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Zahnheilkunde 30. Jänner 2006

Die eigenen Mitarbeiter mit ins Boot holen!

Teamwork und Praxiserfolg – Ohne eine gewisse Hierarchie geht es sicher nicht, der Zahnarzt muss als Chef seiner Praxis letztlich der Entscheidungsträger sein und bleiben

Heute sind die Zeiten, da der Erfolg einer Praxis allein vom Chef abhängig war, endgültig vorbei. Die vielfältigen Aufgaben, wie sie die fortschreitende Entwicklung der Zahnmedizin und der Wunsch vieler Patienten nach einer zunehmenden Serviceorientierung mit sich bringen, erlauben dem Zahnarzt heute nicht mehr, sich um alles selber zu kümmern – im Gegenteil: Um sich voll und ganz auf seine Funktion als Behandler konzentrieren zu können, ist es unerlässlich, auch verantwortungsvolle Aufgaben an einzelne Mitarbeiterinnen zu delegieren. Die Voraussetzung dafür schafft der Zahnarzt, indem er jede einzelne von ihnen für die Praxisziele begeistert und durch ein zielgerichtetes Coaching in die Lage versetzt, entsprechende Aufgaben zu übernehmen. Mehr Verantwortung führt in aller Regel zu mehr Motivation – und die ist einer der wesentlichen Faktoren für den Praxiserfolg!

Teamwork als Erfolgsfaktor

Das Zusammenspiel des Zahnarztes mit seinem Team ist eines der bedeutendsten Erfolgskriterien für die moderne Zahnarztpraxis. Im funktionierenden Team kann sich einer auf den anderen verlassen – sowohl der Zahnarzt auf seine Mitarbeiterinnen als auch diese untereinander. Zuständigkeiten sind klar festgelegt, Schlüsselpositionen sind idealerweise mit einer Vertretung doppelt besetzt, so dass Engpässe vermieden werden und Praxisabläufe sich reibungslos gestalten – auch wenn jemand ausfällt. Trotz der Festlegung klarer Zuständigkeiten schauen alle Mitarbeiterinnen über ihren jeweiligen Arbeitsbereich hinaus, denken vernetzt und behalten die Praxis als Ganzes im Auge. Ihre Fähigkeiten bringen sie kreativ in die Praxisentwicklung ein. Sie erhalten für ihre Leistungen konstruktives Feedback und sind dadurch motiviert, ihre eigenen Ziele und die gesteckten Erfolgsziele der Praxis miteinander zu verbinden und zu erreichen.

Stile der Mitarbeiterführung

Ist ein funktionierendes Team eine Utopie? – Sicherlich nicht! Mit dem geeigneten Führungsstil ist es möglich, ein Team auf Erfolgskurs zu bringen. Man unterscheidet drei Stile der Mitarbeiterführung. Im autoritären Führungsstil behält der Chef nahezu die vollständige Kompetenz über alle Arbeitsabläufe. Die Mitarbeiter fungieren weitgehend als Befehlsempfänger, verrichten „Dienst nach Vorschrift“ ohne Eigeninitiative, haben Angst, Fehler zu machen und sind meist wenig motiviert. Durch diesen Führungsstil werden wertvolle Potenziale verschenkt, weil der Chef zu sehr ins Tagesgeschäft eingebunden ist und die Mitarbeiterinnen ihrer Eigeninitiative beraubt werden. Anders beim Führungsstil des „laisser-faire“: Hier zieht sich der Chef fast vollständig aus dem operativen Bereich zurück, überlässt den Mitarbeiterinnen weitgehend alle Kompetenzen und gibt ihnen meist keine Zielvorgaben oder Feedback. Die Mitarbeiterinnen, die klar strukturierte Aufgabenbereiche vermissen, fühlen sich oft desorientiert und überfordert. Auch hier verpuffen aufgrund fehlender Führung wertvolle Potienziale.
Der kooperative Führungsstil, der auch als „Coaching“ bezeichnet wird, hat sich bisher am besten bewährt. Der Chef trifft mit den Mitarbeiterinnen verbindliche Vereinbarungen über die zu erreichenden Ziele und überträgt ihnen ein möglichst hohes, individuell auf ihre Persönlichkeit abgestimmtes Maß an Eigenverantwortung – er gibt Kompetenzen, anstatt Kompetenzen zu nehmen. Langfristige Perspektive des Coaching ist es, dass die Mitarbeiterinnen sich weiterentwickeln, sich mit den Unternehmenszielen identifizieren und Verantwortung übernehmen.
Zentrale Idee eines Teams ist es, durch die Bündelung von Ressourcen auf ein übergeordnetes Ziel hinzuarbeiten. Die einzelnen Teammitglieder verstehen sich als Teil eines Ganzen und ziehen an einem Strang. Bezogen auf die Zahnarztpraxis bedeutet dies, dass die Mitarbeiterinnen sich mit den Zielen der Praxis identifizieren und ihre gesamten fachlichen und persönlichen Ressourcen aufbieten, um diese zu erreichen. Der Zahnarzt als Leiter der Praxis ist aufgefordert, hier mit gutem Beispiel voranzugehen, das Team mit den Praxiszielen vertraut zu machen und gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen den Fahrplan zur Zielerreichung festzulegen. Im Umkehrschluss liegt es bei den Angestellten, die vereinbarten Maßnahmen umzusetzen. Mehr noch: Gute Mitarbeiterinnen haben nicht nur die Entwicklung des Unternehmens im Auge, sondern verfolgen auch ihre individuellen Qualifikationsziele, deren Erreichung in aller Regel zu mehr Motivation und mehr Spaß an der Arbeit führt.

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Das Zusammenspiel des Zahnarztes mit seinem Team ist eines der
bedeutendsten Erfolgskriterien für die moderne Zahnarztpraxis.

Personalauswahl und individuelle Förderung

Reichen die aktuellen Ressourcen des Teams nicht aus, bieten sich zwei Strategien an, diese zu erhöhen. Diese können sowohl alternativ eingesetzt als auch kombiniert werden. Die eine Strategie ist die Neueinstellung von Mitarbeiterinnen, um personelle Engpässe auf einzelnen Positionen auszugleichen. Erfolgsvoraussetzung für dieses Vorgehen ist zunächst die Erstellung eines präzisen Anforderungsprofils für die zu besetzende Position, der die Personalakquise und -auswahl folgt. Unbedingt notwendig ist es, hier sorgfältig vorzugehen, eine Position eher über einen längeren Zeitraum vakant zu lassen als infolge eines personellen Fehlgriffs kurze Zeit später die zeitraubende Personalsuche erneut zu starten. Eine hieraus resultierende Mitarbeiterinnenfluktuation verschwendet Ressourcen, die der Praxis bei der Implementierung ihrer Erfolgsstrategie fehlen. Die zweite, langfristigere Strategie ist die individuelle Förderung der Mitarbeiterinnen durch Einzelcoaching. Diese Förderung kann anhand eines Stufenplans durchgeführt werden:

  1. Die persönlichen Ziele der Mitarbeiterin ergründen
    Was will sie in den nächsten Jahren in der Praxis erreichen? Und wie können diese Ziele mit den mittel- und langfristigen Praxiszielen vereinbart werden?
  2. Der gegenwärtige Stand der Mitarbeiterin
    Wie sieht sie sich selbst, wie sieht sie der Zahnarzt (Eigenbild/Fremdbild)? Auf welcher Entwicklungsstufe steht sie? Welches Entwicklungspotenzial ist vorhanden?
  3. Der Maßnahmenplan
    Wie kommt die Mitarbeiterin auf die angestrebte Entwicklungsstufe? Was muss getan werden, um die Ziele innerhalb eines festgesetzten Zeitraums zu erreichen?
  4. Die Terminierung
    Welche Maßnahmen sind besonders wichtig? Bis wann sollten sie umgesetzt werden?
  5. Die Kontrolle
    Wurden durch die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen die angestrebten Ziele erreicht?

Die Wirkung auf die Patienten

Ein Team, das Motivation und Engagement ausstrahlt und den Servicegedanken in den Mittelpunkt des Praxisalltags stellt, wirkt sich natürlich positiv auf die Stimmung und das Verhalten der Patienten aus. Diese sind viel eher dazu bereit, auf die von der Praxis angebotenen besonderen Leistungen einzugehen, wenn das gesamte Team den Eindruck von Professionalität und Kompetenz vermittelt. Der Erfolg wiederum, der durch die erhöhte Patientenzufriedenheit entsteht, strahlt dann auf das Team zurück. Alle Mitarbeiterinnen erkennen nun den Sinn ihrer Rollen im Team sehr viel besser. Eine solche Förderungsstrategie erfordert freilich beträchtliche zeitliche Ressourcen und stellt hohe Anforderungen an den Zahnarzt in seiner Rolle als Coach. Sie zahlt sich aber langfristig aus: Eine nachhaltige Weiterentwicklung der Mitarbeiter führt dazu, dass diese mehr Verantwortung in der Praxis übernehmen und letztlich motivierter arbeiten.

Effizienzsteigerung durch Motivation

Nur ein motiviertes Team wird alle Potenziale freisetzen, gesteckte Erfolgsziele zu erreichen. Zur Teammotivation sollte die individuelle Mitarbeiterinnenförderung ergänzt werden durch eine Reihe teambildender und motivationssteigernder Verhaltensregeln. Grundvoraussetzung zur Teammotivation für alle Beteiligten sind Freundlichkeit und gegenseitiger Respekt im Umgang miteinander. Kritik sollte – möglichst unter vier Augen – in sachlicher, konstruktiver Form vorgebracht, Konflikte hinter verschlossenen Türen ausgetragen werden. Der Zahnarzt als Leiter des Teams sollte seine Mitarbeiter angemessen loben und manchmal auch ein Ohr für deren private Belange haben. Zur Zielformulierung und -kontrolle sind regelmäßige Teammeetings und eventuell interne Praxisworkshops von Vorteil. Hier können sich sowohl der Zahnarzt als auch die Mitarbeiter kreativ in die Gestaltung der Praxis einbringen, relevante Themen besprechen und verbindliche Lösungswege erarbeiten. Besonders motivationssteigernd für die Erreichung eines Praxisziels kann eine Freizeitaktivität als Belohnung für das gesamte Team sein (z. B. ein gemeinsames Abendessen nach erfolgreichem Ausbau der Prophylaxe).

Fazit

Zahnarzt und Team sind aufeinander angewiesen. Daher wird es Aufgabe eines jeden Zahnarztes sein, durch die entsprechende Form von Teamführung und Coaching langfristig qualifiziertes Personal an die Praxis zu binden. Eines seiner Hauptanliegen muss es daher sein, den Mitarbeitern durch entsprechend gestaltete Tätigkeitsprofile eine interessante und vielseitige Beschäftigung zu bieten. Die dadurch motivierten Mitarbeiter, die von einer solchen profitieren, werden wiederum ihr Potenzial freisetzen, um ihre Aufgabe zu erfüllen und sich in einem attraktiven Tätigkeitsfeld weiterzuentwickeln. Nutznießer dieser gesamten Entwicklung ist der Patient, der sich in einer Praxis, in der alle Mitarbeiter spürbar als Team zusammenarbeiten, menschlich und medizinisch gut aufgehoben fühlt.

Dipl.-Psychologe
Matthias Krack

Eine Checkliste zum Thema „Teamentwicklung in der Zahnarztpraxis“ kann bei den Autoren dieses Beitrags gerne angefordert werden über:
New Image Dental GmbH
Agentur für Praxismarketing
Jahnstr. 18, 55270 Zornheim
Tel: 06136-955500
Fax: 06136-9555033
E-Mail:
www.new-image-dental.de

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