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Foto: Privat
Lutz Bürgel ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung Bürgel & Partner BDU, mit Sitz in Wien und Berlin
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Lutz Bürgel ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung Bürgel & Partner BDU, mit Sitz in Wien und Berlin

 
Praxis 3. April 2009

Der Finanz ist es nicht egal, was auf einem Beleg steht!

Details sollten vermerkt werden, wenn die Jahreserklärung fern ist.

Vor ein paar Wochen habe ich an dieser Stelle über die Bedeutung einer zweckmäßigen Belegorganisation für die Einkommensteuererklärung oder die Arbeitnehmerveranlagung hingewiesen. (Ärzte Woche 09/2009: Belege richtig sammeln!). Allerdings ist es der Finanz nicht egal, wie die Belege aussehen, oder genauer gesagt, was auf ihnen steht.

 

Unter der sogenannten „steuergerechten Belegausfertigung“, so heißt dies im steuerlichen „Fachchinesisch“, versteht der Finanzminister eine genaue Auflistung und exakte Beschreibung der gekauften Gegenstände bzw. erhaltenen Dienstleistungen. Es genügt also nicht, dass auf der Quittung „div. Büromaterial“ oder „Fachbücher“ steht. Wichtig ist die genaue Aufzählung mit den Einzelpreisen der Gegenstände, die man erworben hat, z.B. 500 Blatt Kopierpapier: 3,99 Euro; zwei Farbpatronen, schwarz à 7,99 Euro. Wenn auf dem Beleg lediglich unverständliche Abkürzungen oder Artikelnummern stehen, empfiehlt es sich, zusätzliche Erläuterungen handschriftlich zu vermerken. Dies sollte gleich nach dem Einkauf geschehen, denn bis zur Erstellung der Jahreserklärung vergehen meist viele Monate, und bis dahin kann man leicht die notwendigen Details vergessen haben.

Beim Einkauf von Fachbüchern ist es besser, sehr penibel zu sein. Dies gilt besonders dann, wenn man die Bücher in einem Büchershop und nicht in einer Spezialbuchhandlung erworben hat. Zum Beispiel sind Buchtitel, Herausgeber oder Autor neben dem Einzelpreis je Buch unabdingbare Angaben, damit auch die Finanz die betriebliche Notwendigkeit anerkennt und die Kosten nicht dem Privatbereich zuordnet.

Selbständige und Unternehmer, die am Umsatzsteuerverfahren teilnehmen, die also berechtigt sind, die in den Ausgaberechnungen und Belegen enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer abzuziehen, sollten wissen, dass für die steuerliche Anerkennung auf allen Belegen der Umsatzsteuerprozent-Satz angegeben sein muss. Bei Fahrausweisen ist zu beachten, dass sie – ähnlich wie ein Kassenbon im Geschäft – den Betrag und den Umsatzsteuersatz beinhalten. Bei Fahrausweisen des Nahverkehrs gilt der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent. Bei Fahrausweisen über 50 km gilt der reguläre Steuersatz, also 20 Prozent. Bei Fahrausweisen über 100 Euro reicht es nicht, den Prozentsatz der Umsatzsteuer auszuweisen, es muss zusätzlich der genaue Umsatzsteuerbetrag ausgedruckt werden.

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