Zahnheilkunde 17. August 2005

Wirft man einen Blick auf die PC-Bildschirme von Unternehmen aller Größenordnungen, könnte man zum Schluss kommen, dass Microsoft Outlook „der“ elektronische Kalender ist. Dies liegt nun auch sicherlich zum Teil an der allgemeinen Dominanz der Office-Lösungen von Microsoft, hat aber auch handfeste technische und praktische Gründe: Outlook ist mehr als nur ein Kalender, nämlich eine umfassende Lösung für alle Probleme rund um persönliches und geschäftliches Termin- und Ressourcenmanagement. Nicht umsonst wird Outlook auch als PIM (Personal Information Management)-System bezeichnet. Neben dem bereits erwähnten Kalender beinhaltet es nämlich auch einen E-Mail Client (Programm zum Erstellen und Empfangen von E-Mails), eine Kontaktdatenbank, eine Aufgabenliste, einen Notizblock sowie ein Programm zur Journalisierung für alle vorgenannten Funktionen sowie die gängigen Microsoft Office Programme, wie z. B. Word.
Alle diese Funktionen sind miteinander verbunden. Wenn Sie zum Beispiel einen Termin mit einer Person, die Sie in der Kontaktdatenbank gespeichert haben, vereinbaren, können Sie diesen einfach im Kalender vermerken und auch sofort eine E-Mail oder ein Fax als Bestätigung senden. Durch die Integration aller Elemente müssen keine Daten mehrfach erfasst werden. Durch die weite Verbreitung von Outlook können Sie auch Teile Ihrer Daten (z. B. die Kontaktinformationen zu einer Person) leicht per E-Mail versenden und anderen damit zur Verfügung stellen.
Ein weiterer Vorteil der weiten Verbreitung liegt darin, dass fast alle Hersteller von Geräten, die irgendetwas mit Kalender und/oder Kommunikation zu tun haben, eine Schnittstelle zu Microsoft Outlook anbieten. Dies kann zum Beispiel eine Telefonanlage, ein Handy oder ein PDA (Personal Digital Assistent vulgo Taschencomputer) sein. Falls Sie sich schon immer gefragt haben, wozu Sie zu Ihrem letzten Handy eine CD bekommen haben, wissen Sie nun zumindest einen Grund: Sie könnten das Telefonbuch Ihres Handys mit den Daten aus Outlook füttern beziehungsweise abgleichen. Sollten Sie nun aber meinen, dass Ihr Outlook keinen Kalender beinhaltet, dann verwenden Sie Outlook Express. Diese abgespeckte Version wird üblicherweise zusammen mit dem Internet Explorer installiert und ist daher auf fast allen PC’s installiert. Dieser Artikel bezieht sich auf die Vollversion von Outlook, wie sie zum eispiel Bestandteil vieler Microsoft Office Suiten ist.

Warum nicht in der Zahnarztpraxis?

Nach all den obigen Ausführungen scheint Outlook also auch für das Terminmanagement in einer Zahnarztpraxis die geeignete Lösung zu sein. Dies trifft auch zu, wenn man den Terminkalender vorwiegend nur auf einem Arbeitsplatz einsetzen möchte und auch nicht auf eine übersichtliche Trennung der Termine nach Behandlungseinheiten oder behandelnden Ärzten Wert legt. Outlook hat nämlich zwei Nachteile:

1) Es ist von sich aus nicht für eine Verwendung auf mehreren Arbeitsplätzen in einem Netzwerk ausgelegt. Diese Mehrplatzfähigkeit muss man sich durch Zusatzprodukte, wie z. B. dem Exchange Server, extra kaufen.

2) Parallele Termine innerhalb eines Tages, wie man sie zur Trennung von Terminen je Behandlungseinheit braucht, sind zwar darstellbar, allerdings nicht sehr übersichtlich.

Vor allem letztere Anforderung führt dazu, dass Hersteller von Verwaltungssoftware für Zahnarztpraxen ihre eigene Kalenderlösung anbieten. Diese individuellen Lösungen haben neben dem Vorteil der für den Zahnarzt optimierten Darstellung meistens den Nachteil, dass sie als „Insellösungen“ inkompatibel mit anderer Hard- und Software sind und ein Transfer von Kalenderdaten, zum Beispiel von und zu Ihrem PDA nicht möglich ist.

Die Lösung

HPL Software aus Graz hat nun in ihrer Dentalsoftware WinDent® eine Lösung integriert, die die Vorteile beider Welten vereint, ohne deren Nachteile zu übernehmen:

• Der WinDent®-Kalender kann übersichtlich auf bis zu 15 Spalten die Termine getrennt für jede Behandlungseinheit oder Arzt darstellen.
• Durch farbliche Kodierung der Termine je nach Tätigkeit haben Sie den perfekten Überblick.
• Volle Netzwerkfähigkeit ohne Zusatzprodukte.
• Durch die totale Integration in die WinDent®-Datenbank sehen Sie mit einem Mausklick alle Termine eines Patienten oder rufen mit einem Klick einen Patienten aus dem Kalender in der Verwaltung auf.
• Da der Kalender als eigenständiges Programm läuft, ist auch eine Darstellung auf zwei parallelen Bildschirmen möglich: Auf einem Bildschirm läuft die WinDent®-Dentalsoftware und auf dem anderen Bildschirm sehen Sie gleichzeitig den Kalender. Die Anzahl der Tage, die Sie auf einem Blick sehen, ist also nur mehr durch die Größe des Bildschirms limitiert. Diese Variante bietet sich für die Rezeption an, während man an den Behandlungseinheiten den Kalender und die Verwaltung auf einem Bildschirm darstellen kann.
• Export der Termine für Microsoft Outlook und damit Kommunikation mit jeder Outlook kompatiblen Hard- und Software.

Nähere Informationen zur Dentalsoftware WinDent® können Sie auch dem Internet unter www.hpl.at oder www.windent.at entnehmen.

Zahnarzt 6/2004

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