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Erfreuliches Service für die Patienten: Termin buchen über das Internet.
 
Praxis 22. Jänner 2009

Teile und eile!

Jeder Patient kommt in seine Kategorie – das spart Zeit.

Der langen Wartezeiten für seine Patienten überdrüssig, griff Dr. Christoph Michlmayr mithilfe eines Softwareunternehmens die Triage der anderen Art auf und arbeitet nun mit einem eigenen elektronischen Vormerkkalender. So kann er Patienten in Kategorien einteilen und derart einen realistischen Zeitfluss abschätzen.

 

Wartezeiten in der Ordination sind ein fast unvermeidliches Übel, wenngleich sie sich derzeit in der Beurteilung der ärztlichen Ordination nur gering auswirken. Wie man aus diversen Patientenerhebungen entnehmen kann, wird dieser Parameter dennoch wahrgenommen und als störend empfunden. Vonseiten der Sozialversicherungsträger werden zunehmend Patientenbeschwerden in Hinblick auf lange Wartezeiten registriert. Mögliche Reaktionen darauf könnten etwa mehr zusätzliche Kassenstellen oder auch – wie mittlerweile in anderen Bereichen üblich – verschärfte Qualitätskontrollen sein.

Aus der Sicht des niedergelassenen Kassenarztes stellen ein übervolles Wartezimmer und deswegen verärgerte Patienten einen zusätzlichen Stressfaktor in der Ordination dar. Die Ärztinnen und Ärzte werden so verleitet, schneller und damit oberflächlicher zu behandeln.

Es ist somit fast eine logische Konsequenz, in einer Ordination den Vormerkkalender mithilfe moderner IT-Technologie neu zu organisieren und den Bedürfnissen einer Arztpraxis anzupassen. Dabei legte ich das Hauptaugenmerk auf die Integration der „Patientenkategorie“, die in herkömmlichen Kalendersystemen nicht berücksichtigt wird. Darunter versteht man eine Unterteilung der Ordinationsbesucher nach der zu erwartenden Behandlungszeit. So wird etwa ein Patient, der zum ersten Mal die Ordination aufsucht, einen größeren Zeitaufwand benötigen als einer, der aufgrund einer Serienbehandlung kommt.

Hierfür müssen zunächst die Zeitintervalle bestimmt werden. Da das subjektive Empfinden kein ausreichendes Maß ist, wurde in diesem Kalendersystem die Möglichkeit geschaffen, Zeitmarkierungen einfach zu setzen und sie anschließend auszuwerten. Nach Erhebung dieser Daten ist eine relativ einfache Unterteilung in beliebig viele Patientenkategorien möglich. Anschließend kann jeder Kategorie ein entsprechender Zeitwert zugewiesen werden (beispielsweise die Erstbegutachtung eines neuen Patienten mit zwölf Minuten). Die Zeitwerte ergeben sich direkt aus den zuvor erhobenen Daten und deren Auswertung.

Neuer Ordinationsablauf

Unabdingbar ist dabei natürlich, dass bereits bei der Terminvergabe eine Grobeinteilung in verschiedene Kategorien erfolgt und Termine dann nur nach Maßgabe der zeitlichen Rahmenbedingungen möglich sind. So ist es etwa nicht sinnvoll, bei einem ermittelten Zeitintervall von zwölf Minuten pro neuem Patient sechs Patienten dieser Kategorie für eine Stunde einzuteilen. Dies hat zur Folge, dass bereits vor Beginn der Ordination ein Zeitdefizit von 20 Prozent entsteht. Über einen längeren Zeitraum hinweg wird sich dieses Problem kumulieren. Exakt hier hakt die Software ein. Mithilfe der Kategorisierung und der Zuteilung der dementsprechenden Zeitintervalle gelang es, den Ordinationsablauf innerhalb kürzester Zeit neu zu ordnen. Wie ich den Auswertungen meines Kalendersystems entnehmen kann, liegt die durchschnittliche Wartezeit in meiner kassenorthopädischen Ordination derzeit unter 20 Minuten. Seit der Einführung des Systems konnte ich keinen Rücklauf der Umsatzzahlen feststellen.

Patient bucht von zuhause

Besonders wichtig: Das Kalendersystem kann unabhängig von der Ordinationssoftware angewendet werden. Dank verschiedener Schnittstellen ist eine weitgehend problemlose Integration in das bestehende System möglich.

Um den Workflow weiter zu optimieren, wurde das System auch internetfähig gemacht. In der derzeitigen Ausbaustufe können die Patienten rund um die Uhr freie Termine via Internet erfahren und buchen. Diese Maßnahme führt zu einer Entlastung des Wartezimmerpersonals bzw. Backoffice, wodurch die Mitarbeiter für andere Aufgaben zur Verfügung stehen. Die dadurch entstandene „Belebung“ der Homepage war für mich ein positiver Nebeneffekt, da durch den Zugriff meiner Patienten auf das Online-Kalendersystem auch andere Informationen verstärkt wahrgenommen wurden. Als ich vor acht Jahren meine Ordination eröffnet habe, war der PC für mich ein notwendiges Übel. Durch die Zusammenarbeit mit dem Systemhaus sbcom habe ich viel über den sinnvollen Einsatz der IT-Technologie gelernt und dieses auch in meiner Ordination umgesetzt.

 

Dr. Christoph Michlmayr ist niedergelassener Orthopäde und Chiropraktiker in Rohrbach.

Kasten Systemhaus sbcom
Entwickelt wurde die Software von dem Systemhaus sbcom. Geschäftsführer Sascha Bauer: „Viele Ärzte sehen in der EDV zwar einen wichtigen Teil ihrer Ordinationsstruktur. Aber nur wenige haben Zeit, sich selbst damit auseinanderzusetzen. Mein Unternehmen greift auf eine jahrelange, erfolgreiche Zusammenarbeit mit verschiedenen ärztlichen Fachgruppen zurück. Wir sehen unsere Aufgabe darin, Probleme zu analysieren und entsprechende Lösungsvorschläge anzubieten. Dabei legen wir großen Wert darauf, bestehende Systeme möglichst wenig zu verändern und mit einfachen Ergänzungen die Ziele zu erreichen. Unser Angebot umfasst neben dem Kalendersystem „OrdiCal“ Drucksysteme, Diktiersystem mit Spracherkennung sowie ein einfaches, aber genaues Patienteninformationssystem für Warteräume.“
 sbcom GmbH, Mahring 38, 4113 St. Martin im Mühlkreis, Telefon +43 7232 38 151; Email: , www.sbcom.at

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Von Dr. Christoph Michlmayr, Ärzte Woche

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