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Von Mag. Susanne Glawatsch, MEDplan
 
Praxis 10. März 2014

Formvorschriften beachten

Steuern in der Praxis

Was muss auf einer Rechnung bzw. Honorarnote stehen?

Grundsätzlich sind Sie als Arzt von der Umsatzsteuer befreit. Bestimmte Tätigkeiten wie beispielsweise die Erstellung bestimmter ärztlicher Gutachten, Ihre Tätigkeit als Arbeitsmediziner oder die Durchführung medizinisch nicht indizierter schönheitschirurgischer Eingriffe unterliegen zwar dem Normalsteuersatz – die Mehrheit Ihrer Leistungen ist jedoch von der Umsatzsteuer befreit.

Egal ob Sie nun umsatzsteuerbefreite oder -pflichtige Leistungen durchführen, Sie müssen bei der Honorarlegung die Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes beachten.

Konkret fordert das Umsatzsteuergesetz folgende Rechnungsangaben:

  • Ihr Name und Ihre Anschrift
  • Bezeichnung der Leistung bzw. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren (bei Hausapotheke)
  • Tag der Lieferung bzw. Leistungserbringung
  • Entgelt für die Leistung/Lieferung
  • Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag
  • Ausstellungsdatum
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuerbetrag (und Entgelt – netto)
  • Ihre vom Finanzamt erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID)-Nummer
  • Fortlaufende Nummern, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird, bei Leistungen an Unternehmer (z.B. bei Betriebsarzt); die Vergabe einer Rechnungsnummer kann etwa durch Beifügung des Jahres erreicht werden; z.B. Rechnungsnummer 01/2014).
  • UID-Nummer des empfangenden Unternehmers, wenn der Rechnungsbruttobetrag € 10.000,00 übersteigt (z.B. Sie halten eine Vortragsreihe und verrechnen ein Honorar von über € 10.000)

Bitte beachten Sie vor allem, dass dem Leistungsempfänger der Vorsteuerabzug verwehrt werden kann, wenn Ihre UID-Nummer nicht angegeben wird. In umgekehrter Richtung gilt dies auch: Beziehen Sie Lieferungen oder Leistungen, die in Zusammenhang mit einer steuerpflichtigen Gutachtertätigkeit oder einer umsatzsteuerpflichtigen Schönheitsoperation stehen, sollten Sie folglich darauf achten, dass sämtliche Rechnungsmerkmale (auch die UID-Nummer Ihres Lieferanten bzw. Leistungserbringers) erfasst sind. Andernfalls droht Ihnen der Verlust des Vorsteuerabzugs!

Haben Ihre Zulieferer auf die laufende Nummerierung vergessen, so wird Sie das kaum berühren. Diese Maßnahme dient der Finanz lediglich zur leichteren Überprüfung der Vollständigkeit beim Rechnungsleger.

Auf Kleinbetragsrechnungen bis € 400 (früher € 150) muss die UID-Nummer nicht angeführt werden.

Nummerierung von Rechnungen

Grundsätzlich gilt, dass sämtliche Rechnungen an Unternehmer durchgehend zu nummerieren sind. Die Rechnung hat eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig vergeben werden, zu enthalten. Wenn Sie also beispielsweise als praktischer Arzt als Betriebsarzt für ein Unternehmen tätig sind, da müssen Sie die Rechnungen an diesen Leistungsempfänger durchgehend nummerieren.

Für die Rechnungen an Ihre Privatpatienten gibt es – theoretisch! – eine Erleichterung. Eine Nummerierung ist hier nicht erforderlich. Die fortlaufende Nummer auf Rechnungen an Privatkunden kann allerdings nur dann entfallen, wenn Sie jeweils einen getrennten Rechnungskreis für Unternehmer und Privatkunden führen.

Bei der Betreuung von Betriebsprüfungen sehen wir, dass all jene Fälle, in denen Rechnungen an Privatpersonen nicht durchgehend nummeriert bzw. gar nicht erstellt werden, von Prüfern aufs Kritischste (!) hinterfragt werden. In immer mehr Fällen werden sogar Einnahmen dazu geschätzt und Steuernachzahlungen festgesetzt – zu oft keimt hier der Verdacht auf, dass Leistungen abgerechnet werden, ohne das vereinnahmte Honorar ordnungsgemäß zu erfassen. Deshalb empfiehlt es sich, auch diese Rechnungen zu nummerieren.

Daher: Um sich mühsame Überzeugungsarbeit bei Betriebsprüfungen zu ersparen, sollten Sie nur einen Belegkreis führen und diesen durchgehend nummerieren. Es können auch verschiedene Rechnungskreise sein, aber auch die Honorarnoten für ärztliche Leistungen sollen fortlaufende Nummern haben.

Mag. Susanne Glawatsch ist geschäftsführende Gesellschafterin der Steuer- und Unternehmensberatungskanzlei MEDplan.

S. Glawatsch, Ärzte Woche 11/2014

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