daher schon auf den ersten Blick wirtschaftlich unsinnig, dass sich Ärzte selbst damit abgeben, zumal für eine Monatsbuchhaltung mehrere kostbare Arztarbeitsstunden draufgehen.

Gibt sich ein (Ehe)Partner dafür her, sind in vielen Fällen Frustrationen vorprogrammiert, da die „lästige“ Buchhaltung zusätzlich zu ohnehin schon übernommenen Aufgaben sozusagen das „Tüpferl auf dem i“ darstellt. Familienfremdes Personal will man in der Regel nicht unbedingt mit der Buchhaltung betrauen, da es schließlich doch um höchst vertrauliche Daten geht. Argumente gegen das Selbstbuchen gibt es also genug. Wie schaut es mit möglichen Pro-Argumenten aus? Im Laufe meiner jahrzehntelangen Erfahrung in der Ärzteberatung hat sich eines klar gezeigt: Es fällt nicht wenigen niedergelassenen Ärzten relativ schwer, sich mit ihrem Unternehmertum zu identifizieren. Zur Unternehmerkompetenz gehört aber auch, das Rechnungswesen im Griff zu haben. Das heißt, sich um dessen professionelle Erledigung zu kümmern, über die Zahlen laufend informiert zu sein und erforderlichenfalls notwendige un-ternehmerische Entscheidungen daraus ableiten zu können.

Manche Ärzte sagen uns, dass ihnen das leichter fällt, wenn sie sich um die „Zahlen“ von der Basis – der Buchhaltung – weg selbst kümmern. Ein Musterbeispiel dafür, wie man aus der Not eine Tugend macht. Wichtig ist meiner Meinung nach, dass der Steuerberater insofern flexibel ist, als er den Ärzten in jedem Fall die optimalen „Werkzeuge“ zur Verfügung stellt. Beim Selbstbuchen ist zu Beginn gründliche Einschulung und danach laufende Unterstützung gefragt, bei der Buchhaltung im Steuerbüro sind ärztespezifische aussagekräftige Auswertungen wichtig. Ist das gewährleistet, führen beide Wege nach Rom.

Mag. Manfred Kenda
Die Steuerberater, Klagenfurt
Tel. 0463/511-266-0

Im Rahmen meiner Tätigkeit als Steuerberater wird gerade von Ärzten oft die Frage gestellt, ob sie die Belege selbst buchen sollen und können oder nicht. Es spricht überhaupt nichts dagegen, dass der Arzt die Buchhaltung selbst erledigt. Dabei sind einige grundsätzliche Dinge zu beachten. Erstens muss das verwendete Programm den Anforderungen der Bundesabgabenordnung entsprechen, damit im Falle einer Betriebsprüfung dem Finanzamt die erforderlichen Daten auf Diskette zur Verfügung gestellt werden können. Wird ein einfaches Excel-Programm verwendet oder werden die Aufzeichnungen überhaupt händisch geführt, ergeben sich in der Regel keine Probleme. Eine weitere Voraussetzung ist, dass sich der Arzt das nötige Know-how verschafft. Dies kann in einem Buchhaltungskurs oder einer Einschulung erfolgen. Hauptvoraussetzung für ein gutes Gelingen der Buchhaltung ist meines Erachtens, dass genügend Zeit vorhanden ist und eine gewisse Liebe dafür aufgebracht wird. Soll aus dieser Buchhaltung ein Jahresabschluss werden, ist eine genaue Vorarbeit unerlässlich. Kann dies nicht gewährleistet werden, kommt es zu höheren Kosten für den Jahresabschluss oder möglicherweise zu Problemen bei einer Betriebsprüfung. Der größte Vorteil einer selbst geführten Buchhaltung ist zweifelsohne die Ersparnis. Dies gilt aber nur dann, wenn die Aufzeichnungen korrekt und sauber geführt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass man immer bestens über sein Unternehmen Bescheid weiß und sofort alle Ergebnisse verfügbar sind – vorausgesetzt, dass mit dem verwendeten Programm diese Auswertungen möglich sind. Fehlen diese Grundvoraussetzungen, wird weder der Arzt noch das Finanzamt eine Freude damit haben.

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