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Praxis 6. Juni 2012

Schwarzes Loch Praxis-Organisation

Die Organisation der Praxisabläufe ist für niedergelassene Ärzte entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg.

Wenn es um die Organisation ihrer Praxen geht, schneiden laut einer Umfrage in Düsseldorf Hausärzte schlechter ab als viele fachärztliche Kollegen. Da die reibungslose Organisation der Abläufe ein wesentlicher Faktor für die Patientenzufriedenheit ist, sollten die niedergelassenen Ärzte Defizite gezielt aufspüren. Sie zu beheben kann meist ohne sehr großen Aufwand und ohne externe Hilfe gelingen, sagt Klaus-Dieter Thill, Leiter des Instituts für betriebswirtschaftliche Analysen, Beratung und Strategie-Entwicklung (IFABS) in Düsseldorf.

 

Thill hat die Daten von 950 Allgemeinärzten, praktischen Ärzten und hausärztlichen Internisten ausgewertet. Sie hatten einen Fragebogen über rund 150 Merkmale zur Praxisorganisation ausgefüllt. Hinzu kamen eine Erhebung bei den Mitarbeitern und eine Patientenzufriedenheitsbefragung.

Gegenüberstellung schwierig

Die 150 Merkmale – aus Bereichen wie Planung, Patientenkontakt oder Bestellsystem – bilden nach Angaben von Thill die optimale Organisation einer Praxis ab.

Nach der Auswertung setzen die Hausärzte 47,3 Prozent der Merkmale um. Über alle Fachgruppen reicht die Spanne von 41,2 Prozent bei den Neurologen bis zu 70,2 Prozent bei den chirurgisch tätigen Augenärzten. Besser als die Hausärzte schneiden auch Chirurgen, Gynäkologen, Orthopäden, Internisten, HNO-Ärzte und Urologen ab.

„Die Gegenüberstellung von Fachgruppen ist immer schwierig“, räumt Thill jedoch ein. Haus- und Fachärzte unterschieden sich sowohl in der Patientenklientel als auch bei Abläufen und Strukturen. Dennoch zeige der Vergleich, dass bei den Hausärzten noch Luft für eine deutliche Verbesserung ist. Als häufigste Organisationsdefizite bei den Hausärzten nennt Thill folgende Punkte:

  • fehlende Arbeitsziele,
  • eine unzureichende Koordination von Tätigkeiten und Abläufen,
  • eine mangelnde Definition und Abgrenzung der einzelnen Arbeitsplätze in der Praxis,
  • eine schlechte Abstimmung der Praxisabläufe und des ärztlichen Zeitmanagements,
  • die Unvereinbarkeit des Bestellsystems mit den Arbeitsanforderungen und
  • eine zu geringe Kommunikation innerhalb des Praxisteams.

„Durchschnittlich konnten aus den Arzt-, Mitarbeiterinnen- und Patientenangaben 18 Optimierungsansätze je Praxis identifiziert werden“, berichtet Thill. Das Praxisteam könnte sie zu einer deutlichen Verbesserung der Organisation nutzen. Grundvoraussetzung sei aber das Problembewusstsein. „Die meisten Praxisinhaber wissen nicht, was genau in der Praxis abläuft, meinen aber, es zu wissen.“

Eine Organisationsanalyse hatten erst 32 Prozent der Praxen durchgeführt. In 53 Prozent der untersuchten Praxen gab es regelmäßige Besprechungen des gesamten Teams. Nur bei 42 Prozent von ihnen stehen dabei Organisationsfragen auf der Agenda, ergab die Umfrage. „Der Arzt sollte eine Woche lang Protokoll führen, wie viel Zeit er sich wofür nimmt“, empfiehlt der Berater. Dadurch finde er leicht Möglichkeiten, die Abläufe zu optimieren.

„Die meisten Praxisinhaber wissen nicht, was genau in der Praxis abläuft, meinen aber, es zu wissen.“

Pufferzeiten im Terminplan fehlen in vielen Praxen

Für sehr hilfreich hält Thill auch Patienten-Laufzettel. Sie zeigen, wann ein Patient bestellt wurde, wann er tatsächlich kam, wie lange er gewartet hat, wie lange er im Behandlungszimmer war und wann er wieder gegangen ist. Thill: „Wenn man das nur einige Tage lang analysiert, fallen sofort Verbesserungsmöglichkeiten auf.“

Handlungsbedarf sieht Thill in vielen Praxen beim Einschieben unangemeldeter Patienten, obwohl dafür keine Pufferzonen eingeplant sind. Meist wollten sich die Praxen damit flexibel zeigen und die Patientenzufriedenheit erhöhen, so Thill. Im Endeffekt seien aber durch gestörte Abläufe und Verzögerungen am Ende alle unzufrieden. „Wenn Ärzte sich die verschiedenen Aspekte in der Praxis einmal genau ansehen, gehen ihnen oft die Augen auf“, sagt Thill.

Den Organisations-Schnelltest des IFABS – bestehend aus Fragebögen für Arzt, Mitarbeiter und Patienten – können Ärzte per Mail unter  bestellen.

Auf Wunsch wertet das Institut die Unterlagen aus und zeigt, wie die Praxis im Vergleich zur Fachgruppe dasteht und wo Optimierungsbedarf besteht.

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