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Von Mag. Susanne Glawatsch, MEDplan
 
Praxis 10. November 2014

Warum Post nicht gleich Post ist

Steuern in der Praxis

E-Mails an das Finanzamt gelten laut Verwaltungsgerichtshof nicht als formelle Eingabe.

E-Mails sind heutzutage aus dem modernen Büroleben nicht wegzudenken. Nur in seltenen Fällen müssen alte Kommunikationskanäle, wie Brief oder Fax herhalten. Natürlich kann sich auch das Finanzamt diesen Neuerungen nicht verschließen, dennoch werden von dem Amt E-Mails nicht als probates Einbringungsmedium akzeptiert. Der Verwaltungsgerichtshof gibt ihm Recht.

Wie man mit dem Finanzamt kommunizieren darf, ist in der Bundesabgabenordnung (BAO) festgehalten. Demzufolge dürfen Schreiben ans Finanzamt auch telegrafisch, fernschriftlich oder auf Basis einer Verordnung durch automationsunterstützte Datenübertragung eingereicht werden. Eine aktuelle Verordnung aus dem Jahr 2013 besagt, dass eine Einreichung auch mit einem Telefaxgerät zulässig ist. Leider weiterhin nicht akzeptiert ist die Eingabe mittels E-Mail.

Wenn Sie also vorhaben, Anliegen und Beanstandungen, kurzum jede Form von schriftlicher Eingabe per E-Mail ans Finanzamt heranzutragen, dann ist das leider nicht möglich. Sie dürfen zwar Emails für informelle Kontakte mit dem Finanzamt tauschen, nicht aber für formelle Eingaben nutzen.

Bestätigt wird diese Vorgehensweise auch vom Verwaltungsgerichtshof. In einer Entscheidung wurde festgehalten, dass eine Pdf-Datei als Anhang bei einem E-Mail keine ordnungsgemäße Einreichung darstellt. Selbstverständlich dürfen alle schriftlichen Eingaben an das Finanzamt über Finanz-Online (finanzonline.bmf.gv.at) übermittelt werden. Für das Einbringen von Beschwerden ist allerdings eine Beschränkung auf 2.000 Schriftzeichen gegeben und ein Anhang einer (Pdf)-Datei ist nicht möglich.

Obwohl das Faxgerät im normalen Büroalltag schon fast ausgedient hat, hat es in der Kommunikation mit dem Finanzamt nach wie vor einen wichtigen Stellenwert. Viele Eingaben – wie beispielsweise Korrespondenzen, Anfragen, Beschwerden, Stundungs- und Ratenansuchen sowie Aussetzungsanträge – können an das Finanzamt gefaxt werden. Ausgeschlossen von der Übermittlung per Fax sind im Wesentlichen die Einreichung von Steuererklärungen sowie Rückzahlungs-, Umbuchungs- und Überrechnungsanträge; diese haben via Finanzonline bzw. in Ausnahmefällen auf Papier zu erfolgen. Mittels Telefaxgeräten übermittelte Anbringen gelten bemerkenswerterweise erst dann als „offiziell“ eingebracht, wenn die Daten vollständig bei der Behörde eingelangt sind und dort wiedergegeben werden können. Dieser Umstand macht aus dem Sendebericht ein wichtiges Dokument.

Auf Gefahr des Absenders

Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Anträge und andere Anbringen „klassisch“ mit der Post zu übermitteln oder sie persönlich beim Finanzamt abzugeben. Bei Briefsendungen erfolgt die Beförderung der Schriftstücke auf Gefahr des Absenders. Wichtige Schriftstücke sollten Sie daher jedenfalls „eingeschrieben“ abschicken. Zunehmende Bedeutung bei Zustellungen durch das Finanzamt gewinnt das FinanzOnline-System. Wenn bestimmte Steuererklärungen elektronisch eingebracht werden und der Steuerzahler einer elektronischen Zustellung zustimmt, so werden die Jahresbescheide betreffend Einkommen- und Umsatzsteuer sowie Arbeitnehmerveranlagungen elektronisch zugestellt. In diesen Fällen ist zu beachten, dass der Bescheid bereits mit dem Einlangen in Ihrer DataBox und nicht erst mit dem Auslesen als zugestellt gilt. Wenn Sie FinanzOnline nützen, sollten Sie daher Ihre DataBox laufend überprüfen, um unangenehme Säumnisfolgen zu vermeiden.

Mag. Susanne Glawatsch ist geschäftsführende Gesellschafterin der Steuer- und Unternehmens- beratungskanzlei MEDplan.

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