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Praxis 17. August 2005

Elektronische Rechnung

EU-Mitgliedstaaten mussten mit Beginn 2004 eine Rechtsgrundlage ausgestalten, damit umsatzsteuerlich anerkannte Rechnungen auch elektronisch versendet werden können.

In Österreich gibt es diese Möglichkeit laut Mag. Klaus Augustin, GfB Innsbruck, bereits seit Beginn des Jahres 2003. Die praktische Anwendung regelt jetzt auch eine Verordnung des Finanzministers. Neben der Zustimmung des Rechnungsempfängers ist erforderlich, dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes gewährleistet werden. Man kann sich daher an einen Zertifizierungsdienst wenden, um sich für die Versendung von elektronischen Unterschriften entsprechend auszustatten.„Im Wesentlichen genügt dafür ein PC mit Internetanschluss sowie ein mehr oder weniger aufwändiges Anmeldungsprozedere bei einem solchen Zertifizierungsdienst“, so Augustin. Danach ist die Verwendung einfach zu handhaben, die Abwicklung kann per E-Mail erfolgen.
Aber auch eine andere Variante des elektronischen Datenaustausches ist möglich, allerdings sind dafür zusätzliche Systemvoraussetzungen erforderlich. Für den Datenaustausch zwischen Käufer und Verkäufer ist entsprechende Kompatibilität der Systeme notwendig, zudem muss ein zusammenfassendes Dokument in Papierform erstellt werden. Für Klein- und Mittelbetriebe wird daher in aller Regel der Weg zum Zertifizierungsdienst die Tür in Richtung e-Business und elektronische Versendung von Rechnungen öffnen. Da es weder bei der inhaltlichen Ausgestaltung der Rechnungsmerkmale noch bei der Aufbewahrungsfrist – diese beträgt nach wie vor grundsätzlich sieben Jahre – spezielle Vorschriften gibt, ist bei elektronischen Rechnungen während der Aufbewahrungsfrist die so genannte „Lesbarmachung“ zu gewährleisten. Das bedeutet, dass die ausgestellten Rechnungen gespeichert bleiben und bei einer Prüfung dem Finanzamt auf Datenträger oder dann ausgedruckt zur Verfügung gestellt werden müssen.

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