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Wer nicht Nein sagen kann, gibt auch Zeitdieben von außen größere Chancen.

 

 
Praxis 8. April 2015

Effektiv arbeiten

Tipps für das Zeitmanagement

Zeit ist zu kostbar, um sie zu verschwenden. Das gilt auch für den beruflichen Alltag. Dort allerdings stellt sich jeden Tag die Herausforderung neu, all das zu schaffen, was man sich vorgenommen hat – und zugleich Unvorhergesehenes zu bewältigen. So mancher, der am Ende des Tages Bilanz zieht, ist unzufrieden mit sich. Denn der Tag verlief anders, als gedacht: Ständige Unterbrechungen ließen es kaum zu, eine Arbeit konsequent zu Ende zu führen, und mit dem Arbeitsergebnis, das letztlich unter Zeitdruck erbracht wurde, ist man auch nicht wirklich zufrieden. Zeitmanagement kann helfen.

Wer regelmäßig beklagt, dass ihm die Zeit zwischen den Fingern zerrinnt, sollte zunächst einmal sein eigenes Verhalten überprüfen. Denn viel Zeit stehlen wir uns selbst, indem wir so handeln, wie wir es immer schon gemacht haben – weil wir es so gewohnt sind oder auch, weil wir uns schwer damit tun, über unseren eigenen Schatten zu springen. Arbeiten aufzuschieben oder Unterbrechungen willkommen anzunehmen, gehören ebenso zu diesen hindernden Verhaltensmustern wie Aktionismus, Streben nach Perfektion, die Neigung zum chaotischen Arbeitsplatz oder die Unfähigkeit, nein zu sagen.

Innere und äußere Zeitdiebe

Die inneren Zeitdiebe sitzen immer mit am Schreibtisch: Wer keine Prioritäten setzt und Aufgaben immer dann erledigt, wenn sie anfallen, gibt Routinetätigkeiten zu viel Raum und kommt selten zum Wesentlichen. Das Gleiche gilt für jene, die alles bis ins letzte Detail ausfeilen und nicht erkennen, dass dieser enorme Aufwand nur geringfügig die Qualität ihrer Arbeit verbessert. Über den unaufgeräumten Arbeitsplatz wiederum muss man keine Worte verlieren: Chaos bedeutet zeitaufwändiges Suchen, das gilt übrigens auch für die Suche nach einer Datei oder einer Website.

Abgrenzen. Mit dem Nicht-nein-sagen-können ist es noch etwas vertrackter. Wer so agiert, kann oftmals auch schlecht delegieren und zieht zu viele Aufgaben an sich, die eigentlich Sache anderer wären. Zugleich haben bei diesen Verhaltenstypen auch Zeitdiebe von außen größere Chancen. Dazu gehört in hohem Maße die Störung durch Telephon, E-Mails, den Mitarbeiter, der den Kopf zur Tür hereinstreckt, um „nur schnell mal“ etwas zu fragen oder unangemeldete Besucher. Bürozeiten sind hier hilfreich sowie das Festlegen bestimmter Zeiten, in denen man uneingeschränkt für das Team ansprechbar ist.

Methoden zum Zeitmanagement

Wer sich dazu entschließt, seine Zeit besser zu managen, das Zeitchaos zu beseitigen und Strukturen zu schaffen, kommt um klare Regeln nicht herum. Sie legen fest, wie die Arbeitszeit eingeteilt und genutzt wird. Am Beginn steht deshalb stets die Definition der Ziele, die es zu erreichen gilt. Wichtig hierbei: Zeitmanagement bedeutet, sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren und nicht einfach nur Zeit zu sparen. Konkret formuliert und am Machbaren orientiert, ersetzen diese Ziele quasi die „guten Vorsätze“: Bis Ende der Woche sind alle Steuerunterlagen zusammengestellt, Anfang Dezember steht die Aktionsplanung für 2016, immer dienstags wird die Teamsi-tzung am Mittwoch vorbereitet.

Das Eisenhower-Prinzip

Eine hilfreiche Methode geht auf den US-General und späteren Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück, der damit seine Soldaten motivierte. Die Eisenhower- (oder auch ABC-)Methode unterteilt die anstehenden Tätigkeiten in die Kategorien A (wichtig und dringend, sind sofort und selbst zu erledigen), B (wichtig aber im Moment nicht dringend, werden terminiert), C (notwendig, jedoch weder wichtig noch dringend und durchaus zu delegieren) sowie D (unerheblich, ob sie erledigt werden, weshalb sie guten Gewissens im Papierkorb landen können).

Sind die einzelnen Tatigkeiten „katalogisiert“, kann das Tagwerk beginnen. Das hilft dabei, Prioritäten zu setzen und die „Dringlichkeitsfalle“ zu vermeiden. Schnappt diese Falle nämlich zu, gewinnen dringende Aufgaben die Oberhand – und die wirklich wichtigen werden vernachlässigt.

Die ALPEN-Methode

Etwa zehn Minuten benötigt das Errichten der ALPEN an jedem Morgen - eine relativ einfache Methode, mit der sich der Tageslauf strukturieren und effektiv planen lasst. Zu Beginn kann das etwas mühsam sein, doch es lohnt sich. Folgendermaßen wird dabei vorgegangen:

A – Aufgaben und Termine notieren, um sich einen Überblick zu verschaffen

L – die Länge der für eine Aufgabe nötigen Zeit einschätzen (schafft das Grundgerüst für die nötige Selbstdisziplin)

P – Pufferzeiten festlegen (nur 60 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit fest verplanen, der Rest steht für Unvorhergesehenes zur Verfügung)

E – Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen (hier kommt die ABC-Methode ins Spiel)

N – Nachkontrolle (am Tagesende Bilanz ziehen, Nichterledigtes auf den nächsten Tag übertragen).

Mutig sein - Der letzte Punkt der Nachkontrolle ist dabei nicht zu unterschätzen: Wer auf seinem ALPEN-Plan bestimmte Aufgaben immer wieder als nicht erledigt findet, sollte erstens sein Zeitmanagement genau überprüfen und zweitens diese Aufgaben einfach einmal streichen.

springer-gup.de, Apotheker Plus 3/2015

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