zur Navigation zum Inhalt
© MEDplan
Von Mag. Susanne Glawatsch, MEDplan
 
Praxis 1. April 2014

Anforderungen an das Fahrtenbuch

Steuern in der Praxis

Ein im Excel geführtes Fahrtenbuch ist nicht mehr erlaubt.

Die genaue, lückenlose und detaillierte Fahrtenbuchführung ermöglicht Ihnen, die mit Ihrem Privatauto beruflich gefahrenen Kilometer von der Steuer abzusetzen. Mithilfe des Fahrtenbuches wird ermittelt, welcher Anteil an betrieblichen Fahrten steuerlich geltend gemacht werden kann. Allerdings sorgt es bei fast jeder Betriebsprüfung für zahlreiche Diskussionen.

Das Fahrtenbuch soll grundsätzlich folgende Bestandteile enthalten: 1. Datum und Dauer der Reise, 2. Kilometerstand, 3. Ausgangs- und Zielpunkt, 4. Anzahl der jeweils zurückgelegten Kilometer, 5. Zweck der einzelnen Fahrt (nur für berufliche Fahrten) und 6. Angabe, ob berufliche oder private Fahrt

Vorsicht besser als Nachsicht

Achten Sie darauf, das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form zu führen. Wenn Sie erst am Ende des Jahres das vergangene Jahr „aufarbeiten“, kommt das einem fiskalischen faux pas gleich. Wichtig auch, dass Ihr Fahrtenbuch in gebundener bzw. geschlossener Form geführt wird – eine „Loseblattsammlung“ entspricht nämlich nicht den Anforderungen der Finanzverwaltung. Diese legt nämlich Wert darauf, dass das Fahrtenbuch nicht nachträglich geändert oder ergänzt werden kann.

Aufzeichnungen, die mithilfe eines Computerprogramms erzeugt wurden, werden daher von der Finanzbehörde nur dann anerkannt, wenn keine nachträglichen Veränderungen gemacht werden können. Diese Voraussetzung ist jedoch bei manchen Programmen (wie zum Beispiel Excel) nicht gegeben. Laut einer Entscheidung des Unabhängigen Finanzsenats müssen in diesen Fällen daher noch weitere Anhaltspunkte vorliegen, durch welche die materielle Richtigkeit eines Fahrtenbuches nachgewiesen werden kann.

Beweisführung mittels Diktiergerät

Vor Kurzem fällt der Unabhängige Finanzsenat eine Entscheidung zum Thema Fahrtenbuch und erkannte die Beweisführung mittels Diktiergerät als probate Möglichkeit, den betrieblichen Anteil der beruflichen Fahrten festzulegen, an. Besprochene Bänder wurden im Anlassfall zeitnah der Sekretärin zur handschriftlichen Übertragung in ein Fahrtenbuch übergeben und anschließend wieder besprochen. Den Anforderungen der Finanzverwaltung wurde damit Genüge getan.

Erleichterungen für Ärzte

Ärzte können aufgrund der ärztlichen Verschwiegenheit nicht den Namen ihrer Patienten preisgeben. Bei den Hausbesuchen im Nahbereich der Ordination besteht deshalb eine erlassmäßige Erleichterung: Es ist lediglich die Summe sämtlicher Fahrten der Hausbesuche eines Tages festzuhalten, Angaben der einzelnen Hausbesuche sind nicht notwendig.

Unser Tipp

Einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch kommt die Vermutung der inhaltlichen Richtigkeit zu, weshalb ein laut Fahrtenbuch korrekt berechneter Privatanteil vom Finanzamt anerkannt werden muss. Auf Nummer sicher „fahren“ Sie in der Regel dann, wenn Sie ein vorgefertigtes elektronisches Fahrtenbuch, wie es im Buchhandel erhältlich ist, verwenden. Bitte beachten Sie, dass in Excel geführte Fahrtenbücher nicht mehr erlaubt sind. Beachten Sie jedoch auch, dass der Nachweis der mit einem PKW gefahrenen Strecken nicht ausschließlich durch ein Fahrtenbuch geführt werden muss. Auch andere Belege und Unterlagen (wie zum Beispiel Reisekostenabrechnungen für den Arbeitgeber, Kursprogramme mit Kursbesuchsbestätigungen für Aus- und Fortbildungen) sind als Nachweis geeignet.

Die Devise sollte in jedem Fall lauten: je genauer die Aufzeichnungen, desto glaubwürdiger Ihr Anspruch auf den Steuerabzug Ihrer Fahrtkosten und desto weniger Erklärungsbedarf gibt es im Fall einer Prüfung.

Mag. Susanne Glawatsch ist geschäftsführende Gesellschafterin der Steuer- und Unternehmensberatungskanzlei MEDplan.

Zu diesem Thema wurden noch keine Kommentare abgegeben.

Mehr zum Thema

<< Seite 1

Medizin heute

Aktuelle Printausgaben