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Von Mag. Susanne Glawatsch, MEDplan
 
Praxis 17. Oktober 2014

Wer hat wie lange gearbeitet?

Steuern in der Praxis

Als Ordinationschef müssen Sie korrekte Arbeitszeitaufzeichnungen führen.

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter aufgezeichnet werden. Und zwar nicht nur für Vollzeitbeschäftigte, sondern auch für Geringfügig- und Teilzeitbeschäftigte.

Als Ordinationsbetreiber sind Sie dazu verpflichtet, für jeden einzelnen Mitarbeiter die Normal- und Überstunden sowie die genauen Pausenzeiten pro Tag aufzeichnen. Wichtig ist, dass nicht nur die Summe der täglichen Stundenanzahl aufgeschrieben wird, sondern die tatsächlichen Zeiten, in denen gearbeitet wurde (z. B. 8 – 12 Uhr).

Zusätzlich müssen auch noch folgende Daten erfasst werden:

• (Block)Nachtarbeit (ab 19 Uhr)

• Überstunden

• Feiertagsstunden/Ruhezeiten

• Urlaube

• Krankenstand

• Freie Tage

• Salden von Arbeitsstunden

• Resturlaub

Sollten Sie die Ansicht vertreten, dass Sie durch die Erstellung des Dienstplans Ihrer Dokumentationspflicht nachgekommen sind, unterliegen Sie leider einem verbreiteten Irrglauben, denn allein durch den Dienstplan können die Behörden nicht feststellen, ob die Arbeitszeiten auch tatsächlich wie geplant eingehalten wurden. Wichtig ist, dass die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Wir empfehlen, die Arbeitsaufzeichnungen vom Dienstnehmer unterschreiben zu lassen.

Welche Aufzeichnungen sind vom Dienstgeber zu machen?

Für jeden Arbeitnehmer ist ein eigenes Lohnkonto zu führen - auch für beschränkt Steuerpflichtige, geringfügig Beschäftigte und lediglich vorübergehend beschäftigte Mitarbeiter. Mit dem Lohnkonto sind auch die zugehörigen Unterlagen aufzuheben, wie etwa die Erklärung zur Berücksichtigung des Alleinverdienerabsetzbetrages und der Ausdruck des Pendlerrechners.

Welche Unterlagen ablegen?

Weitere wesentliche Unterlagen, die der Arbeitgeber aufbewahren muss, sind:

• Dienstverträge und Dienstzettel, Lehrverträge, Betriebsvereinbarungen

• Reisekostenaufzeichnungen und Fahrtenbücher

• Urlaubs- und Krankenstandsaufzeichnungen

• Prüfberichte der letzten Betriebsprüfung

• Branchenspezifische Unterlagen

Aufbewahrt sollten zudem alle Lohnverrechnungsunterlagen, wie etwa Lohnkonten, Stundenlisten und sonstige arbeitsrechtliche Unterlagen.

Sieben Jahre sind Standard

Unterlagen der Personalverrechnung sind grundsätzlich sieben Jahre abzulegen. Die Sieben-Jahres-Frist beginnt mit dem Abschluss des jeweiligen Kalenderjahres. Beispiel: Die Belege des Kalenderjahres 2007 müssen Sie bis Ende des Kalenderjahres 2014 aufheben. Gehen die Unterlagen verloren, darf die Finanz im Zweifel schätzen.

Manchmal auch länger

Es gibt aber Stammdaten, die Sie noch länger aufbewahren müssen. Jeder Dienstnehmer hat Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses bis 30 Jahre nach Austritt. Somit ist bei Personalstammdaten wie Namen der Dienstnehmer, Beschäftigungszeiten, Berufsbezeichnung und Ähnliches eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren zu beachten. Die Unterlagen können sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form aufbewahrt werden.

Mag. Susanne Glawatsch ist geschäftsführende Gesellschafterin der Steuer- und Unternehmens- beratungskanzlei MEDplan.

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