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Foto: Privat
Lutz Bürgel ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung Bürgel & Partner BDU, mit Sitz in Wien und Berlin
 
Praxis 5. Februar 2009

Bei Dienstreisen zahlt auch der Fiskus dazu

Eine dienstlich angeordnete Reise ist keine Vergnügungsfahrt, sondern gehört zur Arbeitszeit. Die anfallenden Kosten werden daher vom Arbeitgeber oder Vater Staat erstattet. Wie viel allerdings bezahlt wird, hängt davon ab, ob man nur ein paar Stunden oder Tage unterwegs ist, und auch davon, wie weit das Reiseziel entfernt ist.

Über die „staatliche Beteiligung“ an den Fahrtkosten (Kilometergeld) anlässlich von Dienstreisen haben wir in unserer letzten Kolumne berichtet (Ärzte Woche Nr. 3/2009). Bei einer Dienstreise beteiligt sich der Finanzminister aber auch noch zusätzlich durch Tages- und Nächtigungsgelder. Allerdings sind die Regelungen nicht ganz einfach zu durchschauen.

 

Zuerst unterscheidet das Finanzamt zwischen einer sogenannten „Kleinen Dienstreise“ und einer „Großen Dienstreise“. Eine Kleine Dienstreise muss länger als drei Stunden dauern, egal ob das Ziel im Inland oder Ausland liegt. Außerdem ist nach An- sicht des Fiskus die tägliche Heimfahrt für den Dienstnehmer zumutbar. Er muss aber nicht täglich heimfahren, das wird auch seitens der Finanzbehörde nicht überprüft. In der Regel handelt es sich hierbei um eintägige Reisen, egal wie weit entfernt das Reiseziel ist, und um mehrtägige Reisen im Nahbereich. Für solche Dienstreisen kann der Dienstnehmer 5 bis 15 Tagegelder (steuerfrei) maximal kassieren. Was darüber hinaus geht, fällt unter die Kategorie „neuer Mittelpunkt der Tätigkeit“ mit der Konsequenz, dass steuerfreie Tages- und Übernachtungsgelder entfallen.

Eine „Große Dienstreise“ wird seitens der Finanz wie folgt definiert: „... der dienstliche Auftrag oder die Arbeit wird soweit vom ständigen Wohnort des Dienstnehmers verrichtet, dass für ihn eine tägliche Rückkehr nicht zumutbar ist ...“ Bei großen Dienstreisen sind Übernachtungen obligatorisch. Maximal können Taggelder für sechs Monate abgerechnet werden. Wenn die Reise länger dauert, begründet der Arbeitnehmer einen neuen Mittelpunkt seiner Tätigkeit, das bedeutet steuerlich: keine steuerfreien Tagesgelder und Übernachtungsgelder.

Bezahlt der Arbeitgeber die Tages- und Nächtigungsgelder, sind diese Beträge bis zu einer bestimmten Höhe, z. B. 26,40 Euro Tagesgeld und 15,00 Euro Übernachtungsgeld (ohne Nachweis einer Hotelrechnung), für Reisen in Österreich steuerfrei. Bei einer bezahlten Hotelrechnung verlangt das Finanzamt noch einen Abzug für das Frühstück vom Tagesgeld. Außerdem wird genau gezählt, wie viele Stunden die Reise gedauert hat. Je angefangene Stunde dürfen 1/12 abgerechnet werden. Erst wenn die Reise länger als elf Stunden dauert, kommt der Gesamtbetrag von 26,40 Euro zum Tragen.

Übernimmt der Arbeitgeber dagegen keine Reisekosten, können sie vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden. Hierbei ist aber zu beachten, dass das Reiseziel mindestens 25 km entfernt sein muss. Für Auslandsreisen gibt es seitens der Finanz eine Tabelle, aus der die Reisekostensätze für alle Länder der Welt abgelesen werden können. Für die einzelnen Länder sind dabei ganz unterschiedlich hohe Erstattungsbeträge vorgesehen: Für grenznahe Orte in Ungarn werden ledig-lich 26,60 Euro als Tagesgeld anerkannt, also praktisch gleich viel wie bei Reisen innerhalb Österreichs. Spitzenreiter sind mit 65,40 Euro New York oder Washington bzw. mit 65,60 Euro Japan. Aber dort ist das tägliche Leben bekanntlich auch sehr viel teurer als in heimischen Gefilden.

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Lutz Bürgel ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung Bürgel & Partner BDU, mit Sitz in Wien und Berlin

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