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Praxis 17. August 2005

Praxiskosten regelmäßig überprüfen

Um einen Betrieb rentabel führen zu können, sind einige Managementbereiche abzudecken. Zu diesen Bereichen gehört das Kostenmanagement – und das gilt selbstverständlich auch für Kleinbetriebe wie Arztpraxen.

Trotz Sparzwang wird in vielen Ordinationen das Geld immer noch mit beiden Händen zum Fenster hinausgeworfen. Dies geschieht teilweise aus Unwissenheit, aber auch aufgrund unklarer Kommunikation oder aus Ignoranz und Bequemlichkeit. Viele Einsparungsmöglichkeiten in Ordinati-onen werden gerne übersehen. Auffallend ist, dass oft an Cent-beträgen herumgefeilscht wird, während größere Beträge mit vollen Händen ohne Überlegung ausgegeben werden.

Opfer von Betriebsblindheit

Nicht selten werden Einsparpotenziale übersehen, weil bei der Analyse nicht weit genug in die Tiefe vorgedrungen wird. Viele Ärzte sind auch Opfer der so genannten Betriebsblindheit. Außerdem werden, wenn überhaupt, zumeist dieselben Kostenpunkte geprüft. Man gewöhnt sich auch gerne an Dinge, die man nicht aufgeben will. Ein gutes Beispiel dafür sind die Mietkosten. Einmal irgendwo mit der Ordination niedergelassen, wird nie wieder überprüft, ob es im selben Einzugsbereich nicht auch billiger gehen würde. Bei zugekauften Dienstleistungen sollte man sich regelmäßig die Frage stellen, ob nicht etwas mit gleicher Qualität selbst gemacht werden könnte.

Sich nicht in Details verlieren

Grundsätzlich sollten alle Kosten regelmäßig überprüft werden. Dabei ist es zumeist aber nicht Ziel führend, zu sehr auf Details zu schauen. Das einfache Streichen bestimmter Kostenpositionen löst in aller Regel keine Probleme. Sehr viele Ausgabenpositionen in Ordinationen werden als selbstverständlich und daher nicht als Kostenfaktoren gesehen. Mit Lieferanten wird meist nach der erstmaligen Kontaktaufnahme nicht mehr verhandelt. Werden Ärzte mit Hausapotheken beispielsweise über ihre Liefergewohnheiten befragt, kommt üblicherweise die Begründung historisch gewachsener Geschäftsbeziehungen. Kaum jemand weiß über die aktuellen Konditionen Bescheid bzw. überprüft die Vereinbarung.

Lieferpreiserhöhungen ­rechtzeitig vorbeugen

In größeren Unternehmen ist es üblich, ab einer bestimmten Ausgabenhöhe eine „Chefbewilligung“ einzuholen. Warum soll das in Ordinationen nicht auch so gemacht werden? Man sollte niemals abwarten, bis ein Lieferant die Preise erhöht. Wer die Rute ins Fenster stellt, dass er sich auch beim Mitbewerb umhört, kann möglicherweise Lieferanten davon abhalten, eine gewünschte Preiserhöhung zu exekutieren. Es hilft in aller Regel auch nichts, die Einnahmen-/Ausgabenrechnung auf der Suche nach unnötigen Kosten zu studieren. Viel effektiver ist eine gezielte Sichtung vor Ort, beispielsweise durch eine Ordina-tionsbegehung ausschließlich zu diesem Zweck. Diese Maßnahme ist sehr gut geeignet, unnötige Kostenpositionen oder Einsparpoten-zial klar aufzuspüren. Doch das allein bringt noch nichts – ohne manchmal unangenehmes Umsetzen helfen alle gewonnenen Erkenntnisse wenig.

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