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Von Mag. Susanne Glawatsch,
 
Praxis 14. August 2012

Nummerieren Sie Ihre Rechnungen durchgehend

Um sich mühsame Überzeugungsarbeit bei Betriebsprüfungen zu ersparen, ist ein Belegkreis zu empfehlen.

Die Anforderungen, die die Finanzverwaltung an Ihre Buchhaltung stellt, werden immer höher. Alle Eintragungen sollen chronologisch, vollständig, richtig und zeitnah erfolgen und die einzelnen Geschäftsfälle sollen sich anhand der Aufzeichnungen in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Besonderes Augenmerk wird von der Finanz dabei auf die Vollständigkeit gelegt. Sollte der Verdacht aufkommen, dass etwa Einnahmen keinen Niederschlag in Ihren Aufzeichnungen finden, dann geraten Sie bei einer Betriebsprüfung in arge Bedrängnis. Um Sie vor so einer misslichen Lage zu bewahren, raten wir Ihnen, sämtliche Mutmaßungen des Finanzprüfers gleich im Keim zu ersticken.

Grundsätzlich gilt, dass sämtliche Rechnungen an Unternehmer durchgehend zu nummerieren sind. Die Rechnung hat eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig vergeben werden, zu enthalten. Der Zeitpunkt des Beginns der laufenden Nummer kann frei gewählt werden, auch eine Nummerierung verschiedener Rechnungskreise ist zulässig. Die fortlaufende Nummer kann dabei jährlich, monatlich, wöchentlich oder sogar täglich beginnen. Wenn Sie also beispielsweise als praktischer Arzt als Betriebsarzt für ein Unternehmen tätig sind, müssen Sie die Rechnungen an diesen Leistungsempfänger durchgehend nummerieren.

Für die Rechnungen an Ihre Privatpatienten gibt es – theoretisch! – eine Erleichterung. Eine Nummerierung ist hier nicht erforderlich. Die fortlaufende Nummer auf Rechnungen an Privatkunden kann allerdings nur dann entfallen, wenn Sie jeweils einen getrennten Rechnungskreis für Unternehmer und Privatkunden führen. Ist nur ein Rechnungskreis vorhanden, sind die Rechnungen an Privatkunden gemeinsam mit jenen an Unternehmer fortlaufend zu nummerieren.

In Folge führen daher einige Ärzte gesonderte Belegkreise. Einerseits einen Belegkreis für Rechnungen an Unternehmer sowie Veranstalter von Seminaren und Vorträge, der fortlaufend zu nummerieren ist, und andererseits einen Rechnungskreis an Patienten, der nicht mit Nummern versehen werden muss.

Betriebsprüfungspraxis

Bei der Betreuung von Betriebsprüfungen sehen wir, dass all jene Fälle, in denen Rechnungen an Privatpersonen nicht durchgehend nummeriert bzw. gar nicht erstellt werden, von Prüfern kritisch beäugt werden. Zu oft keimt hier der Verdacht auf, dass Leistungen abgerechnet werden, ohne das vereinnahmte Honorar ordnungsgemäß zu erfassen.

Um sich mühsame Überzeugungsarbeit bei Betriebsprüfungen zu ersparen, sollten Sie nur einen Belegkreis führen und diesen durchgehend nummerieren. Dieser Belegkreis sollte folgende Honorarabrechnungen umfassen:

  • Honorarnoten an Privatpatienten
  • Honorarnoten an Unternehmen, bei denen Sie als Betriebsarzt tätig sind
  • Direkte Honorarnoten an Sozialversicherungsträger (wenn keine Abrechnung durch Gutschrift erfolgt – Gutschriften benötigen keine fortlaufende Nummer beim Empfänger der Gutschrift).
  • Vortragshonorarnoten
  • Autorenhonorarnoten
  • Honorarnoten für Arztvertretung
  • Honorarnoten über Gutachten und Studien an Sozialversicherungsträger, Behörden, Versicherungsanstalten, Pharmafirmen, etc.

Auf die Vollständigkeit Ihrer Belege legt das Finanzamt großen Wert – durch die durchgehende Nummerierung all Ihrer Honorarnoten schaffen Sie die besten Voraussetzungen für ein „Nullergebnis“ bei der Betriebsprüfung.

Mag. Susanne Glawatsch ist geschäftsführende Gesellschafterin der Steuer- und Unternehmensberatungskanzlei MEDplan.

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