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Zahnheilkunde 2. November 2011

Wege aus dem Hamsterrad

So entstressen Sie den Arbeitsalltag, Teil 2.

Die Vielfalt der täglich an einen herangetragenen Aufgabenstellungen lässt häufig kaum Zeit zum Atmen: die Behandlung der Patienten, die Anleitung und Motivation der Mitarbeiter, die Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die Abstimmung mit Rechts- und Steuerberatern sowie den Lieferanten und natürlich nicht zuletzt die Anforderungen von Familie und Freunden.

 

Was können Sie tun, um Ihren Arbeitsalltag zu „entstressen“? Im Folgenden stelle ich weitere Kniffe vor, die Ihnen helfen, auch das ganze ungeplante „Drumherum“ in den Griff zu bekommen.

Tipp 3: Vermeiden Sie Unterbrechungen

Gewöhnen Sie sich an, Angefangenes nach Möglichkeit zu beenden, bevor Sie das Nächste in Angriff nehmen. Jedes Mal, wenn Sie unterbrochen werden, benötigen Sie Zeit, um sich wieder neu in die jeweilige Thematik einzudenken. Dies fällt gerade bei schwierigen Aufgaben ins Gewicht. Daher sollten Sie diese Aktivitäten unbedingt in einem Zeitfenster erledigen, in dem Sie möglichst ungestört arbeiten können. Hilfreich ist es auch, solche Tätigkeiten in Zeiträumen zu erledigen, in denen Sie Ihr Leistungshoch haben und sich besonders gut auf die Herausforderung konzentrieren können. Eine wichtige Grundvoraussetzung dafür, dass sie Ihnen auch schnell von der Hand geht.

Ergänzend lohnt eine Störquellenanalyse. Wer oder was stört Sie bei der Erledigung Ihrer Arbeit? Machen Sie sich die Mühe und beantworten Sie sich diese Frage eine ganze Woche lang und notieren Sie sich Ihre ganz persönlichen Zeitfresser in einer Liste. Überlegen Sie dann, ob und was Sie gegen die Störungen tun können. Wirkungsvoll ist zum Beispiel die Einführung einer sogenannten „stillen Stunde“, in der Sie besonders schwierige Aufgaben ungestört abarbeiten können, ohne durch Telefon oder Besucher abgelenkt zu werden. Bitten Sie Ihre Erstkraft, Sie in dieser Zeit komplett abzuschirmen und alle Störungen von Ihnen fernzuhalten.

Tipp 4: Strukturieren Sie Ihren Tag

Bündeln Sie ähnliche Aufgaben so weit wie möglich. Dies steigert Ihre Effizienz dadurch, dass Sie sich nicht immer in völlig neue Themen eindenken müssen. Ist Ihr Gehirn erst einmal auf eine Aufgabengruppe programmiert, geht Ihnen alles viel schneller von der Hand. Schaffen Sie sich also so weit wie möglich Zeitfenster für bestimmte Behandlungen, für Telefonate, für Patientengespräche und anderes.

Entstehen Ihnen ungeplante Wartezeiten, können Sie diese zur Erledigung von kurzen A- und B-Aufgaben (siehe dazu Teil 1 dieser Artikelreihe) verwenden. So wird aus dem Zeitgeschenk ein Effizienzgewinn.

Tipp 5: Lernen Sie, „nein“ zu sagen

„Nein“ sagen ist nicht einfach, besonders gegenüber Menschen, die Ihnen nahe stehen. Dennoch lohnt es sich, „nein“ sagen zu lernen, um zum einen Grenzen aufzuzeigen und zum anderen auch sich selbst vor Ausbeutung zu schützen. Machen Sie „Bittstellern“ höflich, aber bestimmt klar, warum Ihnen die Zeit fehlt, sich um ihr Anliegen zu kümmern. So ziehen Sie sich keinen Unwillen zu, sondern verschaffen sich sogar im Gegenteil Respekt.

Gerade wenn Sie sich noch einmal das Eisenhower-Prinzip ins Gedächtnis rufen, werden Sie schnell merken, dass sich viele Anliegen an Sie als weder wichtig noch dringend herausstellen.

Tipp 6: Halten Sie Ordnung

„Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen“, sagt der Volksmund. Recht hat er, denn Unordnung führt dazu, dass immer wieder Dinge mit viel unnötigem Zeit- und zumeist auch Nervenaufwand gesucht werden müssen. Schaffen Sie also ein logisches, übersichtliches Ordnungssystem. Dies spart Ihre Zeit, die Sie für sinnvollere Aktivitäten verwenden können, und schont Ihre Nerven.

* Erste Grundregel: Halten Sie Wichtiges stets griffbereit.

*Zweite Grundregel: Trennen Sie sich von allem, was Sie nicht (mehr) benötigen. Je mehr Sie haben, desto schwerer fällt es, Ordnung und Überblick zu halten.

Aus psychologischer Sicht ist die Anschaffung eines Hängeablagesystems empfehlenswert. Denn dadurch bleiben Ihnen hohe Aktenberge erspart, die Ihnen das Gefühl geben, in der Arbeit zu versinken. Hängeablagesysteme dagegen suggerieren Ihnen, dass Sie alles wohlgeordnet im Griff und damit vollständigen Überblick haben. Sie können dort Vorgänge hintereinander sortiert nach Dringlichkeit ablegen und bei Bedarf herausziehen.

Beschriften Sie sowohl Ordner als auch Hängemappen gut lesbar, damit Sie sich schnell orientieren können, und achten Sie darauf, dass auch Ihre elektronische Ablage nach der gleichen Struktur aufgebaut ist. So behalten Sie stets den Überblick.

Mehr Tipps zum Thema Zeitmanagement finden Sie in der nächsten Ausgabe.

Dr. Susanne Woitzik ist in Düsseldorf, Deutschland, tätig. E-Mail:

Von S. Woitzik, Zahnarzt 11 /2011

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