zur Navigation zum Inhalt
Foto: MEDplan
Von Mag. Susanne Glawatsch MEDplan
 
Praxis 23. Februar 2011

Belegentsorgung: Sag mir wann.

Unterlagen müssen prinzipiell sieben Jahre aufbewahrt werden, es gibt aber Ausnahmen.

Selbst wenn Sie eine Sammelleidenschaft haben – es ist nicht anzunehmen, dass von dieser Passion auch Ihre Buchhaltungsbelege betroffen sind. So geht es zumindest den meisten der von uns betreuten Ärzte. Sie sind heilfroh, wenn wir grünes Licht geben und sie ihre Buchhaltungsunterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichten können. Welche Belege müssen Sie eigentlich aufbewahren? Und wie lange?

 

Grundsätzlich sind Sie als Arzt und Unternehmer verpflichtet, Ihre Buchhaltungsunterlagen im Original aufzubewahren. Betroffen sind davon alle Ihre Bücher und Aufzeichnungen, Ihre Belege und alle Dokumente oder Papiere, die für die Finanz von Bedeutung sind.

Bezüglich der Frist sollten Sie sich grundsätzlich an der biblischen Zahl sieben orientieren – so lange müssen Sie die Unterlagen nämlich aufbewahren. Die Sieben-Jahres-Frist läuft dabei jeweils vom Schluss des Kalenderjahres an. So müssen Sie etwa die Belege des Kalenderjahres 2004 bis Ende des heurigen Jahres aufbewahren. Oder anders gesagt: Für die Entsorgung Ihrer Belege aus dem Jahr 2003 können wir grundsätzlich grünes Licht geben.

Sonderfall vorläufiger Bescheid

Vorsicht ist allerdings geboten, wenn Ihr Finanzamt nur vorläufige Bescheide erlassen hat, wie das bei einigen Vermietungsobjekten häufig der Fall ist. In diesem Fall sollten Sie die Belege länger aufbewahren, denn die Verjährung beginnt erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der endgültige Bescheid erlassen wurde. Allerdings gibt es auch hier eine zeitliche Höchstgrenze. Das jüngst beschlossene Betrugsbekämpfungsgesetz setzt die absolute Verjährungsfrist für den Fall, dass Bescheide vorläufig erlassen wurden, nämlich mit 15 Jahre fest.

Selbstverständlich sollten Sie auch nicht Unterlagen von Zeiträumen entsorgen, die gerade Gegenstand einer Abgabenprüfung sind. Solange das Verfahren offen ist, ist die Belegentsorgung tabu.

Grundstücksunterlagen und Co.

Nicht nur Belege von Wirtschaftsjahren, die nur vorläufig veranlagt wurden oder gar noch anhängig sind, müssen lange aufbewahrt werden. Auch Unterlagen, die Grundstücke betreffen, sollten nicht gleich nach sieben Jahren im Altpapier landen. Freilich nur dann, wenn Sie für ein – in der Regel vermietetes – Gebäude Vorsteuern geltend gemacht haben. In diesem Fall müssen Sie die Belege ganze zwölf Jahre bzw. in bestimmten Fällen sogar 22 Jahre verwahren.

Neue Verjährungsbestimmungen

Unklarheit herrschte unlängst bei der Frage, ob die Verlängerung der Verjährungsfristen eine Auswirkung auf die Aufbewahrungsfrist hat. Der Hintergrund: Für hinterzogene Abgaben wird die Verjährungsfrist seit heuer von bisher sieben auf künftig zehn Jahre verlängert. Eine wirkliche Verlängerung ergibt sich dadurch nicht, zumal die absolute Verjährung, nach dem jede Steuersünde endgültig getilgt ist, seit jeher zehn Jahre betragen hat.

Und auch an der Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren ändert sich nichts. Hat jemand tatsächlich Abgaben hinterzogen, dann ist dem Finanzamt ohnehin klar, dass er keine Belege zur Dokumentation dafür aufheben wird. Werden von der Finanz dann tatsächlich die letzten zehn Jahre geprüft, weil sie Abgabenhinterziehung unterstellt, dann wird sie aller Voraussicht nach ohnehin die hinterzogenen Beträge schätzen.

Bevor Sie Unterlagen wegwerfen, fragen Sie lieber bei Ihrem Steuerberater nach, ob das aus seiner Sicht ok ist. Lieber einmal zu viel fragen als im Nachhinein das Nachsehen haben.

 

Mag. Susanne Glawatsch ist Prokuristin der Steuer- und Unternehmensberatungskanzlei MEDplan.

Zu diesem Thema wurden noch keine Kommentare abgegeben.

Mehr zum Thema

<< Seite 1

Medizin heute

Aktuelle Printausgaben